Funktionen |
|
Funktionen |
|
In Vi Projekt dienen die Funktionen der Festlegung von Aufgabebereichen (Funktionen) bei den Ansprechpartnern der Lieferanten. Diese Funktionen ermöglichen es, z.B. Schriftverkehr nicht direkt an eine benannte Person zu adressieren, sondern an eine Funktion, über die dann beim Lieferanten die jeweilige Person ermittelt wird.
Stammdaten
In den Stammmdaten sind Funktionsschlüssel definiert, die den Ansprechpartnern der Lieferantenzugeordnet werden können.
Die Funktionsschlüssel sind Systemstammdaten (keine Vi Projekt-Stammdaten mit Pflegedialog) und werden als Wertzuordnungen gepflegt:
Einstellungen > Oberfläche > Wertzuordnungen > xVIframeAnsprechpartnerfunktionen
Die Wertzuordnungen sind ein standardisierter Pflegedialog für Daten unterschiedlichster Art, d.h. alle hier eingetragenen Daten haben die gleiche Datenstruktur.
Die in Vi Projekt verwendeten Funktionen finden sich unter dem Eintrag xVIframeAnsprechpartnerfunktionen:
Diese Stammdaten können beliebig ergänzt werden, wenn zusätzliche Funktionen benötigt werden. Bitte legen Sie die neuen Funktionen analog zu den bestehenden Datensätzen an!
Zuordnung von Funktionen zu Lieferanten-Ansprechpartnern
Bei größeren Firmen sind oftmals verschiedene Ansprechpartner für gewisse Aufgabenbereiche zuständig. Um dann z.B. Schriftverkehr oder E-Mails direkt an den richtigen Ansprechpartner zu bringen, kann die Funktion der Ansprechpartner verwendet werden.
Dazu müssen die definierten Funktionsschlüssel zugeordnet werden. Im Standard sind die Felder für die Funktionen NICHT eingeblendet.
Als Erstes ist also eine Oberflächenergänzung erforderlich. In der Liste der Ansprechpartner muss die Spalte Funktionen eingeblendet werden.
Um die Anzeige anschließend permanent verfügbar zu haben, muss die Einstellung so gespeichert oder als neue Einstellung angelegt werden. Diese Oberflächenanpassungen sollte ein Administrator vornehmen.
Sobald die Spalte eingeblendet ist, können die Funktionen über den Kontext-Menübefehl Erweitertes Bearbeiten erfasst werden:
Die Zuordnung der Funktionen kann auch mehrfach vorgenommen werden, es werden dann ggf. mehrere Ansprechpartner adressiert. Wenn im gezeigten Beispiel der Einkauf in zwei Bereiche Eindeckung und Dachflächenfenster aufgeteilt wäre, so würde man wohl zwei Funktionen dafür anlegen und dann eine eindeutige Funktionszuweisung vornehmen.
Damit sind dann die Ansprechpartner eines Lieferanten eindeutig gewissen Funktionen zugeordnet.
Verwendung der Funktionen
Die Funktionen werden an folgenden Stellen verwendet:
-E-Mail-Vorlagen-Konfigurationen
-Word®-Text-Vorlagen-Konfigurationen
-PDF-Vorlagen-Konfigurationen
-Vergabe (zukünftig möglich)
Vorlagen (E-Mail/Word-Text/PDF)
In den Vorlagenkonfigurationen kann jeweils eine Funktion angegeben werden, für die das jeweilige Dokument erstellt wird.
Beispiel: E-Mail-Vorlagenkonfiguration
Mit der Angabe einer Funktion in einer Vorlage wird vorrangig nach einem Ansprechpartner der eingestellten Rolle (hier: Elektriker) gesucht und die E-Mail wird an den/die Ansprechpartner mit der entsprechenden Funktionszuordnung gesendet.
Achtung: selbst wenn im Projekt in der Rolle (hier: Elektriker) ein Ansprechpartner eingetragen ist, so wird NICHT dieser Ansprechpartner verwendet, sondern der/die Ansprechpartner mit der eingestellten Funktion, sofern es diese(n) gibt.
Also gelten folgende Regeln:
-Rolle im Projekt: Zuordnung einer Adresse (Lieferant) -> Ansprechpartner mit der zugeordneten Funktion wird verwendet, wenn es einen solchen gibt, sonst die Adresse (Lieferant) aus der Rolle.
-Rolle im Projekt: Zuordnung eines Ansprechpartners (Ansprechpartner des Lieferanten) -> Ansprechpartner mit der zugeordneten Funktion wird verwendet, wenn es einen solchen gibt, sonst der Ansprechpartner aus der Rolle.
Sinngemäß gilt das auch für Word®-Text- und PDF-Vorlagenkonfigurationen
Vergabe
Die Verwendung der Funktion in der Vergabe muss noch umgesetzt werden.