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Das Erstellen einer Rechnung an den Kunden ist ein zweistufiger Prozess:

 

 

                 

Die Bearbeitungsfunktionen dazu finden sich im rechten Seitenmenü neben der Liste der Zahlungsplaneinträge

 

 

 

Freigeben

 

Mit der Funktion Freigeben wird ein Zahlungsplaneintrag zur Rechnungsstellung freigegeben.

Dabei wird der Betrag der zu stellenden Rechnung ermittelt und angezeigt, der Status wird auf Freigegeben gesetzt.

 

Ausgangslage vor Freigabe:

 

 

Nach Freigabe:

 

 

 

 

Beleg erstellen

 

Die Belegerstellung ist eine Warenwirtschaftsfunktion zur Erstellung eines Abschlagsrechnungsbeleges. Die dazu notwendigen Einstellungen sind bereits voreingestellt, d.h., die Rechnungserstellung ist lediglich ein "Knopfdruck".

 

Mit der Funktion Beleg erstellen wird die Belegerstellung angestoßen. Das Ergebnis ist dann ein Abschlagsrechnungsbeleg.

 

Als Anzeige bekommen Sie den Belegkopf und auf dem Register Belegzeilen die Rechnungspositionen:

 

 

 

In unserem Fall ist es eine Rechnungsposition zur ersten Rate von 10%.

 

 

Die Rechnung kann jetzt gedruckt oder weiterverarbeitet werden. Ein Druck über die Funktion Drucken im rechten Seitenmenü öffnet den Druckdialog:

 

 

Ein Druck in die Vorschau sieht dann so aus (Beispiel für ein Formular zur Ausgabe auf einem Briefbogen):

 

 

Hinweis: Formulare müssen optisch firmenindividuell gestaltet werden, die Inhalte für Kopf- und Fußtexte können konfiguriert werden.

 

Ein so entstandener Beleg kann natürlich in den Belegdaten noch modifiziert werden, so lassen sich die vorkonfigurierten Kopf- und Fußtexte auf dem Register Adressen – Texte natürlich anpassen:

 

 

Nach dem Ausdruck auf einen Drucker wird für den Beleg ein Druckkennzeichen gesetzt, bei einer Ausgabe in die Vorschau erfolgt noch eine Abfrage zum Druckkennzeichen:

 

Wird diese Abfrage bejaht, gilt der Beleg als gedruckt.

 

 

In der Anzeige auf dem Register Zahlungsplan des Projektes sind jetzt die Daten zum abgerechneten Zahlungsplaneintrag fortgeschrieben:

 

 

Der Status ist jetzt in Bearbeitung, wenn der Beleg nicht gedruckt wurde bzw. In Rechnung gestellt, wenn der Rechnungsstatus im Beleg gesetzt wurde.

Die Belegnummer ist zusammen mit der Belegsumme und dem resultierenden "Offenen Posten" eingetragen.

 

 

Beleg anzeigen

Wenn eine Belegnummer eingetragen ist, kann man diesen Beleg auch wieder öffnen. Dazu wird die gleiche Schaltfläche wie zur Belegerstellung verwendet.

 

 

Freigabe zurücknehmen

Falls es notwendig ist, kann eine Freigabe eines Zahlungsplaneintrages über die Funktion Freigabe zurücksetzen auch wieder rückgängig gemacht werden. Das geht natürlich nur, solange keine Rechnung erstellt wurde.

 

Hinweis: Das Zurücknehmen einer kompletten Abrechnung mit Rechnungserstellung ist Administratorenaufgabe!

 

=> weiter zum Thema: Verarbeitung von Nachberechnungen