Abrechnung von Nachträgen über den Zahlungsplan |
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Abrechnung von Nachträgen über den Zahlungsplan |
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Nachträge in Vi Projekt können auf zwei Wege entstehen:
•Durch Import aus Vi Kalk (Versionsimport): die Differenz in den Vertragssummen zum vorherigen Import wird zur Nachtragssumme.
•Durch die Erstellung eines manuellen Nachtragsbeleges in der Warenwirtschaft.
Unabhängig von der Herkunft des Nachtrages gibt es drei Abrechnungsmethoden:
•Abrechnung über den Zahlungsplan:
prozentuale Verteilung lt. Zahlungsplan incl. Nachberechnung von Nachträgen auf bereits abgerechnete Zahlungsplaneinträge.
•Vollständige Abrechnung mit einem Zahlungsplaneintrag durch Zuordnung des Nachtrages zu einem Zahlungsplaneintrag.
•Separate Abrechnung mit einer vom Hausvertrag unabhängigen Einzelrechnung.
Im Folgenden wird die Abrechnung von Nachträgen über den Zahlungsplan beschrieben.
Abrechnung über den Zahlungsplan mit prozentualer Verteilung
Bei der Abrechnung eines Nachtrages über den Zahlungsplan mit prozentualer Verteilung der Nachtragssumme wird die Nachtragssumme gemäß der im Zahlungsplan vorgesehenen Abschlagsprozente verteilt. Wenn nichts Anderes eingestellt ist, dann ist dieses das Standard-Verfahren.
Dabei gibt es eine Besonderheit: wenn bereits Abschlagsrechnungen erstellt sind, werden die entsprechenden, abrechnungsfähigen Anteile des Nachtrages als sogenannte Nachberechnungen mit der nächstmöglichen Abschlagsrechnung in Rechnung gestellt.
Ausgangsbasis für diese Art der Nachtragsabrechnung ist einerseits der Zahlungsplan und andererseits der Nachtrag.
Der Zahlungsplan steht auf dem Register Zahlungsplan. Hier im Beispiel mit einer bereits in Rechnung gestellten 1. Rate:
Wenn jetzt nach der Erstellung des Rechnungsbeleges für die 1. Rate Nachträge gestellt werden, so müssen diese gesondert betrachtet werden: es muss eine Nachberechnung der ersten 10% lt. Zahlungsplan erfolgen.
Die Nachträge werden auf dem Register Vertragssummen im Projekt angezeigt. Hier ein Beispiel für ein Projekt mit einem Nachtrag aus Vi Kalk. Die Änderung ist eine Kaufpreisminderung:
Hinweis: der Nachtragstext ist eine manuelle Eingabe.
Wird jetzt eine weitere Abschlagsrechnung erstellt, ergibt sich eine Nachberechnung in Höhe von 10% der Nachtragssumme in Höhe von -11.916,44€:
Der Rechnungsbeleg hat jetzt – in Verbindung mit der Einstellung Zur jeweiligen Rechnung (einzeln ausgewiesen) für die Nachberechnungen – zwei Belegzeilen:
Die Nachberechnung wird also separat erstellt und auch so ausgewiesen.
Im Zahlungsplan sieht das dann so aus:
Vollständige Abrechnung durch Zuordnung des Nachtrages zu einem Zahlungsplaneintrag
Bei dieser Abrechnungsart muss der Nachtrag einem Zahlungsplaneintrag zugeordnet werden. Mit diesem Zahlungsplaneintrag wird der Nachtrag dann in voller Höhe abgerechnet, wenn die Rechnung gestellt wird.
Ein weiterer Nachtrag, in diesem Beispiel aus der Warenwirtschaft, wird auf dem Register Vertragssummen dann wie folgt ausgewiesen:
Um diesen Nachtrag jetzt einem Zahlungsplaneintrag zuzuweisen, ist eine Aktion erforderlich. Die Zuordnung erfolgt über die Funktion Abschlagszahlung zur Nachberechnung zuordnen im rechten Seitenmenü:
Mit der Auswahl dieser Funktion wird dann eine Liste der Zahlungsplaneinträge erzeugt, zu denen eine Zuordnung noch möglich ist, die also noch nicht in Rechnung gestellt sind:
Hier kann jetzt mittels Doppelklick ein Zahlungsplaneintrag gewählt und damit zugeordnet werden. Der ausgewählte Zahlungsplaneintrag wird dann auch angezeigt:
Mit der Rechnungsstellung der 5. Rate „15% bei Ende Estrich“ wird dieser Nachtrag dann in voller Höhe mit abgerechnet.
In der Anzeige ist ein direkt zugeordneter Nachtrag zu sehen, der auch in den Rechnungsbetrag eingeht.
Wird dieser Zahlungsplaneintrag jetzt abgerechnet, entsteht wieder ein Rechnungsbeleg mit zwei Positionen:
Damit ist auch dieser Nachtrag vollständig abgerechnet.
Konfigurationsparameter
Die Abrechnung von Nachträgen kann konfiguriert werden, um verschiedene Abläufe unterstützen zu können.
Der Parameter Verrechnung von Nachträgen steuert die verfügbaren Funktionen für die Verrechnung der Nachträge. Er ist nur in der Konfiguration einstellbar und nicht projektweise änderbar:
•wahlweise (gesamt/prozentual/separat) |
hiermit werden alle verfügbaren Funktionen zur Nachtragsabrechnung freigeschaltet |
•nur gesamt abrechnen |
Nachträge können nur in voller Höhe über die Zuordnung zu Zahlungsplaneinträgen abgerechnet werden |
•nur separat abrechnen |
Nachträge können nur separat auf separate Rechnung außerhalb der Zahlungsplanabrechnung abgerechnet werden |
Der Parameter Ausweisung der Nachberechnungen steuert die Ausweisung von Nachberechnungen in der Rechnung. Diese Parameter kann projektbezogen verändert werden, solange noch keine Abrechnungen erfolgt sind. Folgende Einstellungen sind möglich:
zur jeweiligen Rechnung (summiert ausgewiesen) |
Nachberechnungen werden mit der Abschlagsrechnung in Rechnung gestellt, aber in der Abschlagsrechnung NICHT als eigene Belegzeilen ausgewiesen, sondern mit der eigentlichen Rate summiert in einer Belegposition ausgewiesen. |
Zur Schlussrechnung (summiert ausgewiesen) |
Nachberechnungen werden mit der Schlussrechnung in Rechnung gestellt, aber NICHT als eigene Belegzeilen ausgewiesen, sondern mit der eigentlichen Rate summiert in einer Belegposition ausgewiesen. |
manuelle Zuordnung (einzeln ausgewiesen) |
Nachberechnungen werden mit einer Abschlagsrechnung in Rechnung gestellt, die im Dialog gewählt werden muss. Sie wird in der zugeordneten Abschlagsrechnung als eigene Belegzeilen ausgewiesen, sondern mit der eigentlichen Rate summiert in einer Belegposition ausgewiesen. |
zur jeweiligen Rechnung (einzeln ausgewiesen) |
Nachberechnungen werden mit der Abschlagsrechnung in Rechnung gestellt und in der Abschlagsrechnung als eigene Belegzeile ausgewiesen. |
Der Parameter Nachtragsberechnungsmodus steuert die Berücksichtigung von Nachträgen in Bezug auf den Leistungserbringungszeitpunkt, der aus den Zahlungsplaneinträgen und deren Vorgangsbezügen ermittelt wird. Diese Parameter kann projektbezogen verändert werden, solange noch keine Abrechnungen erfolgt sind. Er hat folgende Einstellungen:
•Mit Berücksichtigung Leistungserbringungsdatum |
es werden nur Nachträge abgerechnet, die vor dem Leistungserbringungsdatum des Zahlungsplaneintrages liegen |
•Ohne Berücksichtigung Leistungserbringungsdatum |
es werden alle Nachträge abgerechnet, unabhängig vom Leistungserbringungsdatum des Zahlungsplaneintrages |
Die letztere Einstellung Ohne Berücksichtigung Leistungserbringungsdatum wird dringend empfohlen, die erstere sollte nur verwendet werden, wenn die Leistungserbringungsdaten bei hundertprozentig gepflegten Bauzeitenplänen verlässlich sind.
Auf dem Register Zahlungsplan des Projektes kann die Einstellung aus der Konfiguration für folgende Einstellungen überschrieben werden:
•Ausweisung der Nachberechnungen
•Nachtragsberechnungsmodus
Eine Änderung ist nur solange möglich, wie noch keine Rechnungen erstellt wurden:
Darüber hinaus gibt es noch einen Filter für die Anzeige der Nachberechnungen:
Dieser Filter blendet die Nachberechnungen in der Anzeige der Zahlungsplaneinträge ein bzw. aus.