Dokumentenordner |
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Ablageordner
Konfiguration > Ablage
In der Konfiguration werden diverse Ablagepfade eingestellt, in denen automatisch erzeugte Dokumente abgelegt werden.
-Vergaben
Dokumente aus Vergaben werden im Projekt, bei den den Vergabelosen zugordneten Vorgängen und beim Lieferanten abgelegt. Es gibt jeweils separate Ordner für Anfragen/Aufträge/Stornos und bei den beiden erstgenannten auch eine Unterteilung in die Vergabe und die Druckdokumente.
-Bescheinigungen
Für Lieferanten-Bescheinigungen (Betriebshaftpflicht, ….) wird ein Dokumentenordner bei der Lieferantenadresse definiert, in dem Bescheinigungen abzulegen sind. Über diesen hier eingetragenen Ordner kann man im Lieferanten und in der Vergabe auf die hinterlegten Bescheinigungen zurückgreifen.
-Finanzierungssicherstellung
Für Dokumente zur Finanzierungssicherstellung kann ein Dokumentenordner hinterlegt werden. Auf diesen Ordner kann im Projekt bei der Erfassung eines Finanzierungssicherstellungseintrages und auf der Seite „Daten“ bei den Finzierungssicherstellungen zurückgegriffen werden.
-Zuordnungsdokumente
Der in der Konfiguration einstellbare globale Ordner für Zuordnungsdokumente dient der Hinterlegung fixer Dokumente (Anweisungen, Datenblätter, Pflegehinweise etc.), die über eine Zuordnungsfunktion im Projekt/Vorgang ausgewählt und dann im Projekt/Vorgang gespeichert werden können.
Konfiguration > System
In der Konfiguration auf der Seite System können Systemordner vorgegeben werden, in denen die durch Workflows erzeugten Dokumente automatisiert abgelegt werden können.
Es ist jeweils für das Projekt, für den Vorgang und für die Adresse (Empfänger des Dokumentes) ein eigener Ordner einstellbar.
Anhangdokumente
An verschiedenen Stellen, an denen Dokumente aus Vi Projekt erzeugt werden, können Dokumente automatisiert angehängt werden. Diese werden dann mit dem erzeugten Dokument verschickt.
Vergabelose
In den Vergabelos-Stammdaten können Dokumentenordner angegeben werden. Dokumente in diesen Ordnern werden bei der Vergabe an die jeweiligen Anfrage- oder Auftrags-E-Mails automatisch angehängt. Die Zuordnung kann aus vier unterschiedlichen Ebenen erfolgen:
Globale Dokumente |
aus den Globalen Ordnern |
Projektdokumente |
aus den Dokumentenordnern des Projektes |
Vorgangsdokumente |
aus den Dokumentenordners des Vorganges, aus dem der Workflow gestartet wird |
Lieferantendokumente |
aus den Dokumentenordners der Adresse des Lieferanten |
Workflows
Bei Workflowaktionen Sende E-Mail und Sende Fax können Anhangdokumente spezifiziert werden. Dabei können Dokumente aus drei verschiedenen Quellen herangezogen werden:
Globale Dokumente |
aus den Globalen Ordnern |
Projektdokumente |
aus den Dokumentenordnern des Projektes |
Vorgangsdokumente |
aus den Dokumentenordners des Vorganges, aus dem der Workflow gestartet wird |
Bautagebuch/Kundenservice
Für die aus dem Bereich Bautagebuch/Kundenservice erstellten Dokumente wie Bautagebuchprotokolle und Mangelschreiben können diverse Ablagepfade hinterlegt werden.
Projekt/Bautagebuch – hier werden Bautagebuchprotokolle (PDF), Versand-E-Mails und die Vorgänge zu Protokolleinträgen und Bautätigkeiten im Projekt abgelegt.
Projekt/Kundenservice – hier werden Mangelschreiben (PDF), Versand-E-Mails und die Vorgänge zu Mängeln und Fehlmaterial im Projekt abgelegt.
Adresse/Bautagebuch – hier werden Bautagebuchprotokolle (PDF), Versand-E-Mails und die Vorgänge zu Protokolleinträgen und Bautätigkeiten zu den jeweiligen Empfänger-Adressen abgelegt.
Adresse /Kundenservice – hier werden Mangelschreiben (PDF), Versand-E-Mails und die Vorgänge zu Mängeln und Fehlmaterial Empfänger-Adressen abgelegt
In den übrigen einstellbaren Pfaden werden die erzeugten Dokumente in den jeweiligen Vorgängen abgelegt. Diese sind an der Oberfläche bei den Vorgängen so aber nicht sichtbar.