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Mitarbeiter - Stammdaten

 

Die Trennung privater und dienstlicher Daten der Mitarbeiter in DOCUframe® erfolgt zukünftig über Mitarbeiterdaten und einen dem Mitarbeiter zugeordneten Ansprechpartner (Mitarbeiter-Ansprechpartner):

 

 

Vi Projekt ermittelt aus den Rollen, in denen als Adresse interne Mitarbeiter stehen, E-Mail-Adressen/Namen/Telefonnummern etc. für Mitarbeiter jetzt nach folgender Logik:

 

Wenn ein Mitarbeiter einen zugeordneten Mitarbeiter-Ansprechpartner hat, werden die Adressdaten aus dem Ansprechpartner gezogen, sonst aus den Mitarbeiterdaten.

 

 

Setzen der Mitarbeiter-Ansprechpartner

 

Voraussetzung für die Zuordnung von Ansprechpartnern bei den Mitarbeitern ist das Vorhandensein einer Firmenadresse. Diese wird in den Systemeinstellungen gesetzt:

 

Einstellungen -> Systemkonfiguration -> OwnAddress:

 

Um die Zuordnung einer Adresse vornehmen zu können, muss das Häkchen „Standardwert verwenden“ deaktiviert werden. Dann kann eine Adresse zugeordnet werden. Dieser so definierten Adresse müssen die Mitarbeiter-Ansprechpartner zugeordnet sein.

 

 

Wenn diese Adresse gesetzt ist, können im Mitarbeiterstamm die Zuordnungen Mitarbeiter <-> Ansprechpartner der Firmenadresse vorgenommen werden.

 

 

 

 

Damit ist eine saubere Trennung der privaten und der dienstlichen Daten erfolgt.

 

 

Rechte und Sicherheiten/Klassenstruktur der Adressen

 

Über Rechte auf der Klasse Mitarbeiter kann nun die ganze Klasse oder einzelne Felder daraus für Benutzer gesperrt werden, ganz wie es das Rechtekonzept des Unternehmens vorsieht.

 

Selbst wenn die gesamte Klasse Mitarbeiter für einen Benutzer gesperrt ist, so kann in Vi Projekt über die Klasse der VIframe-Mitarbeiter gearbeitet werden. Diese Klasse übernimmt nur Anrede sowie Vor- und Nachname aus dem Mitarbeiterstamm, so dass über diese Klasse NICHT auf private Daten der Klasse Mitarbeiter zugegriffen werden kann, auch nicht durch Einblenden von Spalten etc. So kann z.B. bei der Besetzung der Rollen (in den Stammdaten oder im Projekt) während der Zuordnung von Mitarbeitern über die Klasse VIframe-Mitarbeiter gearbeitet werden (und sollte auch), selbst wenn rechtebedingt ein Zugang zu der Klasse Mitarbeiter möglich ist.

 

Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens, die Zugänge zu den privaten Mitarbeiterdaten in der Klasse Mitarbeiter gemäß gesetzlicher Regelungen zu beschränken.

In Vi Projekt ist nur sichergestellt, dass selbst bei Sperrung der gesamten Klasse Mitarbeiter über die Klasse VIframe-Mitarbeiter Zugang zu den Mitarbeitern besteht, aber eben beschränkt auf Anrede und Namen.

 

 

Empfohlene Vorgehensweise:

 

a)Eigene Firmenadresse definieren

b)Mitarbeiter als Ansprechpartner unter dieser Firmenadresse anlegen (dienstliche Daten)

c)Im Mitarbeiterstamm die Mitarbeiter-Ansprechpartner setzen

d)Rechte auf die Klasse „Mitarbeiter“ setzen/überarbeiten

e)Im Mitarbeiterstamm die Mitarbeiterdaten pflegen (nur noch private Daten)

 

Vi Projekt erfordert dann keine weiteren Datenänderungen, da in den Zugriffen auf E-Mail-Adressen, Namen etc. auf die Mitarbeiter-Ansprechpartner gegangen wird, wenn diese zugeordnet sind.

 

ACHTUNG: wenn es firmenspezifische Anpassungen/Module/Druckmakros/… gibt, die dienstliche Daten aus der Adressklasse „Mitarbeiter“ ziehen, müssen diese auch firmenspezifisch angepasst werden.

 

Noch eine Anmerkung zur Adressklasse VIframe-Mitarbeiter: diese Adressklasse ist ein Vehikel, um in Vi Projekt auch Mitarbeiter zu Rollen zuordnen zu können, wenn keine Rechte zum Zugriff auf die Klasse Mitarbeiter besteht. In der Adressklasse VIframe-Mitarbeiter sind nur Anrede/Vor- und Nachname enthalten. Daher sind die Auswahllisten für Mitarbeiter bei den Rollen immer Listen auf die Adressklasse VIframe-Mitarbeiter. Insofern können die Rechte auf die Klasse Mitarbeiter ohne Probleme eingeschränkt werden, die Rechte auf die Adressklasse VIframe-Mitarbeiter dürfen natürlich nicht beschränkt werden, sonst ist ein Arbeiten in Vi Projekt nicht möglich! Intern in den Rollen werden die OIDs (eindeutige Adressnummern) der Adresse aus der Klasse Mitarbeiter gespeichert, aber keine weiteren Daten. Diese werden dann erst beim Ausführen einer Aktion (z.B. Senden einer E-Mail aus dem Workflow) über diese OID und der ggf. zugeordneten Mitarbeiter-Ansprechpartner-Adresse ermittelt.

 

In der Definition der funktionellen Rollen müssen für interne Mitarbeiter folglich VIframe-Mitarbeiter verwendet werden.

 

 

Falls Rückfragen im Bereich der Rechte und Sicherheiten sind, kontaktieren Sie bitte den Sie betreuenden GSD-Partner.