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Versenden von Projekteinträgen per E-Mail

 

Vorgangs- und Projekteinträge dienen dazu, Informationen zum Projekt oder Vorgang zu dokumentieren.

Internen Mitarbeitern sind die Einträge über Vi Projekt direkt zugänglich. Um die erfassten Einträge auch an Externe versenden zu können, wurden spezielle Funktionen geschaffen, um diese Vorgangseinträge per E-Mail versenden zu können.

 

Es gibt zwei Stellen, an denen diese Versendefunktion aufgerufen werden kann:

 

Vorgangseinträge im Projekt werde auf der Seite Vorgangseinträge chronologisch sortiert angezeigt. Und genau hier gibt es dann auch einen Aufruf der Versendefunktion :

 

 

Auf der Seite Termine werden in der Spalte Einträge ebenfalls die zu einem Vorgang vorhandenen Vorgangseinträge angezeigt.

Um diese Einträge aus der Seite Termine versenden zu können, gibt es im dortigen Rich-Text-Menü einen Eintrag Vorgangseintrag per E-Mail versenden:

 

 

 

Jeder dieser beiden Funktion ruft die Versendefunktion auf.

Beim Aufruf aus der Seite „Vorgangseinträge“ ist der zu versendende Vorgangseintrag durch die markierte Zeile gegeben, beim Aufruf aus den Terminen muss der zu versendende Eintrag zunächst aus der Liste der erfassten Vorgangseinträge gewählt werden:

 

 

Dann muss eine E-Mail-Vorlage gewählt werden, die für den Versand genutzt wird, sofern mehrere Vorlagen dafür definiert sind. Ist nur eine Vorlage definiert, so wird direkt eine E-Mail erstellt:

 

 

Um diese Funktion nutzen zu können, MÜSSEN über Ihren Administrator E-Mail-Vorlagen mit einer E-Mail-Vorlagenkonfiguration eingerichtet und in der Konfiguration zugeordnet sein.  In die E-Mail-Vorlagen müssen die Inhalte für den Vorgangseintrag per Druckmakro eingefügt werden:

 

 

Die zu verwendenden E-Mail-Vorlagen müssen in der E-Mail-Vorlagen-Konfiguration definiert sein, damit ein Ablagepfad für die entstehenden E-Mails aus dieser Versandfunktion festgelegt ist.  Zu finden ist die E-Mail-Vorlagenkonfiguration unter „Daten -> Stammdaten -> Vorlagen/Auswertungen -> E-Mail-Vorlagen-Konfigurationen:

 

 

Eine solche E-Mail-Vorlagenkonfiguration sieht dann beispielsweise so aus:

 

Die Liste der für den Versand der Vorgangseinträge verfügbaren Vorlagen findet sich auf der Seite „Vorgänge“ in der Konfiguration: