Separate Abrechnung von Nachträgen Navigation:  Vi Projekt > Projektbearbeitung > Rechnungsstellung >

 

Nachträge in Vi Projekt können auf zwei Wegen in Vi Projekt entstehen:

 

•Durch Import aus Vi Kalk (Versionsimport): die Differenz in den Vertragssummen zum vorherigen Import wird zur Nachtragssumme

•Durch die Erstellung eines manuellen Nachtragsbeleges in der Warenwirtschaft

 

Unabhängig von der Herkunft des Nachtrages gibt es drei Abrechnungsmethoden:

 

•Abrechnung über den Zahlungsplan: prozentuale Verteilung lt. Zahlungsplan incl. Nachberechnung von Nachträgen auf bereits abgerechnete Zahlungsplaneinträge

•Vollständige Abrechnung mit einem Zahlungsplaneintrag durch Zuordnung des Nachtrages zu einem Zahlungsplaneintrag.

•Separate Abrechnung mit einer vom Hausvertrag unabhängigen Einzelrechnung

 

Im Folgenden wird die separate Abrechnung von Nachträgen durch direkte Rechnungsstellung beschrieben. Nachträge mit separater Abrechnung werden also NICHT mehr über den Zahlungsplan abgerechnet und sind damit auch kein Bestandteil der Schlussrechnung mehr.

 

 

Die separat abzurechnen Nachträge werden auf der Registerseite Vertragssummen im Projekt angezeigt:

 

 

Für Alt-Anwender: Die Liste der Sonstigen Belege an dieser Stelle ist jetzt auf dem Register „Belege“ (bisher „Bestellungen“) im Projekt zu finden. Dieses Register ersetzt das bisherige Register „Bestellungen“.

 

 

Um Nachträge separat abrechnen zu können, kann man prinzipiell zwischen zwei System-Einstellungen in der Konfiguration wählen:

 

 

 

Die Einstellung hierzu findet sich in der Konfiguration unter Daten > Konfiguration > Warenwirtschaft

 

 

Unter Verrechnung von Nachträgen kann der gewünschte Modus eingestellt werden.

 

Diese Einstellung entscheidet darüber, in welcher Nachtragsliste ein Nachtrag auftaucht. Ist die Einstellung nur separat abrechnen getroffen, so erscheinen die Nachträge nach der Erstellung gleich in der neu geschaffenen Liste Nachträge (separat), sonst in der oberen Liste Vertrag / Nachträge.

 

Alle Nachträge in der Liste Nachträge (separat) können sofort abgerechnet werden. Dazu weiter unten mehr.

 

Wenn die Einstellung auf wahlweise (gesamt/prozentual/separat) gestellt wurde, dann erscheinen die Nachträge in der oberen Liste Vertrag / Nachträge. Hier ist dann eine Entscheidung notwendig, wie diese Nachträge abgerechnet werden sollen:

 

Ist eine separate Abrechnung gewünscht, muss der Nachtrag in die Liste der nachträglich abzurechnenden Nachträge verschoben werden.

Diese Verschiebung ist nur unter gewissen Bedingungen möglich:

 

•Der Nachtrag darf keine Zuordnung zu einem Zahlungsplaneintrag haben, der bereits abgerechnet wurde (dann ist der Nachtrag bereits vollständig abgerechnet)

•Der Nachtrag darf noch nicht anteilig abgerechnet sein (bei prozentualer Verteilung), d.h. nach dem Erstellungsdatum des Nachtrages darf noch kein Abschlagsrechnungsbeleg erstellt worden sein.

 

Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, dann kann der Nachtrag in die Liste der separat abzurechnenden Nachträge verschoben werden. Die Verschiebung erfolgt mittels der Schaltfläche rechts neben der Liste Vertrag / Nachträge. Sind die Bedingungen nicht erfüllt, so ist die Schaltfläche inaktiv.

 

Achtung: diese Verschiebung ist NICHT rückgängig zu machen, deshalb erfolgt eine Bestätigungsabfrage:

 

 

 

Nachträge, die direkt oder durch Verschiebung in der Liste der separat abzurechnenden Nachträge stehen, können dann abgerechnet werden. Für die Nachträge stehen zwei Schaltflächen zur Verfügung:

 

 

 

Die eigentliche Rechnungserstellung unterscheidet sich nach der Herkunft des Nachtrages:

 

 

Nachträge aus der Warenwirtschaft

 

Die Rechnungen für die Nachträge aus der Warenwirtschaft sind Folgebelege des eigentlichen Nachtragsbeleges. Daher müssen in den Belegarten für die Nachträge auch Folgebelegarten eingetragen werden. Die Eintragung erfolgt in der Warenwirtschaft:

 

Warenwirtschaft > Grundeinstellungen > Mandant

 

Hier wird hinterlegt, dass als Folgebelegart die Belegart REP (Rechnung Projekt) als Zielbelegart zulässig ist.

 

 

Hinweis: in der Liste der Zielbelegarten können auch mehrere Belegarten hinterlegt werden.

 

Die Einstellung im Kennzeichen „Standard“ = „Ja“ sorgt dafür, dass die so gekennzeichnete Belegart verwendet wird und zwar grundsätzlich.

Ist keine Belegart als „Standard“ markiert, erfolgt immer eine Abfrage der Belegart.

Im Normalfall wird also die Angabe einer Belegart „Rechnung Projekt“ und die Einstellung „Standard“ = „Ja“ ausreichen, um direkt eine Rechnung zu erstellen.

 

Da es sich bei der Abrechnung von Nachtragsbelegen aus der Warenwirtschaft handelt, können alle Werte aus dem zugrundeliegenden Nachtrag übernommen werden, einschließlich der Artikel.

 

Wenn die Folgebelegarten eingerichtet sind, wird ohne weitere Abfragen ein Rechnungsbeleg erstellt.

 

 

Mit der erstellten Rechnung wird dann die Schaltfläche zur Anzeige-Schaltfläche für die Rechnung.

 

Hinweis: Da die Rechnung auf einen Warenwirtschaftsnachtrag ein Abruf-Beleg ist, sind nach Rechnungserstellung die Mengen der Nachtragspositionen im Nachtragsbeleg auf 0 gesetzt! Eine weitere Rechnung kann dann nicht erstellt werden.

 

 

Nachträge aus Vi Kalk

 

Für Nachträge aus Vi Kalk wird direkt ein Rechnungsbeleg erstellt.

 

Die Belegart(en) für diese Rechnungen werden ebenfalls über die eingetragenen Folgebelegarten in der Belegart für Warenwirtschaftsnachträge ermittelt.

 

Der Rechnungsbelegkopf ist dann der Folgende:

 

 

Es wird in diesem Beleg eine Belegposition für den Nachtrag aus Vi Kalk generiert:

 

 

Tipp: Für eine automatische Ablage der so erstellten Rechnungen für separat abgerechnete Nachträge können die Ablagepfade in der Belegart verwendet werden: