Bürgschaften |
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1. Bürgschaften zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber
Mittels Bürgschaften können gegenseitige Absicherungen zwischen Kunde (Auftraggeber=AG) und Bauunternehmen (Auftragnehmer=AN) getroffen werden.
Klassische Bürgschaften:
-Vertragserfüllungsbürgschaft
-Gewährleistungsbürgschaft
-Zahlungssicherheitsbürgschaft
In Vi Projekt werden diese projektspezifischen Bürgschaften verwaltet und abgewickelt.
2. Stammdaten
Basis für die Bürgschaftsverwaltung in Vi Projekt sind Stammdaten zu den Sicherungen/Bürgschaften:
-Sicherungsarten
-Sicherungsstatus
-Bürgschaftstypen
Zu finden sind diese Stammdaten unter
Daten > Stammdaten > Projektdaten > Sicherungen > …
2.1 Sicherungsarten
In den Sicherungsarten ist aktuell nur ein Eintrag unterstützt: Bürgschaft.
Einer Sicherungsart können mehrere Sicherungsstatus und Bürgschaftstypen aus den jeweiligen Stammdaten zugeordnet werden.
Diese Tabelle kann dann zukünftig auch für andere Sicherungsarten wie Abtretungen usw. genutzt werden. Aktuell beschränken wir uns hier auf Bürgschaften:
Das Erstellen der Stammdaten erfolgt nach den bekannten Erfassungsverfahren über das Seitenmenü oder über das Kontextmenü und die dort verfügbaren Funktionen.
Bei den Sicherungsstatus kann zusätzlich über eine Zuordnung von Dokumentenversandeinstellungen definiert werden, welche Dokumentenversandprozesse angestoßen werden sollen, wenn ein Status einer Bürgschaft gesetzt wird.
Die Dokumentenversandeinstellungen werden wie folgt definiert:
Beim Hinzufügen/Bearbeiten eines Sicherungsstatus wird ein Dialog geöffnet, der die Zuordnung von Dokumentenversandeinstellungen zulässt.
Über diese Funktion wird dann ein Datensatz angelegt:
Mittels Doppelklick kann dieser Datensatz dann bearbeitet werden. Ein Beispiel könnte so aussehen:
Mit einer solchen Dokumentenversandeinstellung ist dann der Versand einer internen Mitteilung zum Statuswechsel möglich. An Externe kann der Statuswechsel per E-Mail-Vorlage mittels E-Mail-Vorlagenkonfiguration erfolgen.
Damit ist die Sicherungsart vollständig definiert.
2.2 Sicherungsstatus
Die Sicherungsstatus beschreiben den Bearbeitungsstand einer Bürgschaft. An den Sicherungsstatus hängen letztendlich die Bearbeitungen, die notwendig sind, wenn sich ein Bürgschaftsstatus ändert.
Die Status an und für sich müssen in den Stammdaten erstellt werden:
Die Sicherungssatus haben eine Verknüpfung zur Sicherungsart (s.o.).
Auch bei den Sicherungsstatus erfolgt das Erstellen der Stammdaten nach den bekannten Erfassungsverfahren über das Kontextmenü und die dort verfügbaren Funktionen:
2.3 Bürgschaftstypen
Die Bürgschaftstypen sind die einzelnen Bürgschaften:
Die Sicherungssatus haben eine Verknüpfung zur Sicherungsart.
Daneben trägt der Bürgschaftstyp die notwendigen Informationen zur Betragsberechnung und zum Berechnungszeitpunkt sowie zum Status, der gesetzt werden soll, wenn der Betrag der Bürgschaft gemäß den Einstellungen im Bürgschaftstyp ermittelt wurde.
Das Erfassen/Bearbeiten der Stammdaten erfolgt wie oben beschrieben über Funktionen aus dem Kontextmenü.
3. Erfassung/Bearbeitung der Bürgschaften im Projekt
Für die Erfassung und Bearbeitung der Bürgschaften im Projekt gibt es im Projekt das Register Sicherstellung. Auf diesem Register ist auch die Finanzierungssicherstellung zu finden (früher noch bei Daten):
Die Bürgschaften lassen sich hier manuell erfassen oder können beim Projektimport automatisch nach Einstellungen in der Konfiguration auf dem Register System angelegt werden.
3.1 Automatische Anlage bei Projektimport
Um die Automatik zu nutzen, sind die Einstellungen in der Konfiguration dazu vorzunehmen:
In die gekennzeichnete Liste werden die Bürgschaftstypen eingetragen, die initial beim Projektimport angelegt werden sollen.
Zu den Voreinstellungen gehören dann der Initial-Status und ggf. die Einstellung einer Projektart, für die diese Voreinstellung zu verwenden ist. Ist die Projektart leer, so werden die Bürgschaften bei allen Projektarten angelegt.
Bitte keine Überschneidungen anlegen, sonst gibt es die Bürgschaften im Projekt ggf. mehrfach.
Mit dem Projektimport werden dann die Bürgschaften gemäß diesen Vorgaben angelegt. Das Ergebnis sieht dann so aus.
Der Initialwert für das Datum ist erst einmal das Tagesdatum, dieses wird aber im Laufe der Bürgschaftsabarbeitung aktualisiert. Der Initialstatus kommt aus der Konfiguration, der Initialbetrag wird auf 0 gesetzt.
3.2 Manuelle Bearbeitung
Die Bürgschaftseinträge können natürlich bearbeitetet werden:
-Löschung, wenn eine Bürgschaft in einem Projekt nicht erforderlich ist
-Erstellung, falls eine zusätzliche (oder evtl. aufgeteilte Bürgschaft) erforderlich ist, die nicht generiert wurde
-Bearbeitung einer Bürgschaft
Der Bürgschaftsbetrag wird je nach den Grundeinstellungen bei den Bürgschaftstypen mit Vertragsanlage oder bei Erreichen eines Zahlungplankennzeichens automatisch berechnet.
Wenn als Zeitbezug „Vertragsanlage“ eingestellt ist, ist der Betrag und der zugeordnete Staus bereits gesetzt.
Die wichtigste Bearbeitung ist die Bearbeitung des Status, denn dieses Bearbeitung löst Aktionen aus, die am Statuswechsel zu definieren sind (siehe 4.).
3.3 Betragsermittlung/Statussetzung
Der Bürgschaftsbetrag kann automatisch ermittelt werden, wenn dies in den Bürgschaftstypen hinterlegt ist. Vi Projekt unterstützt hier zwei Verfahren:
-Vertragsanlage
-Zahlungsplan
Bei der Einstellung Vertragsanlage wird der Betrag gemäß den Einstellungen für den Prozentwert bezogen auf die Vertragssumme zu dem Zeitpunkt errechnet, an dem der erste Vertragssummen eingestellt wird. Das kann also bei Projektanlage direkt sein oder erst, wenn ein Import aus Vi Kalk erfolgt. Die Berechnung hängt also am gewählten Prozessmodell für den Projektanlage-/Import-Prozess.
Bei der Einstellung Zahlungsplan ist die Angabe eines Zahlungsplankennzeichens erforderlich. Wenn dann über den Zahlungsplan eine Rechnung geschrieben wird, die sich auf das eingestellte Zahlungsplankennzeichen bezieht, wird der Bürgschaftsbetrag ermittelt und in die Bürgschaft des jeweiligen Bürgschaftstyps geschrieben.
In allen Fällen ist dann der Betrag gesetzt und gleichzeitig auch der eingestellte Status, der dann ggf. (nach Einstellung in der Sicherungsart) Dokumentenversandaktionen aus den dort hinterlegten Dokumentenversandeinstellungen vornimmt.
4. Statusbearbeitung
Jede Umstellung eines Status kann automatische Versandaktionen zu der jeweiligen Bürgschaft auslösen.
Statusumstellungen können ausgelöst werden:
•Automatisch bei Betragsermittlung
•Manuell bei Statusbearbeitung einer Bürgschaft aus dem Projekt
•Manuell bei Statusbearbeitung einer Bürgschaft aus der Bürgschaftsübersicht (siehe 5.)
Wird durch eine der genannten Funktion ein Status geändert, so wird in der Sicherungsart nachgesehen, ob dort Dokumentenversandeinstellungen definiert sind.
Sind dort Einträge vorhanden, dann wird die von der Statusumstellung betroffene Bürgschaft intern per Versand an Benutzer mit Anmerkung oder extern per Mail versendet. Empfänger und Inhalte sind in den Dokumentenversandeinstellungen selbst (intern) bzw. der E-Mail-Vorlage und der zugehörigen E-Mail-Vorlagenkonfiguration hinterlegt.
Intern:
Extern:
Beispiel einer E-Mail-Vorlage mit Konfiguration:
Für die Ausgabe der Bürgschaftsdaten steht ein Druckmakro «VIframeProjektBürgschaft» zur Verfügung.
Nach diesen Einstellungen werden dann intern Bürgschaften versendet:
Extern werden E-Mails erzeugt:
5. Bürgschaftsübersicht
Es gibt eine projektübergreifende Gesamtliste der Bürgschaften mit identischen Bearbeitungsfunktionen, wie sie ober beschrieben wurden.
Der Übersichtsdialog findet sich unter Daten > Bürgschaften
Der Dialog sieht so aus:
In der Liste werden die Bürgschaften angezeigt, über dem Dialog gibt es Filterkriterien für die Anzeige.
Eine Filterung ist nach drei Kriterien möglich:
•Projekt
•Bürgschaftstyp
•Status
Bei der Filterung nach Projekt werden nur die Projekte angezeigt, bei denen es überhaupt Bürgschaftseinträge gibt.
Bei der Filterung nach Bürgschaftstyp kann aus einer Liste gewählt und auf einen Typ gefiltert werden.
Bei der Filterung nach Status kann aus einer Liste gewählt und auf einen Status gefiltert werden.
Die Filterung wird erst durch Betätigen der Schaltfläche Filtern ausgeführt und zeigt dann ein entsprechend gefiltertes Ergebnis.
Im rechten Seitenmenü neben der Liste finden sich folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:
•Bearbeiten
•Mit Anmerkung senden
•Status wechseln
Die Funktion „Bearbeiten“ öffnet die Bürgschaft zur Bearbeitung:
Die Funktion Mit Anmerkung senden ermöglicht das individuelle Versenden der Bürgschaft an einen Benutzer incl. einer Anmerkung zur Bürgschaft.
Die Funktion Status wechseln erlaubt es, den Status der markierten Bürgschaft zu wechseln. Es wird die Liste der Status gezeigt, wobei der Cursor auf dem nächst höheren Status als dem aktuellen Status steht. Doppelklick oder Enter löst den Statuswechsel aus.
Damit sind aus der Übersicht heraus auch alle Funktionen erreichbar, die es im Projekt auch gibt.