Bestell-Listen |
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Materialwirtschaft in Vi Projekt
Die Einführung der Materialwirtschaft in Vi Projekt ist ein Mix aus der Nutzung von Standard-Funktionen der DOCUframe®-Standard-Warenwirtschaft und bauspezifischen Vi Projekt-Funktionen, die die Standardfunktionalität ergänzen. Das Gesamte ist aber eine Einheit.
Die Einführung der Warenwirtschaft ist ein mehrstufiger Prozess, der auch zeitlich gestaffelt ablaufen sollte. Die einzelnen Prozesse sind:
•Stammdaten
•Bestellwesen
•Rechnungseingangswesen
•Bestandsführung
Stammdaten
Artikel
Ausgangpunkt für die Materialwirtschaft sind Artikel. Artikel werden sowohl in Vi Kalk wie auch der Warenwirtschaft verwendet.
Die in Vi Kalk definierten Artikel (in der Holz-Kalkulation im Standard verwendet, in der Massiv nur kundenspezifisch enthalten) sind auch in der Warenwirtschaft enthalten. Der Stammdatenimport aus Vi Kalk in Vi Projekt liefert nämlich auch die Artikel aus Vi Kalk, die als Artikel in der Warenwirtschaft mit den Warengruppen aus Vi Kalk angelegt werden.
Die Dialoge zur Verwaltung der Artikel finden Sie z.B. in folgenden Menüs:
Warenwirtschaft > Stammdaten > Artikel
Ein Artikel wird durch viele verschiedene Daten beschrieben. Die wesentlichen sind:
•Nummer
•Bezeichnung
•Artikelgruppe
•Standard-Einheit
All diese Daten werden durch den Stammdatenimport aus Vi Kalk gefüllt.
Ein Artikel sieht dann wie folgt aus:
Artikel-Preise - Verkaufspreise
Artikel, die aus Vi Kalk importiert werden, haben standardmäßig keine Verkaufspreise, da Artikel in der Kalkulation nur zur Preisbildung der Positionen eingesetzt werden und selbst keine verkaufsfähigen Produkte sind.
Wenn Artikel in der Warenwirtschaft in Vi Projekt „verkauft“ werden sollen, dann müssen für die Artikel mit den Standard-Funktionen der Warenwirtschaft Verkaufspreis-Kalkulationen mit den Funktionen der Standard-Warenwirtschaft angelegt werden. Dann gibt es auch Verkaufspreise in der Warenwirtschaft.
Artikel-Preise - Einkaufspreise
Lieferantenbezogene Einkaufspreise für die Artikel werden aus Vi Kalk auch nicht übertragen, da Vi Kalk keine Lieferanten kennt. Lieferanten sind nur in Vi Projekt bekannt, so dass Lieferantenpreise nur in Vi Projekt verwaltet werden können. Für die Warenwirtschaft sind Lieferantenpreise unbedingt erforderlich.
In der Warenwirtschaft werden die Einkaufspreise am Artikel auf dem Register Einkauf gepflegt.
Die Warenwirtschaft führt zu jedem Artikel einen Hauptlieferanten und – wenn erforderlich – weitere Zusatzlieferanten.
Daneben gibt es eine Vielzahl von weiteren Daten, die ggf. zur Anwendung kommen müssen (z.B. die Führung verschiedener Einheiten incl. deren Umrechnung, Bestände etc.)
Die Pflege der Lieferanten und der lieferantenbezogenen Einkaufspreise ist für die im weiteren beschriebenen Bestell- und Rechnungeingangsprüfungsfunktionen unabdingbar.
Sonstige Funktionen
•Artikelimporte
Artikelimporte sind auf der Basis von Excel-Listen machbar. Wir gehen eigentlich immer den Weg über Vi Kalk, da die Artikel der Warenwirtschaft auch in der Kalkulation zur Preisbildung der Positionen verfügbar sein sollten, auch wenn diese nicht zwingend genutzt werden MÜSSEN.
Für den Import in den Artikelstamm der Kalkulation gibt es in Vi Kalk Standard-Importfunktionen zum Import von Artikeln aus CSV-Dateien (Excel) (siehe Vi Kalk-Dokumentation).
Über den Stammdatenimport aus Vi Kalk in Vi Projekt gehen diese Artikel dann in die Warenwirtschaft in Vi Projekt über (siehe Dokumentation Einrichtungsleitfaden Stammdatenimport aus Vi Kalk).
•Lieferantenpreisimporte
Lieferantenpreise für die Warenwirtschaft können ebenfalls importiert werden. Bitte nutzen Sie die zugehörige Dokumentation.
•Bestellwesen
Bestellungen in der Warenwirtschaft können selbstverständlich mit den Standardfunktionen der DOCUframe®-Warenwirtschaft erstellt werden. Dazu müssen aber viele Daten manuell erfasst werden, z.B. Projekt/Kunde oder Lieferant und die Artikel in den Bestellpositionen mit den jeweiligen Mengen. Auf diese Art und Weise lassen sich Anfragen wie auch Bestellungen manuell erstellen. Für das Gros der Belege ist das aber zu aufwändig und zeitintensiv. Aus diesem Grunde haben wir Vi Projekt Funktionen geschaffen, die die Bestellprozesse abkürzen.
In den Vi Projekt-Funktionen geht es darum, auf der Basis von Artikellisten und einer reinen Mengenerfassung Bestellungen – und zwar mit wie auch ohne Projektbezug – zu erstellen. Das sind dann z.B.
•Schrauben-Bestellungen für lagermäßig geführte Schrauben
•Holzbestellungen für nicht lagermäßige Hölzer für Projekte
•Lagerentnahmen für Projekte...
Für all diese Prozesse haben wir in Vi Projekt spezielle Funktionen geschaffen.
Basis ist die Definition von Bestelllisten (Materialanforderungslisten), d.h. Listen von Artikeln eines Lieferanten, die dann nur mit Mengen ausgefüllt werden müssen und die dann in Form von Anfrage- oder Bestellbelegen in der Warenwirtschaft weiter verarbeitet werden können.
Basis dafür sind konfigurierbare Bestelllisten (Materialanforderungslisten).
Konfiguration der Bestelllisten (Materialanforderungslisten)
Für die einzelnen Bestelllisten (Materialanforderungslisten) gibt es eine Konfiguration, in der die einzelnen Listen definiert werden können:
Daten > Stammdaten > Vorlagen / Konfigurationen > Materialanforderungs-Konfigurationen
Dort werden die einzelnen Listen definiert:
Folgende Daten müssen für eine Konfiguration erfasst werden:
•Nummer
•Name
•Lieferant (Pflichtfeld)
•Kennzeichen Projektbezug
•Liste Belegarten
•Liste Benutzer
Zusätzlich können die Materialien weiter eingeschränkt werden:
•über Warengruppen
•über Artikelnummernbereiche
Das Kennzeichen Projektbezug steuert, ob bei der Belegerstellung ein Projekt abgefragt wird und folglich ein Projektbeleg erstellt wird oder nicht.
Die Liste der Belegarten ermöglicht es, Belegarten vorzudefinieren, die für die jeweilige Bestellung verfügbar sein können. Damit kann z.B. gesteuert werden, ob neben der Bestellung auch Anfragen möglich sein sollen.
In die Liste der Benutzer sind die Benutzer oder Benutzergruppen einzutragen, die berechtigt sein sollen, solche Belege zu erstellen.
Belegerstellung
Die Bestellbelege auf Basis der Bestelllisten (Materialanforderungslisten) können von zwei Stellen aufgerufen werden, aus dem Projekt (projektbezogene Bestellungen) und über das Warenwirtschaftsmenü (Lagermaterial).
•Aufruf aus dem Projekt
Aus dem Projekt heraus findet sich der Aufruf auf der Seite Vertragssummen, neben der Liste der sonstigen Belege:
Wir die Funktion aufgerufen, muss zuerst die Liste ausgewählt werden (sofern es mehrere gibt):
Danach muss dann die Belegart ausgewählt werden:
Nach den Auswahlen wird dann eine Liste der Artikel erstellt, die vom jeweiligen Lieferanten angeboten werden:
Diese Liste ist eine reine Mengenerfassungsliste, noch KEIN Beleg.
Die Erfassung der Mengen erfolgt dann wie folgt:
•Ein Bestellmengenfeld zur Bearbeitung öffnen (z.B. F2)
•Menge eingeben
•Mit Enter bestätigen, bis das nächste Mengeneingabefeld erreicht ist, dass eingegeben werden soll.
Nach Abschluss der Erfassung kann ein Beleg zu den erfassten Massen erstellt werden. Dazu gibt es links oben neben der Erfassungsmaske eine Funktion Beleg erstellen:
Mit dieser Schaltfläche wird die Warenwirtschaft aufgerufen, wo ein Beleg mit den erfassten Mengen erstellt wird.
Belegkopf:
Belegzeilen:
Schließt man den Beleg z.B. nach dem Druck, so wird der Beleg in den Kopf der Mengenerfassung übernommen.
Wird der Erfassungsdialog jetzt (oder auch früher) geschlossen, sind die erfassten Mengen verloren, diese werden nicht gespeichert.
Diese Belegerstellungsfunktion ist zukünftig noch ausbaufähig, z.B. durch Anzeige von Lagerbeständen oder Bestellvorschlagsmengen aus der Disposition. Genauso ist an dieser Stelle ein Import von Mengen denkbar, wenn die Artikelnummern im Import verfügbar sind.
•Aufruf aus der Warenwirtschaft
Für NICHT projektbezogene Materialbestellungen (Lagermaterial) gibt es einen Aufruf aus dem Warenwirtschaftsmenü:
Warenwirtschaft > Bestellwesen > Bestelllisten (Lager)
Achtung: dieses Menü muss nach der Modulinstallation manuell in das Standardmenü der Benutzer eingebunden werden.
Die Erstellung von Belegen ist danach wie bei der projektbezogenen Erfassung.