Bestellungen über Materialanforderungskonfigurationen Navigation:  Vi Projekt > Projektbearbeitung > Bestellungen >

 

1.Funktionsaufruf

 

Die Erstellung von Anfragen/Bestellungen über Materialanforderungs-Konfigurationen sind ergänzende Funktionen zur Standard-Warenwirtschaft. Entsprechend gibt es auch zusätzliche Menüpunkte bzw. Dialogfunktionen.

 

Unterschieden wird dabei nach:

 

-[1] Lagermaterialbestellungen

-[2] Projekt-Materialbestellungen

 

 

[1] Lagermaterialbestellungen

 

Lagermaterialbestellungen werden über ergänzte Menüs aus dem Hauptmenü Warenwirtschaft heraus erstellt.

 

 

Der Menüpunkt Bestelllisten (Lager) ist nur erreichbar, wenn die entsprechenden Zusatzmenüs im Standard-Menü des Benutzers enthalten sind.

Falls dieser Menüpunkt nicht verfügbar ist, bitte an den Administrator wenden.

 

 

 

[2] Projekt-Materialbestellungen

 

Projekt-Materialbestellungen werden aus dem Projekt heraus erstellt. Auf dem Register Belege im Projekt sind die entsprechenden Funktionen zur Erstellung der Anfragen/Bestellungen aus Materialanforderungskonfigurationen enthalten:

 

 

Sollte das Register Belege im Projekt nicht sichtbar sein, bitte an den Administrator wenden. Eventuell ist das Register für einen Anwender ausgeblendet oder es ist ein falscher Dialog geladen.

 

 

 

2.Anfragen/Bestellungen mit vorgefilterten Artikeln

 

Wenn in einer Materialanforderungskonfiguration ein Lieferant und/oder Warengruppen bzw. Artikelnummernbereiche angegeben sind, dann werden Artikel zur Erstellung der Anfrage/Bestellung vorgeblendet.

 

Beispiel:

Farben/Lacke (Lager) - ohne Lieferant

 

In diesem Beispiel muss nach Aufruf der Funktion aus dem Warenwirtschaftsmenü zunächst die gewünschte Materialanforderungskonfiguration gewählt werden:

 

 

Anschließend ist dann der Lieferant zu wählen:

 

 

Im letzten Schritt ist dann die Belegart zu wählen, mit der die Anfrage/Bestellung erstellt werden soll:

 

 

Danach wird die Materialanforderungsliste geöffnet:

 

 

 

Um jetzt die Anfrage oder Bestellung auszulösen, müssen natürlich die Mengen erfasst werden. Das erfolgt in der Spalte „Bestellmenge“.

Das Editieren in den Zeilen wird mit „F2“ aktiviert. Dann können die Bestellmengen erfasst werden.

 

Hinweis: nur wenn für den Lieferanten Einkaufspreise für die jeweiligen Artikel hinterlegt sind, können diese hier auch angezeigt werden!

 

 

Die Erfassung der Mengen in der Tabelle erfolgt dann wie folgt:

 

•Ein Bestellmengenfeld zur Bearbeitung öffnen (z.B. F2)

•Menge eingeben

•Mit Enter bestätigen, bis das nächste Mengeneingabefeld erreicht ist, dass eingegeben werden soll.

•Vorgang wiederholen bis alle Mengen erfasst sind

 

 

Nach Erfassung der Mengen kann dann eine Anfrage-/Bestellbeleg erzeugt werden (siehe 4.)

 

 

 

3.Anfragen/Bestellungen ohne vorgefilterte Artikeln

 

Wenn weder der Lieferant noch Warengruppen/Artikelnummernbereiche in einer Materialanforderungskonfiguration enthalten sind, dann wird eine leere Liste der anzufragenden/zu bestellenden Artikel angezeigt. Die Artikel müssen dann manuell eingefügt werden.

 

Der Ablauf zur Erstellung der Artikelliste ist identisch mit dem zuvor dokumentierten Ablauf, aber das Ergebnis ein anderes: die Artikelliste ist leer.

 

Beispiel

Freie Bestellung (Lager) - ohne Lieferant

 

Auswahl der Materialanforderungskonfiguration:

 

 

Lieferantenauswahl:

 

 

Belegartenauswahl:

 

 

Und das Ergebnis:

 

 

Um hier jetzt Artikel zu ergänzen, gibt es eine Schaltfläche rechts neben dem Dialog:

 

 

Diese Schaltfläche ruft dann einen Warenwirtschaftsdialog auf:

 

 

In diesem Dialog können dann die Artikel gewählt werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

 

-Direkte Auswahl aus der angezeigten Artikelliste durch Scrollen

-Sortierung nach Nummer oder Bezeichnung durch Klick auf den Spaltenkopf und Vorgabe eines Aufsatzschlüssels im Eingabefeld über der Liste:

 

 

-Suche über die Volltextsuche durch Eingabe eines Suchbegriffs in die Suchzeile. Achtung: benutzen Sie * (Asterisk) an Beginn und Ende, wenn Sie einen Teilbegriff als Suchbegriff verwenden:

 

 

 

 

 

4.Auslösen der Anfrage/Bestellung (Belegerstellung)

 

Wenn im Materialanforderungsdialog Artikel/Mengen erfasst wurden, kann die Anfrage oder Bestellung – je nach gewählter Belegart – erstellt werden.

 

Dazu gibt es links oben neben der Erfassungsmaske eine Funktion Beleg erstellen:

 

 

Mit dieser Schaltfläche wird die Warenwirtschaft aufgerufen, wo ein Beleg erstellt wird.
Es entsteht ein Standard-Warenwirtschaftsbeleg, wie er auch manuell aus der Warenwirtschaft heraus erstellt werden könnte.

 

Wird der Materialanforderungsdialog jetzt (oder auch früher), ohne einen Beleg zu erstellen, geschlossen, sind die erfassten Mengen verloren, diese werden nicht gespeichert, wenn der Dialog geschlossen wird.

 

 

Hier ein Beispiel einer Lager-Bestellung.

 

Materialanforderung:

 

 

Gegebenenfalls werden bei der Belegerstellung weitere für den Beleg erforderliche Datenabgefragt, hier z.B. das Anlieferungslager, wenn mehrere Anlieferungslager definiert sind:

 

 

 

Daraus entsteht dann der Beleg.

 

Belegkopf:

 

 

Die bisher bekannten Daten sind im Beleg bereits eingetragen, weitere wie z.B. der zuständige Einkäufer oder vereinbarte/gewünschte Liefertermine können auf der Belegkopfebene ergänzt werden.

 

 

Belegzeilen:

 

 

Es gibt noch weitere Register im Beleg, eines davon sei noch erwähnt. Auf dem Register Adressen – Texte findet sich die Lieferadresse des Beleges sowie ein Kopf- und Fußtext für die Erfassung individueller Texte für den Belegausdruck.

 

 

 

Schließt man den Beleg z.B. nach dem Druck, so wird der Beleg in den Kopf der Materialanforderung übernommen.

 

 

Ist der Beleg einmal erstellt, führt das Beleg erstellen wieder in den bereits erzeugten Beleg.

 

 

 

 

5.Versand der Anfrage/Bestellung

 

Für das Versenden der Anfrage/Bestellung gibt im Materialanforderungsdialog ebenfalls ein spezielle Versand-Schaltfläche für den Versand der Anfrage/Bestellungen per E-Mail.

 

 

Mit der Betätigung dieser Schaltfläche laufen mehrere Schritte hintereinander ab:

 

-Erstellung eines PDFs zur Bestellung

-Erstellung einer E-Mail aus einer Vorlage

-Ermittlung der Ablageinformationen für die E-Mail wie die Bestellung

 

Das Ergebnis dieses Ablaufes ist eine fertige E-Mail, die nach Erstellung – ggfs. ergänzt – versendet werden kann.

 

 

Im Anhang der erstellten E-Mail findet sich dann die generierte Bestellung (hier ein nicht vollständig konfiguriertes Formular):

 

 

Jede so erzeugte E-Mail und auch das erstellte PDF der Bestellung wird standardmäßig an verschiedenen Stellen automatisch angelegt.

Einer der grundsätzlich verwendeten Ordner ist der Neu-Ordners des Benutzers, der das Dokument erstellt hat:

 

 

Schaut man sich die weiteren Ablagepfade als Dokumentenpfade z.B. der E-Mail an, dann findet man folgende Ablagen:

 

 

 

Neben Ablagen im Benutzerordner sind die Bestellungen auch in den Dokumenten des Lieferanten abgelegt.

 

Anfragen/Bestellungen mit Projektbezug wären dann auch im Projekt abgelegt:

 

 

Damit sind Anfragen/Bestellungen vollständig außerhalb der Standard-Warenwirtschaft abwickelbar.