Anfrage (Vergabe) |
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Anfrage (Vergabe) |
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Anfragenerstellung:
In der Vergabe können Vergabeleistungen vor der Beauftragung natürlich auch angefragt werden.
Voraussetzung für die Anfrage ist zumindest, dass die Lieferanten, die angefragt werden sollen, als Lieferanten-Adresse im System hinterlegt sind. Die anzufragenden Lieferanten müssen dabei nicht zwingend auch eine Lieferanten-Preisliste haben, so dass sie bei der Lieferantermittlung automatisch ermittelt werden. Es reicht z.B. völlig aus, diesen Lieferanten eine Branche zuzuordnen, die auch im zu vergebenden Vergabelos hinterlegt ist. Dann können diese Lieferanten auch über die erweitere Lieferantensuche gefunden und angefragt werden.
Ausgangpunkt für die Erstellung von Anfragen ist die Vergabe innerhalb des Projektes:
Projekt > Vergabe: aus einem Lieferanten-Leistungsverzeichnis:
Das Standard-Leistungsverzeichnis ist in der Regel zu diesem Zeitpunkt im Status „Neu“, noch NICHT im Status „Angefragt“! In den Status „Angefragt“ wird erst gewechselt, wenn wirklich Anfragen erstellt sind.
Es gibt verschiedene Wege für die Erstellung einer Anfrage:
•Drucken: über die Druckfunktion 
“Anfrage/Vergabe drucken“
•E-Mail-Versand: über die E-Mail-Versandfunktion 
„Vergabe per E-Mail versenden“
Drucken der Anfrage: Anfrage wählen
Das Druckformular wird automatisch als Anfrage konfiguriert. Dazu werden die Anfrage-Einstellungen aus der Konfiguration des Vergabeloses verwendet. Es ergibt sich automatisch eine Anfrage-Formular.
E-Mail-Versand
Versenden der Anfrage per E-Mail: Anfrage-Vorlage wählen:
E-Mail und das Anfrageformular werden automatisch lt. Einstellungen der E-Mail-Vorlage und der Anfrage-Konfigurationseinstellungen erstellt:
Im Anhang findet sich die Anfrage (der Dateiname ist noch optimierungsfähig, hier sollte statt „Auftrag“ besser „Anfrage stehen)
Der Anhang ist dann bereits oben abgebildete Anfragedokument:
Danach kann das Lieferanten-Leistungsverzeichnis auf den Status „Angefragt“ gesetzt werden.
Dieser Prozess kann beliebig oft wiederholt werden, bis alle Lieferanten angefragt sind. Der übergeordnete Status des Standard-Leistungsverzeichnis wird bereits mit der ersten Lieferantenanfrage auf „Angefragt“ gesetzt.
