E-Mails aus dem Projekt |
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E-Mails aus dem Projekt |
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Projektbezogene Dokumente sollen ausschließlich über die Vi Projekt-Funktionen erstellt werden. Die Vi Projekt-Funktionen beinhalten ein Maximum an Automatisierung um Ihnen die Erstellung von neuen Dokumenten so einfach wie möglich zu machen.
Im Folgenden wird die Erstellung neuer Projekt-E-Mails an Beispielen erläutert.
Neue Dokumente aus einem Projekt
Neue Projekt-Dokumente werden aus dem Projekt-Dialog über das rechte Seitenmenü erstellt:
Der Eintrag Neues Dokument bietet Funktionen zur Erstellung neuer Dokumente mit Projektbezug an.
Im Folgenden werden wir speziell die Erstellung neuer E-Mails beschreiben.
Über diesen Eintrag werden aus dem Projekt E-Mails geschrieben. Je nach Einstellung des Systems können das vollständige E-Mails sein, bei denen über E-Mail-Vorlagen Felder wie An/CC/BBC, die Anhänge und auch die Ablageordner für die E-Mail konfiguriert sind. Für Sie als Anwender ist die Erstellung einer E-Mail dadurch ganz wesentlich erleichtert. Nach Aufruf der Funktion erhalten Sie eine Vorlagenauswahl, aus der Sie die passende Vorlage auswählen.
Ihr System sollte so konfiguriert sein, dass ALLE E-Mails über konfigurierte E-Mails geschrieben werden können. Das Arbeiten ist dann ganz simpel.
Beispiel 1:
E-Mail an Kunden: es soll eine freie E-Mail an einen Kunden geschrieben werden. Dazu muss eine entsprechend eingerichtete E-Mail-Vorlage gewählt werden:
Neues Dokument > E-Mail
Es wird dann eine Liste der verfügbaren Vorlagen angezeigt:
Mit der Auswahl dieser Vorlage müssen Sie GAR NICHTS weiter tun, es wird Ihnen eine E-Mail erstellt, die nur noch textlich gefüllt werden muss. Alle möglichen Daten wie das „An“ oder Teile des „Betreff“ sowie des eigentlichen Textes sind bereits gefüllt:
Schwarz: bereits gefüllte Daten
Gelb: einzugebende Daten
Wird diese dann textlich ergänzte E-Mail versendet, ist die Ablage der E-Mail bereits automatisch erfolgt! Das ist an der E-Mail-Vorlage bereits definiert!
Diese Beispiel kann natürlich für jede andere Rolle auch eingerichtet werden (E-Mail an Statiker, E-Mail an Elektiker….). Dann wird die Adresse in der Rolle ermittelt und damit die E-Mail erzeugt.
Hinweis: es kann – je nach Systemkonfiguration – sein, dass Sie vor der Anzeige der E-Mail noch eine Vorgangsabfrage bekommen:
Diese Abfrage ermöglicht es, die zu erstellende E-Mail auch einem Vorgang zuzuordnen. Wenn das nicht gewünscht ist, kann die Auswahl auch einfach geschlossen werden.
Beispiel 2:
E-Mail an einen wählbaren Subunternehmer: es soll eine freie E-Mail an einen beliebigen Subunternehmer im Projekt geschrieben werden. Dazu muss eine entsprechend eingerichtete E-Mail-Vorlage gewählt werden:
Neues Dokument > E-Mail
Es wird dann eine Liste der verfügbaren Vorlagen angezeigt:
Im Gegensatz zum Beispiel 1 muss bei dieser Vorlage die Rolle (z.B. der Subunternehmer) gewählt werden, wenn die entsprechende Vorlage gewählt wurde:
Mit der Auswahl der Rolle per Doppelklick wird dann die E-Mail an den hier im Beispiel gewählten Elektriker erstellt.
Schwarz: bereits gefüllte Daten
Gelb: einzugebende Daten
Wird diese dann textlich ergänzte E-Mail versendet, ist die Ablage der E-Mail bereits automatisch erfolgt! Das ist an der E-Mail-Vorlage bereits definiert!
Beispiel 3:
E-Mail zur Übersendung eines Bauzeitenplanes an den Kunden: es soll eine vollständig vordefinierte E-Mail an den Kunden geschrieben werden, mit der ihm die Bauzeitenpläne und Erläuterungsdokumente zugesendet werden:
Neues Dokument > E-Mail
Es wird dann eine Liste der verfügbaren Vorlagen angezeigt:
Mit der Wahl dieser Vorlage wird jetzt ein vollständig fertige E-Mail incl. der vordefinierten Anhänge erstellt:
Hier im Text sind bereits alle notwendigen Informationen enthalten, individuelle Ergänzung sind natürlich noch möglich, aber nicht zwingend!
Über Druckmakros kann hier auf beliebige Projektdaten zugegriffen werden, so hier im Beispiel auf Bauleiterdaten.
Die Anhänge sind ebenfalls ermittelt und automatisch angehängt, hier im Beispiel der Bauzeitenplan als Projekt-Dokument und eine Anleitung zum Lesen des Bauzeitenplanes aus globalen Ordnern.
Selbstverständlich ist auch die Ablage dieser E-Mail konfiguriert und erfolgt automatisch mit dem Versenden/Speichern der E-Mail.
In unserem Beispiel liegt die erzeugte E-Mail in folgenden Ordnern:
-Beim Benutzer im "Neu"-Ordner
-Beim Kunden an der Adresse
-Im Projekt im Schriftverkehr
-Im Vorgang "Arbeitsvorbereitung" im Schriftverkehr.
Wenn Vorlagen OHNE Konfiguration verwendet werden, müssen viele der automatisierbaren Schritte manuell vorgenommen werden. Das geht selbstverständlich auch, sollte aber die Ausnahme sein.
Der Ablauf ist dann folgender:
•Ausgangspunkt ist wieder das Menü
•Neues Dokument > E-Mail
•Es wird dann eine Liste der verfügbaren Vorlagen angezeigt:
Sie werden dann über weitere Abfragen geführt. Zunächst könnte das eine Adresse sein, an den die E-Mail geschrieben wird.
Sie können hier aus verschiedenen Adress-Bereichen auswählen, z.B. bringt Ihnen die Schaltfläche Projektbeteiligte ein Auswahl aller Personen/Firmen, die am Projekt beteiligt sind.
Danach wird der Ablageordner im Projekt abgefragt:
Evtl. werden dann noch weitere Ordner abgefragt, z.B. für die Ablage der E-Mail an der Adresse. Diese Zuordnung sorgt dann dafür, dass ich diese E-Mail dann auch bei der Adresse, genauer: in den Dokumenten der Adresse, wiederfinde.
Nach der Auswahl der Ordner ist die Eingabe zur Erstellung der E-Mail abgeschlossen. Als Ergebnis bekommen Sie eine vorgefertigte E-Mail.
Wenn es in Vi Projekt vollständig eingerichtet ist, dann hat jede Vorlage zumindest festgelegte Ablageordner, so dass die manuelle Auswahl entfällt.
Im besten Fall erhalten sie eine fertige E-Mail ohne manuelle Eingaben! Diese Einrichtung ist Administratorenaufgabe, sprechen Sie mit Ihren Kollegen!