E-Mail Vorlagen |
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E-Mail Vorlagen |
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E-Mail-Vorlagen sind die Grundlage für die Erstellung von E-Mails. Für projektbezogene E-Mails sind E-Mail-Vorlagen zwingend erforderlich, weil die Automatisierung im Bereich Erstellung/Versand/Ablage von E-Mails darauf aufbaut.
E-Mail-Vorlagen selbst sind die inhaltliche Grundlage für die zu erstellenden E-Mails, die darauf aufbauenden E-Mail-Vorlagenkonfigurationen in Vi Projekt sind die Grundlage für deren Automatisierung.
E-Mail-Vorlagen finden sich unter den Dokumenten in der Gesamtliste der Dokumente:
Hinweis: je nach Benutzereinstellungen sehen Sie hier alle Dokumente aller Benutzer oder nur Ihre eigenen Dokumente, sprich E-Mail-Vorlagen.
Das Erstellen einer neuen E-Mail-Vorlage erfolgt am Schnellsten durch das Kopieren von vorhandenen E-Mail-Vorlagen. Deshalb sollte zunächst eine Mustervorlage erstellt werden, die die notwendigen formalen Einstellungen etc. beinhaltet. Im Auslieferungsstand werden ja bereits Vorlagen ausgeliefert, davon sollte eine zur Vorlage gemacht und entsprechend eingestellt werden (Schriftart, Schriftgröße etc.). Dazu gehört auch die Abgrenzung zur Signatur, hier insbesondere die Frage, ob die Grußformel („Mit freundlichen Grüßen“) Bestandteil der Signatur oder der E-Mail-Vorlage sein soll.
Um jetzt eine E-Mail-Vorlage zu erstellen, gehen Sie am besten wie folgt vor:
Wählen Sie die zu kopierende E-Mail-Vorlage in der Gesamtliste der E-Mail-Vorlagen und wählen Sie im Kontext-Menü die Funktion „E-Mail-Vorlage kopieren“:
Nach dem Kopieren steht der Cursor in der Gesamtliste der E-Mail-Vorlagen auf der Kopie der E-Mail-Vorlage. Die kopierte Vorlage ist hier nicht zu sehen, dazu muss in der Liste nach oben gescrollt werden!
Die Kopie kann jetzt beliebig bearbeitet werden, ein Doppelklick öffnet die E-Mail-Vorlage im Editor:
Eine solche E-Mail-Vorlage besteht aus zwei wesentlichen Komponenten:
-Freier Text
-Druckmakros zur Ausgabe von (Projekt-)Daten
Druckmakros sind an den Doppelpfeilen zu Beginn und am Ende des Makronamens zu erkennen. Druckmakros sind vordefinierte Makros, die in Vorlagen aller Art verwendet werden können, um Datenbankinhalte ausgeben zu können.
Bei den Druckmakros sind verschiedene Aspekte zu beachten:
-Im Auslieferungszustand werden diverse Druckmakros ausgeliefert.
-Ausgelieferte Druckmakros (also Standard-Makros) können vom Anwender nicht verändert werden. Diese können aber auf Endanwender-Ebene kopiert und dann angepasst werden. Gleichnamige Endanwender-Makros haben Vorrang vor den Standard-Makros.
-Vi Projekt liefert eigene Vi Projekt-Standard-Makros aus. Für einige Bereiche können nur Muster-Makros ausgeliefert werden, weil die Makro-Inhalte stammdatenabhängig sind. Das betrifft alle Terminausgeben zu Terminen aus dem Bauzeitenplan, alle Druckmakroausgaben zu Rollen und deren Adressen sowie zu allen statischen Merkmalen. Termine, Rollen und deren Adressen sowie die Merkmale sind stammdatenabhängig und können daher nur auf Endanwenderebene definiert werden.
Das Einfügen eines Druckmakros in eine E-Mail-Vorlage ist simpel. Im Editor-Modus kann die Liste der Druckmakros über Einfügen > Druckmakros aufgerufen werden:
Es wird dann die Liste der Druckmakros angezeigt und das gewünschte Druckmakro kann mittels Doppelklick ausgewählt werden.
Wir unterscheiden Druckmakros auf verschiedenen Ebenen:
-Endanwender : kundenindividuelle Makros (änderbar)
-OEM-Partner : Standard-Makros aus dem Bereich Bautagebuch (Programmentwicklung von einem Partner des Herstellers) (NICHT veränderbar)
-GSD Software : Standard-Makros incl. Vi Projekt-Druckmakros (nicht veränderbar)
Bei den Druckmakros der Ebene GSD Software finden sich auch alle Vi Projekt-Druckmakros. Diese finden sich z.B. durch Einstellung der Sortierung auf „Name“ und Suchschlüssel „vi“:
Nach Doppelklick auf das gewünschte Druckmakro wird dieses dann an die Cursorposition in der E-Mail-Vorlage eingestellt. Nach Fertigstellung der E-Mail-Vorlage kann diese dann gespeichert und geschlossen werden. Wird die E-Mail-Vorlage vor dem Schließen nicht gespeichert, erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Damit ist die Vorlage fertig und kann verwendet werden.
Um die erstellte E-Mail-Vorlage für die Verwendung in Vi Projekt weiter einzustellen, benötigt die E-Mail-Vorlage noch die Zuordnung zu „Vorlagenkategorien“.
Vorlagenkategorien steuern den Aufruf der E-Mail-Vorlagen. Dabei wird unterscheiden:
-Vorlagenkategorien für die Verwendung von E-Mail-Vorlagen aus dem Projekt heraus
-Vorlagenkategorien für die Verwendung von E-Mail-Vorlagen aus dem Vorgängen heraus
-Vorlagenkategorien für die Verwendung von E-Mail-Vorlagen in Workflows
Vorlagenkategorien für die Verwendung von E-Mail-Vorlagen aus dem Projekt heraus sind in der Konfiguration eingestellt:
Daten > Konfiguration > Anzeige > Kategorien für neue Dokumente aus Projekt
Schreibt man eine E-Mail aus einem Projekt heraus, dann werden nur E-Mail-Vorlagen mit den in der Konfiguration eingetragenen Kategorien angeboten, hier also nur solche mit der eingetragenen Vorlagenkategorie „Allgemein“.
Vorlagenkategorien für die Verwendung von E-Mail-Vorlagen aus dem Vorgängen heraus werden in den Vorgängen selbst definiert:
Schreibt man also eine E-Mail aus einem Vorgang heraus, dann werden nur E-Mail-Vorlagen mit den im Vorgang eingetragenen Kategorien angeboten, hier also nur solche mit den eingetragenen Vorlagenkategorien „Allgemein“ und „Vertrag“.
Vorlagenkategorien für die Verwendung von E-Mail-Vorlagen in Workflows müssen die Kategorie „Workflow“ bekommen.
In der Gesamtliste der E-Mail-Vorlagen findet sich eine Spalte Vorlagenkategorien, die anzeigt, wie vielen Vorlagenkategorien diese E-Mail-Vorlage zugeordnet ist. Wenn die Spalte in der Listenansicht nicht vorhanden ist, bitte einblenden (lassen). Über die Kontext-Funktion Erweitertes Bearbeiten kann man sich die Übersetzung, also die dahinterliegenden Vorlagenkategorien einblenden lassen.
Damit ist an den E-Mail-Vorlagen alles eingestellt, um die E-Mail-Vorlagen in Vi Projekt zu verwenden.