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Digitalisierung mit Vi Projekt
Auch in der Baubranche wird die Digitalisierung zunehmend als Instrumentarium wahrgenommen, um Unternehmensstrukturen und –prozesse zu optimieren und sich flexibler an immer schneller wechselnde Randbedingungen anzupassen.
Neben den „klassischen“ Digitalisierungsthemen wie elektronischer Kommunikation, digitaler Datenbearbeitung und Archivierung tritt ein weiterer Aspekt immer weiter in den Fokus: die Digitalisierung von Prozessen, also Prozessautomatisierung und Prozessmanagement/-controlling.
Vi Projekt beherrscht selbstverständlich die klassischen Digitalisierungsthemen, bietet Kommunikationsfunktionen, eine „elektronische Bauakte“ und vieles mehr, geht aber weit über die üblichen Funktionen hinaus. Schlagwort ist hier die Prozess(teil)automatisierung. Dort, wo Mechanismen Menschen ersetzen können, sollen Sie das zur Entlastung des Menschen tun, dort, wo komplexe Entscheidungen notwendig sind, muss der Mensch – versehen mit den notwendigen Informationen – entscheiden.
Unter dem Gesichtspunkt immer komplexer werdender Prozesse, z.B. durch gesetzliche Rahmenbedingungen und/oder ständig steigende Technisierung, auch im Hausbau, müssen Engpass-Ressourcen effizient und zielgerichtet eingesetzt werden. Human Resources (HR) gehören im Bau inzwischen auch zu den Ressourcen, die immer mehr begrenzt zur Verfügung stehen, gerade bei steigenden Anforderungen an die Ressourcen.
Die Digitalisierung und Prozess(teil)automatisierung gewinnt dabei eine immer größere Bedeutung. Überall dort, wo sich Regeln für einen Prozessablauf abbilden lassen, können Prozess(teil)automatisierungen helfen, Ressourcen einzusparen und in anderen Prozessen, die nicht in gleichem Maße (teil)automatisiert werden können, einzusetzen.
Workflows sind eine Methodik, Prozesse zu steuern und zu überwachen. Workflows sind Hintergrundprozesse, die Daten überwachen und bei Datenänderungen reagieren, also z.B. Informationen verteilen, Aufgaben verteilen, Daten setzen, Eskalationen steuern etc. Im Bau gibt es eine Vielzahl von Prozessen, die es zu überwachen gilt, um einen störungsfreien Bauablauf zu gewährleisten. Jede Störung im Bauablauf kostet Zeit und Geld, je früher potentielle Risiken erkannt werden, desto eher können Maßnahmen zur Kompensation eingeleitet werden.
Der Bau erfordert ein komplexes Zusammenspiel vieler Baubeteiligter, Bauherrn, Unternehmen, Subunternehmern, Lieferanten und Behörden und nur ein intensiver, zeitnaher Datenaustausch sichert einen reibungslosen, termingerechten Bauablauf. Mit der Zahl der Beteiligten steigt auch der Informationsbedarf und damit auch die Komplexität des Netzwerkes zur Verteilung von Informationen und Aufgaben. Eine Prozess(teil)automatisierung muss dem Rechnung tragen, auch mit Externen kommunizieren und auch externe Prozesse über Rückmeldungen kontrollieren. Und genau in diesem Bereich setzt Vi Projekt mit seinen verschiedenen Workflow-Mechanismen an.
Allgemeines
Vi Projekt verwendet Workflows – also Prozessautomatisierungsmechanismen – überall dort, wo eine Logik Routineaufgaben übernehmen kann. Überall dort, wo solche Logiken überfordert sind oder wo abwägende Entscheidungen zu treffen sind, muss der Mensch aktiv werden. Aber bereits dieses Übernehmen von Routineaufgaben führt zu einer deutlichen Entlastung der „Menschen“ in den Prozessen, die sich auf die wesentlichen, komplexeren Aufgaben und Entscheidungen konzentrieren können.
In Vi Projekt sind Workflows immer gleich strukturiert: Sie bestehen aus einem Set aus Bedingungen, das bei Wahr-Werden ein Set an Aktionen auslösen. In einem Workflow können beliebig viele Bedingungen in einem Set miteinander kombiniert werden, die alle mit „und“ verknüpft werden, d.h. erst wenn ALLE Bedingungen wahr sind, wir das Bedingungsset ausgeführt. Sind „oder“-Verknüpfungen erforderlich, so werden daraus mehrere Workflows, von denen dann der eine oder der andere ausgeführt werden. Genauso können in einem Workflow mehrere Aktionen zu einem Aktionsset gebündelt werden, die bei Wahr-Werden der Bedingung(en) ausgeführt werden.
Beispiel für einen Workflow mit mehreren Bedingungen und Aktionen:
Workflow-Anwendungen und Beispiele
Wir unterscheiden für die folgenden Workflow-Beispiele drei verschiedene Arten oder Einsatzzwecke von Workflows:
•Prozessworkflows
•Mangelworkflows
•Terminworkflows
Prozessworkflows sind alle die Workflows, die über den Bauzeitenplan eines Projektes und dessen Vorgänge definiert sind und die Vorgänge (Prozesse) steuern und überwachen.
Mangelworkflows sind all die Workflows, die der Steuerung und Überwachung von Mängeln und internen To-Dos (Protokolleinträge) dienen.
Terminworkflows sind Workflows, die alle außerhalb der Bauprojekte liegenden Termine überwachen, z.B. lieferantengebundene Termindaten wie den Ablauf von Lieferantenpreisvereinbarungen etc.
Prozessworkflows
Prozessworkflows steuern und überwachen alle Bauprozesse. Die Bauprozesse sind in Vi Projekt Vorgänge im Bauzeitenplan eines Projektes.
WICHTIG: ein Bauzeitenplan im Sinne von Vi Projekt ist die Gesamtheit ALLER Prozesse vom Vertragseingang bis zur Hausübergabe oder darüber hinaus und NICHT beschränkt auf die baustellenseitigen Prozesse zur Erstellung des Objektes in der klassischen Verwendung des Begriffes.
Mit den Prozessworkflows lassen sich alle im Bauzeitenplan definierten Vorgänge steuern und überwachen. Neben den Hauptaufgaben der Workflows, ereignisgesteuert zu agieren und Aufgaben oder Informationen zu verteilen oder Störungen in den Prozessen zu erkennen, gibt es eine Reihe weiterer Anwendungen von Workflows innerhalb der Bauprozesse.
Im Folgenden wollen wir Ihnen anhand der verfügbaren Workflowbedingungen einige Anwendungsbeispiele geben, die zeigen werden, wie multifunktional Workflows in Vi Projekt eingesetzt werden können.
Workflow-Beispiele:
-Terminrückmeldeüberwachung mit Aufgabenverteilung
Ein Workflow überwacht ein Terminfeld und verteilt nach Eingabe einer Terminrückmeldung eine Aufgabe in Form des Versandes eines Vorganges an einen internen Mitarbeiter oder per E-Mail an einen Externen.
Mit dieser Art Workflow lassen sich alle Termine der Vorgänge im Bauzeitenplan auf Ihre Rückmeldung prüfen. Oftmals wird diese Art der Workflows eingesetzt, um Prozessketten zu automatisieren. Beispiel: Wenn der Baustellentermin zum Bauantrag abgeschlossen ist, initiiere die Erstellung eines Kostennachtrages für die Festlegungen beim Baustellentermin und starte den Prozess zur Bauantragserstellung.
Damit lassen sich ganze Prozessketten automatisieren: Wenn A fertig, B starten, wenn B fertig, C und D starten, wenn C und D fertig, F starten usw. In Verbindung mit den Workflowaktionen „Sende Vorgang“ kann intern ein To-Do verteilt werden. Der gesamte Vorgang wird datentechnisch in den Posteingang eines Benutzers gestellt. In Vi Projekt ist der Posteingang nämlich nicht nur E-Mails vorbehalten (wie z.B. bei Outlook), sondern kann alle Arten von Dokumenten beinhalten, unter anderem auch Vorgänge. Bildlich kann man das damit vergleichen, dass man einem Mitarbeiter eine Akte (=Vorgang) in seinen Posteingangskorb (=Posteingangsordner in Vi Projekt) legt.
-Terminrückmeldeüberwachung mit Informationsverteilung
Ein Workflow überwacht eine Terminrückmeldung und verteilt nach Eingabe einer Terminrückmeldung eine Information per E-Mail an einen Beteiligten.
In Verbindung mit einer Workflowaktion „Sende E-Mail“ kann eine E-Mail automatisiert erstellt und versendet werden:
-Terminerinnerung
Ein Workflow überwacht einen geplanten Termin und erinnert eine Zeit x vor dem Erreichen des geplanten Termins UND nicht bereits erfolgter Terminrückmeldung an den Termin und informiert.
Zum Beispiel würde 2 Tage vor dem geplanten Start der Dachdeckerarbeiten und unter der Voraussetzung, dass die Dachdeckerarbeiten noch nicht gestartet sind, eine Workflowaktion ausgelöst, die z.B. den Dachdecker erinnern würde, dass der Beginn der Arbeiten in 2 Tagen geplant ist. Der Workflow würde den Dachdecker (als externen Subunternehmer z.B. per E-Mail oder SMS benachrichtigen. Der geplante Termin wird dabei natürlich aus dem Bauzeitenplan übernommen und automatisch ausgegeben!
Übrigens kann eine solche Terminbedingung nicht nur auf Vorgangstermine prüfen:
Eine Prüfung der anderen Termine ermöglicht eine Vielzahl von Prozessautomatisierungen, z.B. bei Erreichen der Festpreisbindungsfrist oder bei Beginn/Ende der Gewährleistung.
-Terminverzugsüberwachung
Ein Workflow überwacht Plantermine und deren Fertigmeldung zur Meldung von Terminverzügen, wobei die Meldungen gerne auch gestaffelt nach einer Eskalationsmatrix eingestellt werden können.
Zum Beispiel würde einen Tag nach dem geplanten Ende der Fliesenarbeiten geprüft, ob noch keine Fertigmeldung vorliegt. Wenn diese der Fall ist, könnten Erinnerungen an den ausführenden Subunternehmer oder den Bauleiter erfolgen, in Form von E-Mails, SMS oder internen Vorgangssendungen.
-Eigenleistungsüberwachung
Ein Workflow überwacht das Vorliegen von Eigenleistungen und versendet Informationen zu einem ebenfalls Workflow-überwachten Zeitpunkt vor einem Plantermin oder nach einer Terminrückmeldung.
So könnte zum Beispiel fünf Tage vor dem geplanten Start-Termin der Fliesenlegerarbeiten und im Falle einer Ausführung der Arbeiten in Eigenleistung automatisch Informationen zum Bauherrn gehen.
Die Sende-E-Mail-Aktion erlaubt sogar das automatische Anhängen von Dokumenten an die E-Mail, im konkreten Fall könnten das z.B. Arbeitsanweisungen für Verlegung von Fliesen sein. Dazu bietet die Einstellungen in der Workflowaktion „Sende E-Mail“ die Einstellungen von Dokumentenordnern (global und damit projektunabhängig und/oder projektspezifisch), aus denen dann alle dort abgelegten Dokumente angehängt und versendet werden. Durch die Festlegung in Vi Projekt, dass bei der Angabe von Dokumentenordnern immer ALLE Dokumente gezogen werden, besteht keine Notwendigkeit einer Dokumentenbenennung nach irgendwelchen Regeln. Allerdings müssen die Ordnerstrukturen so eindeutig sein, dass das Ermitteln der Anhänge eindeutig ist.
-Überwachung des Genehmigungsverfahrens
In Abhängigkeit vom eingestellten Genehmigungsverfahren werden spezielle Vorgänge gestartet, z.B. die Baugenehmigungsprüfung auf Grün-/Roteintragungen.
-Merkmalsbedingung
Workflows werten Projektmerkmale aus und steuern damit Prozesse. Merkmale können beliebig definiert und aus der Kalkulation kommend in das Projekt eingestellt werden. Damit lassen sich dann abhängige Prozesse steuern.
Zum Beispiel kann der Einbau einer Dämmung unter der Bodenplatte eine spezielle Abnahme des Planums erfordern. Dies kann per Workflow überwacht und initiiert werden.
Diese Art der Prüfungen auf Merkmalswerte kann als weiteres Beispiel auch dazu genutzt werden, projektspezifische Checklisten für Prüfungen zu erstellen.
Konkret könnte man auf das z.B. Vorhandensein von Dachflächenfenstern und Schornsteinen prüfen, um dann für die Werkplanung einen Prüfpunkt „Lage und Höhe der Schornsteine bzgl. der Dachflächenfenster prüfen“ zu erstellen. Um solche projektspezifischen Checklisten zu erstellen, kann ein Workflow in einer speziellen Aktion Einträge in Vorgänge vornehmen, in diesem speziellen Fall Checklisten-Einträge in Prüf-Vorgängen. Damit lässt sich ein Manko allgemeiner Checklisten systemtechnisch abstellen, nämlich, dass nicht nur solche Prüfpunkte gelistet werden, die wirklich zu prüfen sind. Warum sollte man die oben genannte Prüfung auf eine Checkliste eines Projektes schreiben, das entweder keinen Schornstein oder keine Dachflächenfenster hat?
-Projektordner-Überwachung
Mit dieser Workflowbedingung können Dokumentenordner im Projekt auf Änderungen hin überwacht werden, um bei Änderungen an den Dokumenten diese noch rechtzeitig verteilen zu können. So können z.B. geänderte Werkpläne in Umlauf gebracht werden, bevor Arbeiten auf der Baustelle beginnen.
Ein Beispiel für einen solchen Workflow wäre folgende Konstellation: Der Workflow wird aktiv, wenn in einem Zeitraum von 2 Wochen vor dem geplanten Start des Keller- bzw. Bodenplattenbaus Werkpläne aktualisiert werden. Aktualisiert also jemand die Dokumente in dem Ordner der aktuellen Werkpläne, so prüft das System, ob sich diese Änderung in dem eingestellten Zeitfenster von zwei Wochen vor der Ausführung des Gewerkes befindet und wird dann aktiv, kann dann also Aktionen veranlassen und z.B. den Bauleiter informieren und um Prüfung bitten, ob die Werkplanänderungen für das genannte Gewerk relevant sind.
-Vorbehaltsprüfungen
Vorbehalte in Bauverträgen sind für gewisse Prozesse im Bauablauf wie Sperren zu sehen. Solange also Vorbehalte bestehen, dürfen gewisse Prozesse nicht starten. Nach der Aufhebung von Vorbehalten müssen dann gewisse Prozesse gestartet werden, um die Weiterbearbeitung der Bauprojekte zu initiieren.
Die Vorbehaltsbedingung kann z.B. in Verbindung mit Planterminprüfungen verwendet werden, um Vorbehaltsausräumungen zu initiieren. Ein Workflow könnte folglich folgender sein:
Vier Wochen vor der geplanten Bauantragserstellung (Terminbedingung) und Vorliegen des Vorbehaltes „Grundstück“ (Vorbehaltsbedingung) initiiere bitte eine Klärung des Standes zum Grundstücksvorbehalt, um ggf. den geplanten Bauantragstermin zu verschieben.
Die Vorbehaltsausräumbedingung kann, evtl. auch in Kombination mit anderen Bedingungen genutzt werden, um Prozessfreigaben zu geben oder Projekt-Status zu setzen. Ein Workflow könnte z.B. folgender sein:
Wenn alle Grundstücksvorbehalte ausgeräumt sind (Vorbehaltsausräumbedingung) und die Vertragsbestätigung erfolgt ist (Terminmeldebedingung), dann kann der Projekt-Status auf „Planbar“ gesetzt werden.
-Zahlungsplanüberwachung
Mit der Zahlungsplanüberwachung lassen sich die einzelnen Abschläge des Zahlungsplanes überwachen. Dabei können sowohl die Beträge wie auch die offenen Posten überwacht werden.
Mit einer Zahlungsplan-Betragsbedingung könnten spezielle Freigabe-Prozesse verbunden werden, die entsprechende Leitungsebenen zur Kenntnisnahme oder Freigabe einbinden.
Mit Zahlungsplan-Betragsbedingung (Offener Posten) lassen sich zum Beispiel Prozessabläufe „unterbrechen“, wenn die offenen Posten zu hoch sind und erst eine Klärung der Sachlage erforderlich ist. In Kombination mit einer Terminmeldebedingung könnte folgender Workflow eingerichtet werden:
Wenn der offene Posten zwei Wochen nach Hausübergabe (Termin-Meldebedingung) noch größer als 1.000,- € ist (Zahlungsplan-Betragsbedingung (Offener Posten)), dann könnte eine Klärung mit dem Bauherrn initiiert werden.
-Zahlungsplan-Status-Bedingung
Mit der Zahlungsplan-Statusbedingung kann der Status eines Abschlages oder der Schlussrate überwacht werden.
Mit dieser Workflowbedingung wird z.B. Beispiel auf den Status der Schlussrechnung geprüft. Mit einer solchen Prüfung kann z.B. per Workflow geprüft werden, ob nach Fälligkeit einer Rechnung auch tatsächlich eine Rechnung erstellt wurde.
-Finanzierungssicherstellungsüberwachung
Ein Workflow überwacht die Vertragssumme und die jeweilige Finanzierungssumme und löst bei Differenzen (prozentual oder absolut), ggf. in Kombination mit Termin- oder Terminmeldebedingungen Meldungen zur Unterfinanzierung aus.
-Setzen Gewährleistungsbeginn
Ein Workflow überwacht die Ist-Ende-Meldung der Hausübergabe/Mangelfreimeldung und setzt den Gewährleistungsbeginn.
So kann z.B. das Setzen des Erledigungstermins (Ist-Ende) für den Vorgang „Übergabe/Abnahme“ geprüft werden. Liegt diese vor, könnte in Vi Projekt das Gewährleistungsdatum gesetzt werden. Damit könnte dann mit weiteren Daten in Vi Projekt auf das Gewährleistungsablaufdatum hochgerechnet werden.
Die Aktion „Setze Beginn Gewährleistung“ stellt das Gewährleistungsbeginndatum ein.
Im Projekt ergeben sich daraus dann zusammen mit den Einstellungen der Gewährleistungsart (Stammdaten) auch das Ablaufdatum der Gewährleistung:
Auch das Ablaufdatum kann natürlich Workflow-überwacht werden….
- Hausübergabedokumente
Ein Workflow überwacht die Ist-Ende-Meldung der Hausübergabe/Mangelfreimeldung und stellt zur Hausübergabe Dokumente zusammen, die mit der Übergabe als Hausdokumentation übergeben werden. Über Merkmalsbedingungen können selektiv Dokumente ermittelt werden (z.B. Pflegeanleitungen Holzfenster/Kunststofffenster), wobei man über die Merkmale eben ermitteln kann, welche Art Fenster ausgeführt werden.
In Kombination von Termin- und Merkmalsbedingungen können dann exakt die benötigten Dokumente zusammengestellt werden, ohne Akten wälzen zu müssen, um die notwendigen Dokumente zu ermitteln und diese dann aufwändig zusammenzusuchen.
Die entsprechende Aktion „Kopiere Ordnerinhalte“ sammelt dann die notwendigen Dokumente in einem Ziel-Dokumentenordner zusammen. Um einen kompletten Satz Dokumente zusammenzustellen werden also mehrere Workflows erforderlich, die jeweils Merkmale prüfen und davon abhängige Dokumente ermitteln und in den Ziel-Dokumentenordner ablegen. Aus dem Ziel-Dokumentenordner können abschließend die Übergabedokumente für die Kunden bereitgestellt werden. Bei einigen Unternehmen erfolgt das noch konventionell in Papier und in Ordnerform, andere übergeben die Daten auf USB-Stick. Zukünftig könnte man die Dokumente auch in die Cloud hochladen und dem Kunden einen Download-Link senden.
Mangel-Workflows
Mangelworkflows steuern und überwachen Mängel und Fehlmaterialmeldungen sowie interne To-Dos, im Sprachgebrauch von Vi Projekt „Protokolleinträge“.
Mängel, Fehlmaterial und Protokolleinträge können in Vi Projekt auf mehreren Wegen entstehen:
•Bautagebucheinträge (Dialogerfassung in Vi Projekt)
•Baustellenportal (Erfassung auf mobilen Endgeräten per APP)
•Kundenservice (Dialogerfassung in Vi Projekt)
Unabhängig von der Herkunft der Daten, ist deren Überwachung identisch mit den Prozessworkflows, nur eben mit anderen Bedingungs-Sets. Die ausführbaren Workflow-Aktionen sind gleich.
Im Folgenden wollen wir Ihnen anhand der für Mangel-Workflows verfügbaren Workflowbedingungen eine Anwendungsbeispiele geben, die zeigen werden, wie multifunktional Mangel-Workflows in Vi Projekt eingesetzt werden können.
-Fristüberwachung bei Mängeln
Workflows werden am häufigsten für die Fristenüberwachung eingesetzt:
Zum Beispiel wird die Mangelfrist vor Ablauf geprüft und auf Erledigung gecheckt: Sind beide Bedingungen wahr, könnte derjenige, der für die Behebung des Mangels zuständig ist, an den Fristablauf in zwei Tagen erinnert werden.
Eine Steigerung wäre natürlich die Prüfung nach Fristablauf und nicht erfolgter Erledigung. In diesem Beispiel wäre die Erledigung zwei Tage nach der Frist nicht gemeldet, die Frist also abgelaufen. Vielleicht gäbe es als Aktion jetzt noch eine freundliche Bitte um Erledigung.
Ein weiterer Workflow, z.B. fünf Tage nach Überschreiten der Frist, könnte dann mit Nachfristsetzung drohen. Bei Verstreichen von Nachfristen könnte dann eine Ersatzvornahme angedroht werden etc. Auf diese Art und Weise lassen sich Eskalationsszenarien abbilden, die vollkommen automatisch ablaufen.
-Eingangsmitteilung
Auch so profane Dinge wie der Eingang von Mängeln/Fehlmaterialmeldungen kann überwacht werden. Mit einer Bautagebuch-Terminbedingung kann sofort nach dem Eingang eines Mangels eine Aktion ausgelöst werden. So kann z.B. bei Mängeln, die vom Bauherrn gemeldet werden, deren Eingang direkt nach der Erfassung bestätigt werden. Hier wäre dann eine Kombination einer Terminbedingung mit einer Rollenbedingung, die auf den Mangelersteller prüft, erforderlich.
Als Aktion könnte der Workflow eine E-Mail quasi als „Eingangsbestätigung“ versenden, die bei den Bauherren sicher ein gutes Gefühl zur Betreuung erzielt….
Terminworkflows
Terminworkflows in Vi Projekt dienen einer Überwachung von Terminen. Vi Projekt verwendet dafür den Begriff der „Benachrichtigungen“. Diese Terminworkflows sind gegenüber den bisher beschriebenen Workflows vereinfacht, sie ermöglichen „nur“ die interne Benachrichtigung über Terminabläufe.
Folgende Termine können überwacht werden, wobei eine Überwachung aktiviert werden muss:
(Anmerkung: Einige der hier gelisteten Termine lassen sich auch mit Prozess-Workflows abbilden)
Für jedes dieser überwachten Ereignisse lässt sich dann eine Benachrichtigung einstellen.
-Lieferantenpreislisten
Die zuständigen Sachbearbeiter können acht Wochen vor Ablauf einer Lieferantenpreisliste informiert werden, sodass ausreichend Zeit für eine Verlängerung/Neuverhandlung bliebe.
-Betriebshaftpflichtbescheinigung:
Hiermit wird der Ablauf von Lieferanten-Haftpflichtbescheinigungen überwacht. Zum Beispiel könnte sechs Wochen vor deren Ablauf eine Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter erfolgen.
Analog zu diesen beiden Beispielen können auch andere Termine überwacht werden.
Fazit
Dies waren insgesamt nur einige wenige Beispiele aus der Vielzahl der möglichen Automatismen, aber einige der wichtigsten im Gesamtprozess Bau.
Nicht jedes Prozessmodell entsteht über Nacht. Prozesse sind dynamisch und sind immer Gegenstand einer laufenden Anpassung, sei es aus Erfahrung („Was hätten wir machen müssen, dass etwas NICHT passiert?“) oder aus der natürlichen Unternehmensentwicklung („Wie können wir diesen Prozess jetzt ergänzen/abbilden?“). Prozessmodelle sind nie fertig, sie verändern sich und wachsen mit der Zeit. Umso besser, wenn die Anpassung vom Anwender selbst vorgenommen werden kann und dieses auch noch einfach ist. Und in Vi Projekt lassen sich diese Workflows mit einem einfachen Dialog-Tool selbst „programmieren“.