Nummernkreise |
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Nummernkreise |
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1. Warenwirtschaft
1.1 Allgemeine Nummernkreise
Es gibt für die allgemeinen Nummernkreise (Artikel, Lieferanten etc.) zwei Ebenen der Nummernkreisdefinitionen:
-Mandantenübergreifende Nummernkreis-Einstellungen
-Mandantenabhängige Nummernkreis-Einstellungen
Mandantenübergreifende Nummernkreis-Einstellungen
In der Warenwirtschaft werden mandantenübergreifende „globale“ Nummernkreise in den Systemeinstellungen definiert.
Warenwirtschschaft > Grundeinstellungen > Systemeinstellungen
In den Systemeinstellungen finden sich die Nummernkreise für:
-Artikel
-Arbeitsgang
-Kunde
-Lieferant
-und weitere
Die Einstellungen hier verweisen auf Datensätze der Nummernkreise in den Stammdaten unter Einstellungen > Nummerierung
Achtung: für die Systemeinstellungen ist eine spezielle Berechtigungseintragung notwendig:
Einstellungen > Berechtigungen
In den Eintrag GSDFakt.Admin muss eine Benutzergruppe eingetragen werden (sofern nicht bereits vorhanden). Die hier eingetragene Benutzergruppe hat dann Zugang zu den Systemeinstellungen der Warenwirtschaft. Eventuell muss zuvor eine Benutzergruppe angelegt werden, die dann im zweiten Schritt eingetragen wird.
Mandantenabhängige Nummernkreis-Einstellungen
Mandantenabhängige Nummernkreise werden im jeweiligen Mandaten definiert. Hier können die „globalen“ Nummernkreise „überschrieben“ werden. Definitionen im Mandanten haben Vorrang vor den „globalen“ Einstellungen der Systemeinstellungen. Folgende Nummernkreise können mandantenspezifisch eingestellt werden:
-Artikel
-Arbeitsgang
-Kunde
-Lieferant
-Geräte
Die Einstellung erfolgt hier:
Um die bestehenden Einstellungen anpassen zu können, bediene man sich eines Tricks: Das Deaktivieren und Aktivieren über die Checkbox Benutze lokalen Nummernkreis öffnet den zugeordneten Nummernkreis.
HINWEIS: Die Namen der Nummernkreise sollte man durch eine Benennung incl. des Mandantennamens erkennbar machen! Damit wird die Identifikation der Nummernkreise in den Stammdaten der Nummernkreise leichter!
Ist keine Einstellung vorhanden, kann diese bei Aktivierung der Checkbox Benutze lokalen Nummernkreis definiert werden. Dabei wird der Schlüssel automatisch vorgegeben, sollte dann bei der Definition der Formate aber auch angepasst werden (siehe Hinweis oben).
Die Nummernkreiseinstellung sieht dann wie folgt aus:
Beispiel Lieferant:
Hier können die einzelnen Bestandteile des Nummernkreises definiert werden.
Beispiel Zähler:
1.2 Beleg-Nummernkreise
Die Nummernkreise für die Belege können zweistufig eingestellt werden:
-Für die einzelnen Belegstufen (z.B. Verkauf/Rechnung)
-Innerhalb der Belegstufen für einzelne Belegarten
Belegstufe
Die Bezeichnung des Nummernkreises auf Belegstufenebene ist generiert, kann aber natürlich editiert werden. Aus diesem Dialog heraus gibt es allerdings keine direkt Editiermöglichkeit, es ist der Stammdatendialog unter Einstellungen > Nummerierung zu benutzen.
Am Beispiel der Belegstufe Verkauf/Rechnung (xFaktMandant-(4UQR)-VK-RE) sieht das so aus:
Hinweis: Auch hier macht es Sinn, den Namen anzupassen und den Mandanten darin zu verwenden. Ansonsten ist die Bearbeitung analog zu der oben beschriebenen Vorgangsweise.
Belegarten
Die Nummernkreiseinstellung in den Belegen überschreibt die Einstellungen in der Belegstufe.
Die Nummernkreise für einzelne Belegarten müssen ERST in den Stammdaten (Einstellungen > Nummerierung) definiert werden, bevor Sie dann in den einzelnen Belegarten zugeordnet werden können.
Beispiel: Verkauf/Auftrag -> Planungsauftrag
1.3 Vi Projekt-Nummernkreise
In Vi Projekt kann der Nummernkreis der Projekte noch gesteuert werden.
Die Einstellung ist auch hier mehrstufig.
-Global (nicht Projektarten-abhängig)
-Je Projektart
Die Zusammensetzung des Nummernschlüssels für die Projekte erfolgt wie gewohnt in den Stammdaten der Nummernkreise.
Einstellung > Nummerierung
Global
Die globale Festlegung eines Nummernschlüssels für die Projekte MUSS in einen feste vorgegebenen Schlüssel VIframe_Projekt erfolgen:
Nach Projektarten
Sollen für unterschiedliche Projektarten auch unterschiedliche Nummernkreise verwendet werden, z.B. mit unterschiedliche Präfixen (H=Hausbau/O=Objektbau) so kann dies in den Projektarten eingebaut werden. Voraussetzung ist natürlich die vorherige Definition der zu verwendenden Nummernkreise in den Stammdaten.
Stammdaten:
In den Nummernkreis-Stammdaten sind dann für alle Projektarten, die einen eigenen Nummernkreis erhalten sollen, entsprechende Einträge vorzunehmen.
Projektarten:
In die Projektarten sind die so definierten Nummernkreise dann einzutragen:
1.4 Allgemeine Nummernkreise
Für gewisse Daten gibt es selbstverständlich auch Nummernkreisdefinitionen, die nicht anderweitig – also außerhalb der Nummernkreis-Stammdaten – konfiguriert werden. Das betrifft einige der Adressklassen wie:
-Ansprechpartner
-Hersteller
-Interessenten
-Mitarbeiter
Für diese gelten ausschließlich die Stammdateneinstellungen.
