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Rollen in Vi Projekt werden in der Automatisierung von Vi Projekt benötigt, um festzulegen, wer für eine Aktion (z.B. E-Mail, Zusendung von Vorgängen etc.) der Adressat in einem Projekt ist. Die Definition der Rollen erfolgt also personenneutral.

 

Die Definition der Rollen/Beteiligten erfolgt in den Vi Projekt-Stammdaten unter

 

Daten > Stammdaten > Projektdaten > Rollen / Beteiligte

 

 

 

Der Dialog sieht dann wie folgt aus:

 

 

In der obigen Liste finden Sie die Gesamtliste der verfügbaren Rollen, im Dialog darunter die Daten zu der in der oberen Liste markierten Rolle.

 

Das Anlegen einer neuen Rolle erfolgt wie systemweit üblich über den Rechts-Klick in die Liste:

 

 

Für das Anlegen sind zwei Funktionen verfügbar:

 

•Das Anlegen einer neuen – leeren – Rolle

•Das Kopieren einer bestehenden Rolle zu einer neuen Rolle (aktuell defekt)

 

Beim Anlegen einer neuen Rolle wird ein neuer Datensatz erzeugt, der in der Folge dann spezifiziert werden muss.

 

Es werden zwei Arten von Rollen unterschieden:

 

 

 

 

Für die Projektbearbeitung werden wir die Definition einer funktionellen Rolle verwenden. Die Klasse ist folglich hier zu wählen und mit OK zu bestätigen.

 

Es wird dann ein leerer Erfassungsdialog angezeigt, der dann in der zu füllen ist:

 

 

 

 

Grunddaten

 

 

Folgende Felder sind zwingend auszufüllen
 

 

 

Das Belegen der Liste der „Möglichen Adressen“ erfolgt wie folgt:

 

Die verfügbaren Funktionen befinden sich rechts neben dem Dialog:

 

 

Die Funktionen und dienen dem Hinzufügen und Löschen von Adressen zu einer Rolle.

 

Wird die Funktion gewählt, muss zunächst eine Adressklasse gewählt werden, aus der dann die zuzuordnende Adresse gewählt werden muss.

 

 

Für interne Mitarbeiter ist zwingend die Adressklasse VIframe-Mitarbeiter zu nutzen, da nur diese Klasse in der Projektbearbeitung für alle internen Mitarbeiter sichtbar sein wird.
Die Klasse Mitarbeiter beinhaltet die privaten Daten ihrer Mitarbeiter und Adressen dieser Adressklasse sind daher für die meisten Benutzer NICHT sichtbar.

 

Weitere zu verwendenden Klassen:

 

-Lieferant

-Ansprechpartner (wird von uns im Standard nicht verwendet)

 

In der Regel besetzen sich die Rollen also aus VIframe-Mitarbeitern für Interne und Lieferanten für Externe.

 

Beispiel für VIframe-Mitarbeiter:
 

 

In der Liste der Adressen können dann die zu übernehmenden Adressen gewählt werden:

 

-Doppelklick für eine einzelne Adresse

-Mehrfachmarkierung in der ersten Spalte und anschließendes Enter für mehrere Adressen

 

Ergebnis sind Einträge in der Liste der „Möglichen Adressen“:

 

 

Die jetzt zugeordneten Adressen sind in einem Projekt dann ohne weitere Einschränkungen nutzbar.

 

 

Adressfilter

 

Die Adresszuordnungen zu einer Rolle können weiter eingeschränkt werden:

 

-Auf Projektarten (Ausbau-Bauleiter = Walter Meyer für den Objektbau (Projektart=O))

-Auf Postleitzahlbereiche (Ausbau-Bauleiter = Walter Meyer für den Postleitzahlbereich 00000 bis 23000 in Deutschland)

 

Diese Filterungen sorgen dafür, dass bei der manuellen Rollenbelegung in einem Projekt nur die nach Projektart und/oder Postleitzahlenbereich gültigen Adressen zur Auswahl zugelassen werden.

 

 

Das Anlegen eines Postleitzahlenfilters erfolgt über die Schaltfläche :

 

Es wird dann ein Sub-Dialog eingeblendet, über den Postleitzahlenbereiche festgelegt werden können. Entweder wird dabei auf bestehende, bereits in den Stammdaten vorhandene Postleitzahlenbereiche zurückgegriffen oder es werden Postleitzahlenbereichen definiert:

 

 

Mit der Schaltfläche können neue Postleitzahlenbereiche definiert werden:

 

 

Das Schließen des Dialoges legt in den Stammdaten dann einen neuen Postleizahlbereich an und ordnet diesen dann auch gleich zu.

 

 

Das Zuordnen eines bestehenden Postleitzahlenbereiches erfolgt über die Schaltfläche . Es wird dann eine Liste der Postleitzahlenbereiche angezeigt:

 

 

Auch hier kann ein Postleitzahlenbereich durch Doppelklick oder mehrere Postleitzahlenbereiche mit Mehrfachmarkierung und Enter übernommen werden.

 

Das Ergebnis sieht dann so aus:

 

 

Im Dialog der Rolle ist dann in der Spalte PLZ-Bereiche als Ergebnis eine Zahl 3 zu sehen, das heißt es gibt drei Postleitzahlenbereichs-Zuordnungen.

 

 

Die Zuordnungen sind im Tooltipp zu ersehen oder können alternativ auch über das Icon angesehen und bearbeitet werden.

 

Die Stammdaten der Postleitzahlbereiche finden Sie übrigens unter Daten > Stammdaten > Projektdaten > Postleitzahlbereiche

 

Das Anlegen eines Projektartenfilters erfolgt über die Schaltfläche . Es wird dann eine Liste der Projektarten angeboten, in dem die Projektarten-Zuordnungen erstellt werden können:

 

 

Mit den Funktionen und werden bestehende Projektarten zugeordnet. Es wird eine Liste der Verfügbaren Projektarten angezeigt, aus der dann die verfügbaren Projektarten ausgewählt werden können:

 

 

Die Auswahl erfolgt wieder einzeln per Doppelklick oder mit Mehrfachmarkierung und Enter.

Als Ergebnis sind dann im gezeigten Beispiel zwei Projektarten zugeordnet.

 

 

 

Im Dialog der Rolle ist dann in der Spalte Projektarten als Ergebnis eine Zahl „2“ zu sehen, das heißt es gibt zwei Projektarten-Zuordnungen.

 

 

Damit ist dann eine Adresse in einer Rolle nur noch wählbar, wenn das Projekt eine Projektart hat, die in der Liste der Projektarten eingetragen ist und/oder dessen Bauort in die zugeordneten Postleitzahlenbereiche fällt.

 

 

 

 

Adressvorbelegungen für den Import

 

Ein weiterer Bereich bei der Spezifikation der Rollen sind die Importvorbelegungen. Importvorbelegungen werden benutzt, um beim Projektimport Rollen vorzubelegen, so dass diese nicht manuell besetzt werden müssen, indem für eine Rolle eine Adresse manuell gewählt wird.

 

Damit können dann eindeutig Rollenzuordnungen automatisch erfolgen.

 

Beispiel:

Haben Sie nur einen Geschäftsführer, dann kann die Rolle „GF“ natürlich eindeutig vorbelegt werden.

Haben Sie nur einen Bauleiter für den Objektbau, dann kann dieser bei Objektbau-Projekten eindeutig vorbelegt werden.

Haben Sie nur einen Bauleiter für den Raum Köln, kann auch diese Rolle für Projekte im Postleitzahlenbereich „Köln“ vorbelegt werden.

 

Diese Vorbelegungen müssen in den Rollen definiert werden und zwar in der Liste der Importvorbelegungen:

 

 

Eine solche Importvorbelegung kann mit der Schaltfläche erstellt werden. Der Dialog dazu ist der Folgende:

 

 

 

Hier MUSS eine Adresse eingestellt werden. OPTIONAL können eine Projektart und/oder ein Postleitzahlbereich für diese Adresse eingestellt werden:

 

Eine solche Vorbelegung sieht dann bei einer einfachen Adressvorbelegung so aus:

 

 

Bei zusätzlichen Vorbelegungen nach Projektart und PLZ-Bereich ist das das Ergebnis:

 

 

Hier sind also immer eindeutige Datensätze zu hinterlegen! Diese Hinterlegungen werden dann beim Projektimport ausgewertet und ggfs. Adresse entsprechend vorbelegt.

 

 

Weitere Rolleneinstellungen

 

Es gibt eine Reihe weiterer Einstellungen für spezielle Verwendungen der Rolle:

 

 

-Bauherrenzuordnung: diese Zuordnung wird genutzt, um die Rollen Kunde/Bauherr1/Bauherr2 automatisch besetzen zu können. Die Rolle Kunde z.B. hat die Zuordnung Projektkunde und bekommt daher die dem Projekt zugeordnete Adresse als Adresse der Rolle Kunde. Die Systemvoreinstellung ist aber bereits vollständig.

 

 

 

-Arbeitsgangliste: hier kann für die BDE-Buchungen im Baustellenportal eine rollenbezogene Arbeitsgangliste für die Buchung von Zeiten für die Betriebs-/Personalzeitdatenerfassung eingestellt werden. Diese Einstellung ist nur für Anwender des Baustellenportals ggfs. relevant.

-Projektphase: diese Einstellung ermöglich die Zusammenfassung von Rollen zu den drei Phasen Verwaltung/Abwicklung/Bauausführung. Diese Zuordnung kann im Projekt dann bei der Anzeige der Rollen als Filter verwendet werden, um die Anzahl der Rollen in der Anzeige zu verringern.

 

 

 Im Projekt sieht das dann so aus:

 

 

 Die Zuordnung zu einer Phase bringt auch eine farbige Darstellung für die Rollen mit sich.

 

-Export Baustellenportal (Projektinfo): Mit dieser Checkbox können Rollen für die Anzeige im Baustellenportal – hier in der Projektinfo des Baustellenportals – freigeschaltet werden. Diese Einstellung ist nur für Anwender des Baustellenportals ggfs. relevant.

-Export Baustellenportal (Kundenservice): Mit dieser Checkbox können Rollen für die Verwendung im Baustellenportal – hier im Bereich der Bautagebucherfassung, z.B. als Verursacher von Mängeln – freigeschaltet werden. Diese Einstellung ist nur für Anwender des Baustellenportals ggfs. relevant.

 

 

Weitere Zuordnungen

 

-Branchen: mit der Branchenzuordnung ist es möglich, die einer Rolle zugeordneten Branchen zu nutzen, um bei der Adresszuordnung einer Rolle in einem Projekt einen Ausführenden zu finden. Ist z.B. keine Adresse über die direkte Zuordnung aus den zugeordneten Adressen möglich und ist auch das Auswählen über die Gesamtheit der Adressen nicht zielführend, so kann alternativ auch die Branche als Suchkriterium herangezogen werden. So kann z.B. ein Bauleiter auch über alle Adressen mit der Branchenzuordnung „Architekt“ gesucht werden, sofern der Rolle Bauleiter die Branche „Architekt“ zugeordnet ist:

 

 

Die Zuordnung selbst ist wie üblich möglich: das ermöglicht die Branchenauswahl aus den Liste der Branchen (Doppelklick oder Markierung und Enter):

 

 

Die Branchen sind übrigens pflegbare Stammdaten, wobei ein Grundbestand an Branchen ausgeliefert ist:

 

Daten > Stammdaten > Vergabe / AV > Branchen

 

 

-Rollenklassifizierungen: finden aktuell keine Verwendung!

 

 

 

 

 

Weitere Funktionen

 

 

 

- Belegungen in Projekten anzeigen…: Die Funktion erzeugt eine Liste, in der die aktuellen Belegungen der Rolle mit Ihren Adressen anzeigt. Dieses ist eine reine Anzeigefunktion:

 

 

 

-Dokumentenordner Baustellenportal: über diese Schaltfläche können einer Rolle Dokumentenordner zugeordnet werden, die dann verwendet werden, um im Baustellenportal Dokumente anzuzeigen, die für die Rolle freigegeben wurden:

 

 

 

-In alle Projekte übernehmen: mit dieser Funktion können neu erstellte Rollen in bereits bestehende Projekte übernommen werden. Mit der Auswahl der Schaltfläche wird die Funktion direkt ausgeführt, das Ergebnis wird mit einer Meldung quittiert.