Grundwissen "Projekte" |
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3 Dialog „Projekte“
In Projekte-Dialog erfolgt die Bearbeitung der Projekte. Hier in dieser Grundschulung wird nur auf die Funktionen zur Projektbearbeitung eingegangen, die allgemeinen Charakter haben, also keine abteilungsspezifischen Bearbeitungen.
3.1 Dialogaufbau
Der Dialog „Projekte“ besteht aus zwei Teilen:
-Der Projektgesamtliste oben
-Der Projektanzeigebereich unten links
-Das Projektmenü unten rechts
3.1.1 Die Projektgesamtliste
Die Projektgesamtliste oben in Dialog listet die Projekte auf. Die Liste bietet die üblichen Bearbeitungsfunktionen wie Spaltensortierung, Spaltensuche und eine Allgemeine Suche.
Es sind in der Projektliste keine Vi Projekt-spezifischen Funktionen z. B. über das Funktionsmenü („Rich-Text-Menü“) programmiert.
Eine wichtige Standard-Funktion gibt es hier: ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet das Projekt im Dokumentendialog und wechselt auch in den Dokumentendialog.
Achtung: sollten in der Liste einmal Projekte zu sehen sein, die im Namen den Zusatz „Kopie von …“) tragen, dann ist Ihre Listeneinstellung nicht richtig. Die Projektkopien sind lediglich alte Versionen, die für die Projektbearbeitung NICHT verwendet werden dürfen. Bitte wenden Sie sich dann an einen Administrator.
3.1.2 Das Projekt
Im Anzeigereich unter der Liste finden Sie im großen Fenster links das Projekt. Die Projektdaten gliedern sich in mehrere Register. Welche der Register für Sie freigegeben sind, wird vom Administrator festgelegt. Gut möglich also, dass Sie im täglichen Arbeiten einige der im Weiteren aufgeführten Registerseiten nicht sehen.
Die Registerseiten enthalten jeweils logisch zusammengehörende Daten. Einige davon sind allgemeiner Natur, andere sind für abteilungsspezifische Bearbeitungen vorgesehen, z. B. die Rechnungserstellung oder die Vergabe.
Auf die Inhalte der einzelnen Registerseiten wird später eingegangen.
3.1.3 Das Projektmenü
Das Projektmenü rechts neben dem Projekt bietet verschiedene Funktionen in Bezug auf das Projekt, z. B. zur Erstellung von E-Mails oder Word-Schreiben, zur Erstellung von Listen etc.
E-Mails mit Projektbezug werden GRUNDSÄTZLICH und IMMER aus diesen Projektfunktionen geschrieben, weil dann Automatisierungen greifen, die z. B. das „An“ oder „CC“ ausfüllen, die Anhänge automatisch ermitteln und anhängen und die die erstellte E-Mail dann im Projekt im richtigen, weil eingestellten Projekt-Dokumentenordner ablegen.
Nur allgemeine E-Mails ohne Projektbezug müssen über die Standard-E-Mail-Funktionen erstellt werden. Dann fallen natürlich viele der Vi Projekt-Automatisierungen weg und Sie müssen die Adressaten manuell wählen, die Ablageordner selbst wählen etc.
Sollte es Ihnen auffallen, dass es noch Dokumente gibt, die Sie im Projekt immer wieder erstellen und die noch nicht automatisiert sind, wenden Sie sich an Ihren zuständigen Administrator, der wird das für Sie einrichten!
Auf die Inhalte des Projektmenüs wird später eingegangen.
3.2 Registerseiten im Projekt
Die Daten eines Projekts sind auf verschiedenen Registern organisiert. Die für diese Schulung relevanten Register sind folgende:
-Kunde
-Bauvorhaben
-Daten
-Sicherstellung
-Dokumente
-Vertragssummen
-Zahlungsplan
-BZP
-Termine
-Vorgangseinträge
-Beteiligte
-Merkmale
-Leistungspakete
-Rabatte
-Vergaben
-Hausbestandteile
-Mängel/Fehlmaterialien
Folgende Inhalte finden sich auf den einzelnen Registerseiten.
Die Bearbeitungsmöglichkeiten werden in einzelnen Funktionsschulungen vermittelt.
3.2.1 Kunde
Auf der Seite Kunde finden Sie die Anzeige der Kundendaten. Jedem Projekt ist ein Kundendatensatz zugeordnet. Wenn freigegeben, können Sie hier auch die Kundendaten aktualisieren.
Neben der Kundenadresse finden wir hier auch die Felder für einige Projektdaten, u.a. für das Vertrags- und das Vertragseingangsdatum.
Achtung: Eingaben in die Terminfelder lösen Workflows und damit Folgetätigkeiten aus! Bitte nur gewollte Eingaben tätigen.
3.2.2 Bauvorhaben
Auf der Seite Bauvorhaben finden Sie die Anzeige des Bauortes sowie einiger Datenfelder aus der Datenübernahme aus der Kalkulation.
Die Bauort-Informationen können hier gepflegt werden, sofern Sie dazu berechtigt sind. Die übrigen Daten sind Anzeigedaten.
3.2.3.1 Daten
Auf der Seite Daten finden Sie die Anzeige der Daten zu verschiedenen Bereichen:
-Projektstatus
-Vorbehalte
-Terminzusagen
-Gewährleistung
Die Pflege dieser Daten gehört in den Bereich der zuständigen Abteilungen!
3.2.3.2 Daten
Auf der Seite Sicherstellung finden Sie die Anzeige der Daten zu verschiedenen Bereichen:
-Finanzierungssicherstellung
-Bürgschaften
Die Pflege dieser Daten gehört in den Bereich der zuständigen Abteilungen!
3.2.4 Dokumente
Auf dem Register Dokumente finden Sie die Anzeige der Dokumente im Projekt.
Die Dokumentenordnerstruktur ist Ihnen ja bereits aus dem Dokumentendialog bekannt.
3.2.5 Vertragssummen
Auf der Seite Vertragssummen finden Sie die Anzeige der Vertragssummenentwicklung, der Nachträge und eine Übersicht der verschiedenen Belege. Diese Seite ist nur den Personen zugänglich, die in kaufmännischen Bereich arbeiten.
3.2.6 Zahlungsplan
Auf der Seite Zahlungsplan finden Sie die Anzeige des Zahlungsplanes für den Kunden sowie die geleisteten Zahlungen. Vor hier aus können dann Rechnungen gestellt und Zahlungen eingebucht werden.
3.2.7 BZP
Auf der Seite BZP finden Sie die Anzeige des Bauzeitenplanes im Projekt. Von hier kommen Sie – wenn Sie berechtigt sind – auch in die Plantafel zur Bearbeitung des Bauzeitenplanes.
3.2.8 Termine
Auf der Seite Termine finden Sie die Anzeige der Termine im Projekt. Hier werden auch Terminrückmeldungen gemacht, sofern diese manuell gemacht werden müssen.
Die Terminübersicht ist in drei Spalten aufgeteilt, die den Bauablauf in drei Phasen unterteilen.
Gelb hinterlegte Felder markieren eine manuelle Meldepflicht bei Fertigstellung.
Der rückmeldepflichtige Mitarbeiter ist in der Spalte Bearbeiter ersichtlich.
In den Spalten „S“ und „E“ erfolgt die Anzeige, inwieweit die Ist-Meldungen gegenüber dem geplanten Termin im Rückstand sind (rote Zahlen) oder ob die Bearbeitung im Vorlauf ist (schwarze Zahlen).
Wichtige Informationen zum Projekt können im Tooltipp auf der Spalte Einträge abgerufen werden:
Hier werden die Vorgangseinträge und Versendeinformationen der jeweiligen Vorgänge angezeigt.
Ein Doppelklick auf eine Zeile der drei Listen öffnet den Vorgang direkt.
Im Rich-Text-Menü der drei Listen (rechte Maustaste in die Markierspalte) finden sich elementare Bearbeitungsfunktionen:
-Ist-Termin-Meldefunktionen (1)
-Sprung in die Plantafel (2)
-Erstellung eines neuen Vorgangseintrages (3)
-Versenden des Vorgangseintrages per E-Mail (4)
-Versenden eines Vorganges an einen Benutzer (mit Anmerkung) (5)
Ist-Termin-Meldefunktionen
Über die Ist-Termin-Meldefunktionen kann das jeweilige Fertigstellungsdatum gesetzt werden. Alternativ zur Eingabe in ein Ist-Terminfeld kann das Datum auch über eine der Funktionen gesetzt werden.
Hinweis: Unter dem Dialog findet sich eine Checkbox, mit der die geplanten Termine eingeblendet werden können.
Sprung in die Plantafel
Diese Funktion öffnet die Plantafel, allerdings nur, wenn Sie dazu berechtigt sind. Ein direkter Sprung auf den Vorgang in der Plantafel geht technisch bedingt (noch) nicht.
Erstellen eines neuen Vorgangseintrags
Auch ein neuer Vorgangseintrag lässt sich per Menü-Befehl erstellen.
Und auch diese Information ist an verschiedenen Stellen im Projekt zu finden, z. B. auf der Seite „Vorgangseinträge“ im Projekt, im Vorgang selbst (Einträge), im Tooltip hier auf der Seite Termine….
Versenden des Vorgangseintrages per E-Mail
Mit dieser Funktion können Vorgangseinträge per E-Mail versendet werden. Dies ist dazu gedacht, Informationen zu den Vorgängen auch an Externe weiterzugeben. Zunächst muss der zu versendende Eintrag gewählt werden:
Nach Auswahl des zu versendenden Eintrages muss eine E-Mail-Vorlage gewählt werden, die für den Versand genutzt wird, sofern mehrere Vorlagen dafür definiert sind. Ist nur eine Vorlage definiert, so wird direkt eine E-Mail erstellt:
Um diese Funktion nutzen zu können, MÜSSEN über Ihren Administrator E-Mail-Vorlagen eingerichtet und in der Konfiguration zugeordnet sein.
Versenden eines Vorganges an einen Benutzer (mit Anmerkung)
Hier findet sich die bekannte Sendefunktion für einen Vorgang. Damit lassen sich Vorgänge intern versenden und zwar mit einer Kommentierung für den/die Empfänger.
Diese Versandinformation wird natürlich im Vorgang gespeichert und ist dann an den verschiedenen Stellen des Projektes zu sehen, z. B. im Vorgang selbst (Post-it), im Tooltip hier auf der Seite Termine….
3.2.9 Vorgangseinträge
Auf der Seite Vorgangseinträge finden Sie die Anzeige der Einträge ALLER Vorgänge in chronologischer Reihenfolge.
3.2.10 Beteiligte
Auf der Seite Beteiligte finden Sie die Anzeige der am Projekt beteiligten Personen oder Firmen in den jeweiligen Rollen.
Ein Teil der Rollen kann bereits systemseitig belegt sein, nämlich dann, wenn die Besetzung eindeutig ist, wenn es z. B. nur einen Vertragsprüfer gibt. In allen anderen Fällen muss eine Rolle manuell besetzt werden. Wann das erforderlich ist, ist abhängig von den Prozessen in Ihrem Hause. Wann muss z. B. der Bauleiter benannt werden? Die Vi Projekt-Workflows können z. B. dafür genutzt werden, die zuständigen Vorgesetzten zu informieren, wenn Bauleiter oder Werkplaner in einem Projekt besetzt werden müssen.
Das Zuordnen selbst ist über die Lupe 
rechts von der Liste erreichbar. Die Besetzung der Rolle ist dann aus verschiedenen Adressbereichen möglich:
Wenn Ihr System richtig eingerichtet ist, ist die Schaltfläche Zugeordnete aktiv, die Ihnen eine Liste der möglichen Adressen, z. B. Ihrer Bauleiter, Werkplaner usw. bringt. Diese zugeordneten Adressen müssen allerdings definiert und gepflegt sein. Fehlt eine Adresse in der Liste der Zugeordneten, wenden Sie sich an Ihren Administrator, der kann die Liste ergänzen. Sie können dann die Auswahl aus einem der anderen Adressbereiche vornehmen. In jedem Fall erhalten Sie eine Adress-Auswahlliste:
Doppelklick wählt die Adresse aus.
3.2.11 Merkmale
Auf der Seite Merkmale finden Sie die Anzeige von allgemeinen Merkmalen des Projektes. Die Daten sind aus der Kalkulation übernommen und werden hier nur angezeigt. Anhand dieser Daten können dann z. B. projektübergreifende Auswertungen gemacht werden oder Workflows Ihre Prozesse steuern.
3.2.12 Leistungspakete
Auf der Seite Leistungspakete finden Sie die Anzeige der Leistungs- und/oder Eigenleistungspakete, die ein Kunde gekauft hat. Die Informationen kommen aus der Kalkulation.
3.2.13 Rabatte
Auf der Seite Rabatte finden Sie die Anzeige der Rabatte, die ein Kunde bekommen hat. Die Informationen kommen aus der Kalkulation.
3.2.14 Vergaben
Auf der Seite Vergaben finden Sie den Bearbeitungsdialog für die Ausschreibung/Vergabe von Leistungen an Subunternehmer. Diese Funktionen sind nur für die Fachabteilungen von Belang.
3.2.15 Hausbestandteile
Auf der Seite Hausbestandteile finden Sie die Anzeige der aus der Kalkulation übernommenen Leistungen. Dies ist eine reine Anzeigeseite.
3.2.16 Mängel/Fehlmaterialien
Auf der Seite Mängel/Fehlmaterialien finden Sie die Anzeige der in dem jeweiligen Projekt aufgetretenen Mängel und Fehlmaterialmeldungen mit den wichtigsten Bearbeitungsfunktionen:
3.3 Funktionen im Projekt
Das Funktionsmenü unterstützt verschiedene Bearbeitungsfunktionen:
Im Einzelnen sind das:
-Projekt öffnen
-Neuer Projekteintrag
-Neues Dokument
-Bestehendes Dokument
-Anzeigen
-Funktionen
-Aktionen
Die dahinterliegenden Funktionen werden im Folgenden näher erläutert.
3.3.1 Projekt öffnen
Dieser Menüeintrag bietet verschiedene Möglichkeiten, ein Projekt zu öffnen:
Plantafel
Über den Eintrag Plantafel kommt man in die Plantafel, d.h. in den Bearbeitungsmodus für den Bauzeitenplan des Projektes. Da die Bearbeitung der Bauzeitenpläne über Berechtigungen gesteuert ist, werden Sie dort ggf. nicht hinkommen…. Die Bauzeitenplanbearbeitung ist Bauleitern, Projektleitern, Disponenten etc. vorbehalten.
Vollbild
Der Eintrag Vollbild öffnet den Projektdialog im Vollbildmodus, also ohne Projektliste darüber. Ansonsten sind dort alle Bearbeitungsfunktionen identisch.
Dokumentenübersicht
Der Eintrag Dokumentenübersicht öffnet das Projekt im Dokumentendialog, vergleichbar mit dem Doppelklick in die Projekt-Gesamtliste
3.3.2 Neuer Projekteintrag
Dieser Menüeintrag öffnet den Vorgangseintragsdialog.
Diese Funktion ist dafür gedacht, um allgemeine Notizen zum Projekt zu erfassen. Hier erfasste Notizen werden auf der Seite Vorgangseinträge im Projekt ebenfalls angezeigt.
Achtung: diese Liste ist chronologisch sortiert, aktuellste Einträge oben!
Ein Vorgangseintrag wird wie üblich automatisch mit den Erstellungsdaten abgespeichert. Bitte erfassen Sie allgemeine Projektinformationen über diese Funktion, vorgangsbezogene Informationen gehören in den Vorgang, damit diese auch mit dem Vorgang durch das Unternehmen laufen und allen am Vorgang beteiligten Zur Verfügung stehen!
3.3.3 Neues Dokument
Der Eintrag Neues Dokument bietet Funktionen zur Erstellung neuer Dokumente mit Projektbezug an.
Über diesen Eintrag werden aus dem Projekt E-Mails geschrieben. Je nach Einstellung des Systems können das vollständige E-Mails sein, bei denen über E-Mail-Vorlagen Felder wie An/CC/BBC, die Anhänge und auch die Ablageordner für die E-Mail konfiguriert sind.
Für Sie als Anwender ist die Erstellung einer E-Mail dadurch ganz wesentlich erleichtert. Nach Aufruf der Funktion erhalten Sie eine Vorlagenauswahl, aus der Sie die passende Vorlage auswählen.
Ihr System sollte so konfiguriert sein, dass ALLE E-Mails über konfigurierte E-Mails geschrieben werden können. Das Arbeiten ist dann ganz simpel.
Beispiel 1:
E-Mail an Kunden: es soll eine freie E-Mail an einen Kunden geschrieben werden. Dazu muss eine entsprechend eingerichtete E-Mail-Vorlage gewählt werden:
Neues Dokument > E-Mail
Es wird dann eine Liste der verfügbaren Vorlagen angezeigt:
Mit der Auswahl dieser Vorlage müssen Sie GAR NICHTS weiter tun, es wird Ihnen eine E-Mail erstellt, die nur noch textlich gefüllt werden muss. Alle möglichen Daten wie das „An“ oder Teile des „Betreff“ sowie des eigentlichen Textes sind bereits gefüllt:
Schwarz: bereits gefüllte Daten
Gelb: einzugebende Daten
Wird diese dann textlich ergänzte E-Mail versendet, ist die Ablage der E-Mail bereits automatisch erfolgt! Das ist an der E-Mail-Vorlage bereits definiert!
Diese Beispiel kann natürlich für jede andere Rolle auch eingerichtet werden (E-Mail an Statiker, E-Mail an Elektiker….). Dann wird die Adresse in der Rolle ermittelt und damit die E-Mail erzeugt.
Hinweis: es kann – je nach Systemkonfiguration – sein, dass Sie vor der Anzeige der E-Mail noch eine Vorgangsabfrage bekommen:
Diese Abfrage ermöglicht es, die zu erstellende E-Mail auch einem Vorgang zuzuordnen. Wenn das nicht gewünscht ist, kann die Auswahl auch einfach geschlossen werden.
Beispiel 2:
E-Mail an einen wählbaren Subunternehmer: es soll eine freie E-Mail an einen beliebigen Subunternehmer im Projekt geschrieben werden. Dazu muss eine entsprechend eingerichtete E-Mail-Vorlage gewählt werden:
Neues Dokument > E-Mail
Es wird dann eine Liste der verfügbaren Vorlagen angezeigt:
Im Gegensatz zum Beispiel 1 muss bei dieser Vorlage die Rolle (z.B. der Subunternehmer) gewählt werden, wenn die entsprechende Vorlage gewählt wurde:
Mit der Auswahl der Rolle per Doppelklick wird dann die E-Mail an den hier im Beispiel gewählten Elektriker erstellt.
Schwarz: bereits gefüllte Daten
Gelb: einzugebende Daten
Wird diese dann textlich ergänzte E-Mail versendet, ist die Ablage der E-Mail bereits automatisch erfolgt! Das ist an der E-Mail-Vorlage bereits definiert!
Beispiel 3:
E-Mail zur Übersendung eines Bauzeitenplanes an den Kunden: es soll eine vollständig vordefinierte E-Mail an den Kunden geschrieben werden, mit der ihm die Bauzeitenpläne und Erläuterungsdokumente zugesendet werden:
Neues Dokument > E-Mail
Es wird dann eine Liste der verfügbaren Vorlagen angezeigt:
Mit der Wahl dieser Vorlage wird jetzt ein vollständig fertige E-Mail incl. der vordefinierten Anhänge erstellt:
Hier im Text sind bereits alle notwendigen Informationen enthalten, individuelle Ergänzung sind natürlich noch möglich, aber nicht zwingend!
Über Druckmakros kann hier auf beliebige Projektdaten zugegriffen werden, so hier im Beispiel auf Bauleiterdaten.
Die Anhänge sind ebenfalls ermittelt und automatisch angehängt, hier im Beispiel der Bauzeitenplan als Projekt-Dokument und eine Anleitung zum Lesen des Bauzeitenplanes aus globalen Ordnern.
Selbstverständlich ist auch die Ablage dieser E-Mail konfiguriert und erfolgt automatisch mit dem Versenden/Speichern der E-Mail.
In unserem Beispiel liegt die erzeugte E-Mail in folgenden Ordnern:
-Beim Benutzer im "Neu"-Ordner
-Beim Kunden an der Adresse
-Im Projekt im Schriftverkehr
-Im Vorgang "Arbeitsvorbereitung" im Schriftverkehr.
Wenn Vorlagen OHNE Konfiguration verwendet werden, müssen viele der automatisierbaren Schritte manuell vorgenommen werden. Das geht selbstverständlich auch, sollte aber die Ausnahme sein.
Der Ablauf ist dann folgender:
•Ausgangspunkt ist wieder das Menü
•Neues Dokument > E-Mail
•Es wird dann eine Liste der verfügbaren Vorlagen angezeigt:
Je nach Konfiguration der Vorlage werden Sie dann über weitere Abfragen geführt. Zunächst könnte das eine Adresse sein, an den die E-Mail geschrieben wird.
Sie können hier aus verschiedenen Adress-Bereichen auswählen, z. B. bringt Ihnen die Schaltfläche Projektbeteiligte ein Auswahl aller Personen/Firmen, die am Projekt beteiligt sind.
Danach wird der Ablageordner im Projekt abgefragt.
Evtl. werden dann noch weitere Ordner abgefragt, z. B. für die Ablage der E-Mail an der Adresse. Diese Zuordnung sorgt dann dafür, dass ich diese E-Mail dann auch bei der Adresse, genauer in den Dokumenten der Adresse, wiederfinde.
Nach der Auswahl der Ordner ist die Eingabe zur Erstellung der E-Mail abgeschlossen. Als Ergebnis bekommen Sie eine vorgefertigte E-Mail.
Wenn Vi Projekt vollständig eingerichtet ist, dann hat jede Vorlage zumindest festgelegte Ablageordner, so dass die manuelle Auswahl entfällt. Im besten Fall erhalten sie eine fertige E-Mail ohne manuelle Eingaben! Diese Einrichtung ist Administratorenaufgabe, sprechen Sie mit Ihren Kollegen!
Word-Dokument/Fax
Für ein Word-Dokument gilt prinzipiell das gleiche wie für E-Mails. Über Vorlagen kann gesteuert werden, welche Adresse einem Dokument zugeordnet wird (damit sich z. B. die Adress- und Anredefelder im Word-Dokument automatisch füllen) und in welchen Dokumentenordnern das entstehende Word-Dokument abgelegt werden soll.
Je nach Konfiguration der Word-Text-Vorlagen kann das zu vollständig fertigen Dokumenten führen, die Sie persönlich in den Neu-Ordner in Ihren persönlichen Dokumenten wiederfinden und die gleichzeitig bereits in den von Ihnen gewählten oder vorkonfigurierten Dokumentenordnern beim Projekt und der zugeordneten Adresse finden.
Vorgang aus Vorlage
Mit dieser Funktion können vordefinierte Vorgänge manuell einem Projekt zugeordnet werden. In der Regel kommen wir heute über den Bauzeitenplan soweit, dass alle notwendigen Vorgänge im Bauzeitenplan enthalten sind und benötigen diese Funktion nicht weiter.
Um die Funktion nutzen zu können, müssen Vorgänge vordefiniert werden, die dann in dieser Funktion ausgewählt werden können.
Die so gewählten Vorgänge sind dann Bestandteil des Projektes, NICHT aber des Bauzeitenplanes!
Die Vorgänge finden sich dann in speziellen Dokumentenordnern des Projektes:
(Hier zu finden auf dem Register Dokumente des Projektes. Genauso findet sich dieser Vorgang natürlich auch in den Dokumentenordnern eines Projektes im Dokumentendialog.
Über diesen Menüeintrag können PDF-Dokumente erstellt werden, die mit Daten aus Vi Projekt gefüllt werden. Als klassisches Beispiel sei ein Abnahmeprotokoll genannt, dass unausgefüllt in den globalen Ordnern abgelegt ist. Es kann mit dieser Funktion aus dem globalen Ordner in das Projekt übernommen werden. Bei diesem Kopieren – das ausgefüllte Dokument wird ein neues Dokument in DOCUframe® – kann auf alle verfügbaren Projektdaten zurückgegriffen werden, um z. B. Projektnummer und Name, die Bau-Adresse, den Bauleiter usw. einzutragen. Auf diese Weise lassen sich vorausgefüllte PDF Dokumente für ein Projekt erstellen.
Die Erstellung ist einfach. Nach Funktionsaufruf muss nur die PDF-Vorlage gewählt werden:
Danach müssen ggfs. noch Ablagepfade ausgewählt werden, wenn dies durch die PDF-Vorlage nicht bereits vordefiniert ist. Als Ergebnis ist dann ein ausgefülltes PDF vorhanden, das als externes Dokument mit dem auf Ihrem Rechner installierten PDF-Programm geöffnet wird.
Dieses Dokument findet sich dann aber auch im DOCUframe®: einmal in den angegebenen Dokumentenordnern für die Ablage und zweitens in einem speziellen Dokumentenordner „Extern geöffnete Dokumente“.
3.3.4 Bestehendes Dokument
Mit dieser Funktion können bestehende Dokumente fest in ein Projekt kopiert bzw. zugeordnet werden.
Mit dem Menüpunkt Zuordnen wird eine Liste von Dokumenten geöffnet, aus der dann ein Dokument gewählt werden kann.
Danach noch den Dokumentenordner im Projekt wählen:
Dann steht das Dokument im gewählten Ordner. Wichtig zu wissen: das jetzt im Projekt stehende Dokument ist ein NEUES Dokument im Sinne von DOCUframe®, es ist nicht nur eine weitere Verknüpfung, d.h. Änderungen an diesem Dokument beziehen sich nur auf das Dokument im Projekt und verändern nicht die Vorlage in den globalen Ordnern.
3.3.5 Anzeigen
Im Menü Anzeigen finden sich verschiedene Funktionen zur Anzeige von Listen und weiteren Daten.
(1) Projektübersichten
(2) Listen/Auswertungen
(3) Projekttermine (Vi)
(4) Bemusterungsdaten (*.csv)
(5) Kunde
(6) Workflowdokumentation
(1) Projektübersichten
Im Menü Projektübersichten finden sich allerhand Listen, die sich auf Projekte beziehen. Sie bekommen eine Auswahlliste derjenigen Listen, die für Sie freigegeben wurden.
Welche Auswertungen verfügbar sind und welche Sie sehen, ist eine Sache der Einstellung durch den Administrator.
(2) Listen/Auswertungen
In diesem Menü Listen/Auswertungen finden sich weitere Auswertungen:
Über die Adressliste Projektbeteiligte können Adresslisten aus den am Projekt beteiligten Personen erstellt werden. z. B. lässt sich so z. B. eine Handwerkerliste erstellen….
Über den Menüpunkt Ressourcen-Terminübersicht lassen sich Vorgangslisten (als Dialog) generieren, die dann bearbeitet und z. B. über Excel ausgegeben werden können.
Alle in diesem Bereich anwählbaren Listen/Auswertungen müssen vom Systemadministrator eingerichtet werden und für Sie als Anwender freigegeben sein.
(3) Projekttermine
Dieser Menüpunkt Projekttermine öffnet die Übersicht der Termine und hebt erledigte bzw. abgelaufene Termine farblich hervor.
(4) Bemusterungsdaten
Dieser Menüpunkt Bemusterungsdaten exportiert über eine csv-Schnittstelle Basisdaten für die weitere Verwendung in einem Bemusterungsprotokoll. Die Daten müssen vorher definiert werden und projektspezifisch gepflegt sein.
(5) Kunde
Dieser Menüpunkt Kunde öffnet die dem Projekt zugeordnete Kundenadresse im Dokumentendialog.
(6) Workflowdokumentation
Dieser Menüpunkt Workflowdokumentation öffnet die Workflowdokumentation (Dialog). Diese Funktion ist nur berechtigten Benutzern zugänglich.
3.3.6 Funktionen
Unter diesem Menüpunkt finden sich drei weitere Menüpunkte:
(1) Drucken
(2) Updaten
(3) Vernichten
(1) Drucken
Unter diesem Menüpunkt kann eine dynamische Bauzeitenplanliste gedruckt werden:
Die zu druckenden Vorgänge können dynamisch gewählt werden.
Das Ergebnis ist dann eine Terminliste:
Diese Liste ist für Ad-Hoc-Auswertungen gedacht. Wenn Sie solche Listen mit festen Inhalten benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, der fest definierte Listen einrichten kann, die auf Knopfdruck verfügbar sind.
(2) Updaten
Diese Funktion ist Administratoren vorbehalten.
(3) Vernichten
Diese Funktion ist Administratoren vorbehalten.
3.3.7 Aktionen
Dies ist eine Standard-DOCUframe®-Funktion, die wir nicht verwenden.
4 Zusammenfassung
Wenn Sie die vorherigen Schulungsinhalte zum "Grundwissen" verinnerlicht haben, kennen Sie alle wichtigen Anwenderfunktionen für ein Arbeiten mit Vi Projekt.
Anregungen und Hinweise geben Sie bitte an Ihren Administrator weiter. Dieser kann viele Inhalte selbst ergänzen. Ansonsten wird Ihr Administrator Ihr Anliegen an uns weiterleiten.
Viel Freude und Erfolg!