Dokumente in Vorgängen/Vorgangsdokumente |
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Dokumente in Vorgängen/Vorgangsdokumente |
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1. Erstellung von Dokumenten aus Vorgängen
Ziel ist es, aus Vorgängen direkt die gewünschten Word-Dokumente erzeugen zu können. Dazu gibt es im Vorgang eine Funktion, mit der neben E-Mails auch Word-Dokumente oder PDF-Formulare aus PDF-Vorlagen erzeugt werden können.
Nach Auswahl der Funktion Neues Dokument > Word-Dokument/Fax öffnet sich ein Auswahldialog für die entsprechende (Word-)Vorlage.
2. Einstellungen für Vorlagen in Vorgängen
Um eine entsprechende Vorlagenliste anzeigen zu können, müssen zwei Dinge getan sein:
-Die Word-Vorlagen müssen in Vorlagenkategorien eingeteilt sein.
-Die Vorlagenkategorien müssen den Vorgängen zugeordnet sein.
2.1 Dokumentenvorlagen/Vorlagenkategorien
Word-Text-Vorlagen können einer oder mehreren Vorlagenkategorien zugeordnet sein. Die Anzeige der zugeordneten Vorlagenkategorien muss ggf. in der Dokumentengesamtliste noch durch das Einfügen der Spalte „Vorlagenkategorien“ eingerichtet werden.
Ist die Spalte eingerichtet, so zeigt sie die Anzahl der Vorlagenkategorien, die dem jeweiligen Dokument zugeordnet ist.
Die Word-Text-Vorlagen finden sich in der Gesamtliste der Dokumente:
Die Anzahl der Vorlagenkategorien erfolgt in der Spalte „Vorlagenkategorien“, die Liste kann über „Erweitertes Bearbeiten“ geöffnet werden:
Die Bearbeitung der Liste erfolgt im DOCUframe®-Standard:
-Neues Element einfügen
-Eingefügtes Element bearbeiten
Der Name der Kategorie ist beliebig. Er wird später bei der Zuordnung der Vorlagenkategorien zu den Vorgängen verwendet.
Sinnvoll ist die Verwendung einer Kategorie „Allgemein“, in der vorgangsübergreifende Standardschreiben hinterlegt werden und vorgangsspezifische Kategorien wie „Auftragsbestätigung“, „Bauantrag“, in der dann ganz speziell bei der jeweiligen Vorgangsbearbeitung notwendige Schreiben hinterlegt werden.
2.2 Zuordnung Vorlagenkategorien zu Vorgängen
Den Vorgängen werden die so definierten Vorlagenkategorien zugeordnet. Über diese Zuordnungen werden dann aus dem Vorgang heraus die verfügbaren Word-Text-Vorlagen ermittelt und zur Verwendung angeboten.
Die Zuordnung erfolgt im Vorgang auf der Seite „Planung“:
Hier können beliebig viele Kategorien zugeordnet werden. Die Bearbeitung der Liste erfolgt im DOCUframe®-Standard:
-Neues Element einfügen
-Eingefügtes Element bearbeiten