Einsatzkonzeption |
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1. Vorbemerkung
Vi Projekt als Abwicklungsplattform für Bauprojekte fügt sich als ein Modul in die Welt der Vi BIM Solutions.
Diese Integration von Vi Projekt in die Vi BIM solutions einerseits und in ein Unternehmen andererseits wird im Folgenden konzeptionell betrachtet.
2. Abwicklung mit Vi BIM solutions
Voraussetzung für die Nutzung von Vi Projekt ist der auftragsbegleitende Einsatz von Vi Kalk, zumindest so lange, wie Daten aus Vi BIM solutions für die Abwicklung benötigt werden. Für die generelle Abwicklung von Bauprojekten mit Vi BIM solutions-Software sind drei Bereiche maßgeblich:
•Vertrieb
•Planung
•Auftragsabwicklung
2.1 Prozesskette Vi Plan/Vi Kalk
In der Gesamt-Prozesskette einer Auftragsabwicklung mit Vi BIM solutions sind folgende Prozesse planerisch und kalkulatorisch zu unterstützen:
•Entwurfsplanung/Angebotskalkulation
•Vertragsprüfung und -annahme
•Mehr-/Minderkostenberechnung für Auftragsänderungen vor der Bemusterung
•Erstellung der Bauantragszeichnungen/Kalkulation der entstehenden Mehr-/Minderleistungen
•Kalkulation der Mehr-/Minderleistung aus der Bemusterung und ggfs. danach
•Werkplanung
Für die einzelnen Prozesse ergibt sich folgendes Szenario:
2.1.1 Entwurfsplanung/Angebotskalkulation
Die Vertragsprüfung muss im Gesamtkontext der Integration in die Vi BIM solutions zu 100% auf Vi Kalk erfolgen, da eine geprüfter und mit dem Vertrag übereinstimmende Kalkulation für das Bau-Projekt in Vi Projekt Voraussetzung ist. Dazu gehört dann auch eine Vi-Planung, der den Vertragsstand abbilden muss. Die Entwurfsplanung muss also in dieser Phase in einen prüfbaren Vertragsplan mit Leistungsstand lt. Vertrag überführt werden.
2.1.2 Vertragsprüfung und -annahme
Die Vertragsprüfung und -annahme wird zukünftig zu 100 % mit Vi Kalk erfolgen müssen, da der in Vi Kalk geprüfte Vertrag die Basis für einen Import nach Vi Projekt ist. Der bestätigte Vertragspreis muss mit dem Kalkulationsprojekt identisch sein.
Damit ist die Vertragsannahme der Eingangsfilter für Vi Projekt. Mit der Vertragsprüfung liegt folglich für jeden Vertrag eine Vi BIM solutions Planung und -Kalkulation vor, die nach Abschluss der Vertragsprüfung mit der Vertragsannahme als Basis für den ersten Projekt-Import in Vi Projekt verwendet wird. Der abgeschlossene Kaufvertragspreis muss zuvor in der Kalkulation über Rabatte/Aufschläge als Kalkulationspreis eingestellt sein, weil Vi Projekt z.B. zur Rechnungsstellung auf diesem Kalkulationspreis aufsetzt.
Wenn bereits der Vertragsprüfungsprozess in Vi Projekt workflowbasiert unterstützt wird, kann der Import in einem speziellen Modus „Import vor Vertrag“ auf der Basis der Angebotskalkulation importiert werden. In diesem Fall werden noch keine Vertragssummen übernommen, wohl aber alle Daten, die für die Abwicklung notwendig sind.
Im Vertragsfall wird diese Vertragskalkulation in Vi Kalk festgeschrieben – „eingefroren“. Technisch gesehen erfolgt damit in Vi Kalk eine Umwandlung des „Angebotes“ in einen „Auftrag“. Der Auftrag hat für die weitere Abwicklung einen festen Leistungsumfang. Auf der Basis dieses festen Leistungsumfangs werden alle zukünftigen Leistungsveränderungen kalkuliert und als Mehr-/Minderpreise ausgewiesen.
Leistungsveränderungen sind z.B.:
•Änderung der Ausstattung des Hauses
•Änderung des Leistungsumfangs (Ausbaustufe, Leistung-/Eigenleistungspakete)
•Geometrische Änderungen der Planung
2.1.3 Mehr-/Minderkostenberechnung für Auftragsänderungen
Nach der Auftragsfestschreibung mit Vertragsannahme können Auftragsänderungen über die Auftragsfortschreibung in Vi Kalk erfasst und in Form von Nachträgen (Nachtragsangeboten) an den Kunden gegeben werden. Jede Änderung der Kalkulation, also auch aus einer Planänderung resultierende Kalkulationsänderungen, wird im Rahmen der Auftragsfortschreibung als Nachtrag gewertet und zwar immer auf den zuletzt „eingefrorenen“ Stand der Kalkulation. Nimmt ein Kunde einen Nachtrag ganz oder teilweise, kann die Kalkulation – ggf. nach Anpassung auf den vom Kunden gekauften Nachtragsumfang – wieder „eingefroren“ werden und jede weitere Auftragsänderung wird wieder zu einem Nachtrag auf den zuletzt eingefrorenen Kalkulationsstand.
Dieser Ablauf zur Nachtragserstellung kann zu jedem Planungszeitpunkt beliebig oft wiederholt werden, es ergeben sich beliebig viele, aufeinanderfolgende Auftragsnachträge. Der Zeitpunkt, wann ein neuer Nachtrag erstellt wird, ist beliebig. Nachträge folgen zwingend aufeinander. Alle Änderungen an der Kalkulation innerhalb eines Nachtrages werden grundsätzlich als „Gesamtnachtragsangebot“ behandelt. Ein Nachtragswechsel sollte immer dann erfolgen, wenn der Kunde ein Nachtragsangebot bestätigt hat, auch wenn diese Beauftragung nur Teile des Angebotes beinhaltet. Die nicht beauftragten Teile des Nachtragsangebotes müssen in der Kalkulation bzw. Vi-Planung zurückgesetzt werden. Mit der Erstellung eines neuen Nachtrages wird der Stand der Kalkulation festgeschrieben und alle weiteren Nachtragsangebote beziehen sich auf den im vorherigen Nachtrag festgehaltenen Leistungsumfang.
Ein vom Kunden akzeptierter Nachtrag ist die Importgrundlage für einen weiteren Import in Vi Projekt, mit dem dann der Vertragspreis und der Leistungsumfang des Projektes aktualisiert werden.
2.1.4 Erstellung der Bauantragszeichnungen/Kalkulation der entstehenden Mehr-/Minderleistungen
Sind nach Vertragsannahme alle weiteren Voraussetzungen für die Bauantragsplanung gegeben (Vertrag ist „planbar“), wird aus dem Vertragsplan der Bauantragsplan. Ist der Bauantragsplan vom Kunden freigegeben, können die daraus resultieren Vertragsänderungen als „Nachtrag nach Bauantrag“ kalkuliert und mit dem Kunden vereinbart werden.
Für Vi Projekt ist das wiederum eine vom Kunden beauftragte Leistungsänderung, die einen weiteren Nachtrags-Import auslöst.
2.1.5 Bemusterung und Erstellung der Mehr-/Minderleistung aus der Bemusterung
Die Bemusterung zur Festlegung der Hausausstattung erfolgt durchaus auf verschiedenen Ebenen innerhalb und ggf. auch außerhalb der Vi BIM solutions-Kalkulation. Die Festlegungen aus der Bemusterung müssen, sofern sie über den Hausvertrag und nicht separat abgerechnet werden, in Vi Plan und/oder Vi Kalk übernommen werden. Konkret heißt dies, dass Festlegungen aus dem Bemusterungsprotokoll in Vi Kalk nachgetragen werden müssen. Inwieweit die Bemusterungsinhalte in der Kalkulation ergänzt werden können oder in Sonderfällen über „Sonderpositionen“ erfasst werden müssen, ist in der Regel sehr anwenderspezifisch.
Das Einbauen von Bemusterungsinhalten in die Kalkulation hat den Vorteil, dass viele der Bemusterungsinhalte auch direkt kalkuliert und datenmäßig an Vi Projekt übergeben werden können. Das Vorliegen solcher Daten ist zur Ausschreibung nach Kalkulationspositionen extrem vorteilhaft, da es die Datennachbearbeitung bei der Vergabe maßgeblich minimiert. Bei variantenreichen Produkten wie Fliesen, Bodenbelägen, Innentüren etc. wird man evtl. eine Staffelung der Kalkulation nach Preisgruppen vornehmen. Für die Beauftragung in Vi Projekt heißt das, dass dann (zukünftig) in Preisgruppen bestellt werden kann und die exakte Ausführung per Anlage (Auszug aus dem Bemusterungsprotokoll) dokumentiert wird.
Klassischerweise bekommt der Kunde nach der Bemusterung das verabschiedete Bemusterungsprotokoll und einen Nachtrag incl. Kostenberechnung für die Änderungen. Idealerweise bekommt er diese Unterlagen bereits zum Abschluss der Bemusterung, was aber eine teilweise parallele Preisberechnung bei komplexeren Anpassungen und eine zeitgleiche Nachtragserstellung erfordert.
Je nach Gestaltung des Bemusterungsprozesses sind verschiedene Szenarien für die Nachtragserstellung aus der Bemusterung – auch parallel zur Bemusterung – denkbar:
1)Der Nachtrag wird als pauschaler Nachtrag in der Warenwirtschaft erstellt -> ausreichend für die Kostenverfolgung und Abrechnung zum Kunden, nicht aber für die Abwicklung in der Materialwirtschaft und der Budgetbetrachtung für Vergaben
2)Der Nachtrag wird über Vi Kalk erstellt (einige Leistung müssten dann auf Gewerkeebene pauschaliert mit Verweis auf das Bemusterungsprotokoll erfasst werden) -> ausreichend für die Kostenverfolgung und Abrechnung zum Kunden wie auch für die Abwicklung in der Materialwirtschaft und der Budgetbetrachtung für Vergaben, nicht aber für eine Positions- und mengenbewertete Bestellung aus Vi Projekt
3)Der Nachtrag wird als positionsbezogener Auftrag über die Warenwirtschaft erstellt (einige Leistung müssten dann auf Gewerkeebene pauschaliert mit Verweis auf das Bemusterungsprotokoll erfasst werden) -> ausreichend für die Kostenverfolgung und Abrechnung zum Kunden wie auch für die Abwicklung in der Materialwirtschaft und der Budgetbetrachtung für Vergaben, nicht aber für eine Postions- und mengenbewertete Bestellung aus Vi Projekt
4)Der gesamte Prozess wird auf Vi Kalk umgestellt, d.h. Abbildung relevanter Teile der Bemusterung aus Vi Kalk/Vi Projekt mit der Zielsetzung einer mengenbewerteten Bestellung.
2.1.6 Werkplanung
Der Prozess der Werkplanung setzt in der Regel nach der Bemusterung auf, ggf. bei zweigeteilter Bemusterung (technische Bemusterung/Ausstattungsbemusterung) auch bereits nach der technischen Bemusterung. Wir betrachten die Werkplanung als technische Ausarbeitung des Bauprojektes OHNE weitere Nachtragsrelevanz, d.h. durchaus über CAD- oder Holzplanungsprogramme abbildbar und damit außerhalb der Vi Plan/Vi Kalk-Kette.
3. Vi Projekt
Vi Projekt ist eine vollständige Projektabwicklungsplattform. Eine wesentliche Voraussetzung für die Nutzung vonVi Projekt ist, dass die Kalkulation über Vi Kalk für ALLE Bauvorhaben zum Vertragseingang vorliegt. Ab Vertragsannahme werden Leistungsveränderungen auf der Basis von Nachträgen aus Vi Kalk (Auftragsfortschreibung) in Vi Projekt abgewickelt.
Leistungsumfang der angestrebten Lösung über Vi Plan/Vi Kalk und Vi Projekt
Vi Plan liefert die für die Kalkulation notwendigen Massen und Mengen. In Vi Kalk werden die übernommen Massen und Mengen mit preisbewerteten Positionen verknüpft, die die Basis für das Angebot aus Vi Kalk darstellen. Die mengenbewerteten Positionen setzen sich ggf. aus Material und Lohn zusammen. Die kalkulierten Positionen (ggf. mit Material- und Lohn-/Zeitdaten) sind dann die Basis für die Übergabe an Vi Projekt. Diese werden in Vi Projekt als Hausbestandteile geführt. Neben den Positionen werden eine Vielzahl von Kalkulationsdaten ebenfalls an Vi Projekt übergeben (Kundendaten, Objektdaten [frei definierbar], Leistungs- und Eigenleistungspakte, Rabatte etc.).
Die aus der Kalkulation stammenden Daten bilden das Grundgerüst für die Abwicklung eines Projektes in Vi Projekt.
3.1 Gesamtprojekt – Bestandteile der Vi Projekt-Lösung
Die Gesamtlösung der Projektabwicklung über DOCUframe®/Vi Projekt setzt sich aus mehreren, ineinander integrierten Komponenten zusammen:
•DOCUframe®
•Vi Projekt
•Rechnungseingangsworkflow
•Cloud-Anbindung GSDspace
•Baustellenportal
•MobileAccess
•Vi Preispflege
3.1.1 DOCUframe®
DOCUframe® ist die Basisplattform für Vi Projekt. Dieses System ist mit Vi Projekt vollständig integriert, der Anwender wird keine Systemtrennung bemerken.
DOCUframe® stellt Basisfunktionen zur Verfügung, auf die die bauspezifischen Vi Projekt-Funktionen aufbauen:
•Adressverwaltung
•Dokumentenarchivierung
•Telefonanbindung
•Fax
•Warenwirtschaft
•Workflow-Mechanismen
•….
Die Einführung von Vi Projekt macht die bestehende Dokumentenverwaltung auf Windows-Ebene weitestgehend überflüssig. Die Dokumentenarchvierung erfolgt zukünftig in Vi Projekt. Die vielschichtige Integration und automatisierte Ablage sowie der automatisierte Zugriff auf Dokumente aus der Ablage macht diese Ablösung zwingend notwendig.
3.1.2 Vi Projekt
Vi Projekt liefert dann bauspezifische Funktionserweiterungen unter Nutzung der DOCUframe®-Funktionalität.
Im Basis-System von Vi Projekt erfolgt die Projektverwaltung und -bearbeitung bzgl. der Projektdaten, die Auftrags- und Nachtragsbestätigung sowie die Rechnungsschreibung. Basis hierfür sind die Kalkulationsdaten. Das bedeutet, dass die Vertragssummen auch fortlaufend geführt werden, wie ausgeführt unter der Berücksichtigung, dass in Ihrem Haus bis zur Bemusterung keine Nachträge erstellt werden und damit Vi Kalk ggf. erst mit der Bemusterung ins Spiel kommt.
Alle für die Abwicklung erforderlichen Termindaten kommen aus dem Bauzeitenplan. Er ist somit die Basis für die Auslösung von Workflows im internen Bereich wie zu „Externen“ hin, z.B. zu Partnerunternehmen. Der Bauzeitenplan incl. der Workflows zur Arbeitsverteilung und -überwachung wird im Modul Bauzeitenplanung/Workflow definiert und gepflegt. Eine Ressourcenplanung bis auf die Mitarbeiterebene herunter mit Urlaub/Krankheit und stundengenauer Einsatzplanung ist aktuell NICHT Bestandteil des Bauzeitenplanes, ist aber Gegenstand von geplanten Erweiterungen.
Für den Bereich der Bautagebucherfassung und der Kundendienstbearbeitung gibt es jeweils eigene Vi Projekt-Module (Bautagebuch/Kundendienst). Die Bautagebuchfunktion dient der Erfassung von Bautagebucheinträgen, Protokollen, Mängeln etc. Die Kundendienstverwaltung schließlich dient der Verwaltung der Mängel, die auch im Bautagebuch erfasst werden können.
Näheres zu den Funktionen finden Sie auch im Modulkonzept.
3.1.3 Rechnungseingangsworkflow (REWF)
Für den Bereich „Rechnungseingangsworkflow“ ist ein weiteres Modul verfügbar, mit dem die Rechnungsprüfung in Ihrem Unternehmen workflowbasiert erfolgen kann, d.h. eine Rechnung „fließt“ durch einzelnen Prüfinstanzen und kann dort bearbeitet werden (z.B. Kürzungen/Einbehalte/ Weiterberechnungen).
Die Rechnungseingangsworkflows lassen sich als Stammdaten vom Benutzer selbst einrichten (keine Programmierung erforderlich). Diese Rechnungseingangsworkflows sind voll integriert, z.B. in das Bestellwesen und die Vergabe (-> eine Bestellung kennt dann „ihren“ Rechnungseingangsworkflow) und bedient sich zu 100% des Rollenkonzeptes von Vi Projekt. Bauspezifische Funktionen (wie Kürzungen/Einbehalte/Weiterberechnungen sind ebenfalls integriert und können im Rahmen der Workflow-Definitionen den einzelnen Prüfinstanzen zugeordnet werden.
3.1.4 Cloud-Anbindung GSDspace
Im Laufe des Jahre 2021/2022 wird es ein weiteres Modul zu Vi Projekt geben, mit dem ein cloudbasierter Dokumentenzugriff auf Projektdokumente aus Vi Projekt möglich wird. Damit können Externe, die nicht reguläre Vi Projekt-Benutzer sind, auf freigegebene Projektordner und deren Dokumente zugreifen. Es wird ebenfalls möglich sein, über dieses Modul Dokumente von Extern nach Vi Projekt hochzuladen. GSDspace erhält eine eigene Benutzerverwaltung, die die Nutzungsrechte der Projektdokumente in der Cloud steuert.
Die Vi Projekt-Workflows werden dann anstelle von Dokumenten alternativ noch Links zu GSDspace versenden.
3.1.5 Baustellenportal
Für Vi Projekt steht eine Baustellenportal-APP zur Verfügung, die bauspezifische Funktionen über einen mobilen Zugang ermöglicht. Damit sind dann folgende Funktionsbereiche abgedeckt und vollständig in Vi Projekt integriert:
-Personalzeiterfassung Anwesenheit (auf Baustelle)
-Betriebsdatenerfassung Tätigkeitsmeldungen (Beginn/Ende)
-Bautagebucherfassung incl. Protokolleinträgen/Mängelerfassung
3.1.6 MobileAccess
Für die Kommunikation mit DOCUframe® bietet der Hersteller GSD eine APP, die wir in der Business-Variante einsetzen werden.
Mit dem Mobile-Access besteht die Möglichkeit, auf einem mobilen Endgerät, Posteingänge, Adressen nach Adresslisten, Dokumente, Projekte und Kalenderdaten mobil zu bearbeiten. Kalenderdaten und Adressen werden in die entsprechenden Funktionen des Endgerätes synchronisiert.
3.1.7 Preispflege
Für die Preispflege bieten wir die Nutzung unserer Internetplattform Vi Preispflege an, die sowohl an die Kalkulation wie an Vi Projekt angebunden ist. Mit der Vi Preispflege können Sie Ausschreibungen ins Internet stellen und durch Ihre Subunternehmen in einer Weboberfläche pflegen/eingeben lassen.
Die Nutzung der Vi Preispflege ist im Rahmen des Einführungsprojektes (für max. 12 Monate) kostenfrei.