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1. Seite „Ablage“

 

Auf der Seite Ablage werden im Wesentlichen die Dokumentenordner eingestellt, in denen von verschiedenen Funktionen Dokumente abgelegt oder ausgelesen werden.

 

 

 

1.1 Dokumentenablage der aus der Vergabe erzeugten Dokumente

 

Die Vergabeobjekte und die aus der Vergabe erstellten Dokumente werden getrennt nach Datenobjekten (Belege für Vergabe und Bestellung, E-Mail) und Druck-Dokumenten (PDFs) abgelegt.

 

Dokument-Ordner (Projekte)

▪Projekt-Dokumentenordner für die Ablage von Vergaben, getrennt nach den Vergaben und den Druckdokumenten (PDFs)

 

Dokument-Ordner (Vorgänge)

▪Vorgangs-Dokumentenordner für die Ablage von Vergaben, getrennt nach den Vergaben und den Druckdokumenten (PDFs)

 

Dokument-Ordner (Lieferanten)

▪Lieferanten(adress)-Dokumentenordner für die Ablage von Vergaben, getrennt nach den Vergaben und den Druckdokumenten (PDFs)

 

HINWEIS: Neben diesen allgemeinen Ablageordnern kann auch eine Ablageordnerzuordnung auf der Ebene der Vergabelose definiert werden. Diese wird dann vorrangig verwendet. Ist auf Vergabelos­ebene keine Definition getroffen, so gilt die oben beschriebene Festlegung der Konfiguration.

 

 

1.2 Dokumentenablage für Bescheinigungen zum Lieferanten

 

In diesen Dokumentenordnern an der Lieferantenadresse werden die Bescheinigungen getrennt nach Betriebshaftpflichtbestätigung und Sonstigen Bescheinigungen (Freistellungsbescheinigungen, Versicherungsbescheinigungen, Handelsregisterauszug et.). Die hier angegebenen Ordner werden zur Anzeige der Dokumente auf der Seite „Vertragsdaten“ bei der Lieferantenadresse verwendet.

 

 

1.3 Dokumentenablage Finanzierungssicherstellung

 

In diesem Ordner werden alle Dokumente zum Bereich der Finanzierung abgelegt. Der hier angegebene Ordner wird zur Anzeige der Dokumente im Bereich der Finanzierungssicherstellung auf der Seite „Daten“ im Projekt verwendet.

 

 

1.4 Dokumentenorder Zuordnungsdokumente (global)

 

In diesem Ordner werden globale (nicht projektspezifische) Dokumente hinterlegt, die in der Folge dann Projekten zugeordnet werden können (z. B. Pflege- und Bedienungsanleitungen). Die Zuordnung der in dem angegebenen Ordner hinterlegten Dokumente erfolgt im Projekt über die Funktion „Bestehendes Dokument -> Zuordnen“.

 

HINWEIS: Die Zuordnung von Dokumenten kann auch workflowbasiert erfolgen. Dann entscheidet der Workflows ereignisbasiert, welche Dokumente (eben auch globale Dokumente) wohin verschoben werden können. Diese Workflowfunktion ist z. B. dafür gedacht, zur Hausübergabe die notwendigen Dokumente wie Pläne, Pflegeanleitungen, Protokolle zusammenstellen zu können.

 

 

1.5 Ordnerkonfiguration für Dokumentenzuordnung

 

Bei der Zuordnung von Dokumenten aus dem Posteingang erfolgt eine mehrstufige Abfrage der Zuordnung des/der gewählten Dokumente:

 

(1)Projektabfrage

(2)Dokumentenordnerabfrage zum Projekt

(3)Vorgangsabfrage

(4)Dokumentenordnerabfrage zum Vorgang

 

Über die Konfiguration kann die Abfragetiefe gestaffelt werden.

 

•Abfrage der Vorgänge unterdrücken => (3) und (4) werden unterdrückt

•Abfrage von Dokumentenordnern zum Vorgang unterdrücken => (4) wird unterdrückt,
alle Dokumente werden im obersten Ordner „Dokumente“ des in (3) gewählten Vorganges abgelegt.

 

 

1.6 Dokumentenordner für gelöschte BZP-Vorgänge

 

Dieser Ordner ist eine Einstellung für die Funktion, in einem Bauzeitenplan einen Teil des Bauzeitenplanes gegen einen anderen Teil eines Masterbauzeitenplanes auszutauschen.

 

Sollten bei diesem Austausch aus dem „ersetzten Vorgang“ Vorgänge gelöscht werden, die in dem zu ersetzenden Teil nicht mehr vorkommen, werden diese Vorgänge in dem eingestellten Ordner abgelegt, so dass die Daten des Vorganges (Einträge, Dokumente etc.) gesichert sind und nicht verloren gehen.

 

 

 

2. Seite „Anzeige“

 

Auf der Seite „Anzeige“ finden sich diverse Einstellungen zur Anzeigekonfiguration von Vi Projekt.

 

 

 

 

2.1 Bauzeitenplan

 

2.1.1 Fähnchenfarben

 

Im Bauzeitenplan werden über Fähnchen rechts/links von den Vorgängen Informationen visualisiert, die hier in der Konfiguration farblich eingestellt werden können:

 

•Fähnchen links: Eigenleistungsinformation

•Fähnchen rechts: Ausführungsinformation

 

 

2.1.2        Anzeigeeinstellungen für die Anzeige des Bauzeitenplanes im Projekt

 

Es können für die Anzeige des Bauzeitenplanes im Projekt Default-Einstellungen vorgenommen werden.

 

Folgende Einstellung sind verfügbar:

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Formular Anfrage/Auftrag

 

 

 

 

2.3 Kategorien für neue Dokumente aus Projekt

 

Hier können Vorlagenkategorien hinterlegt werden, über die die Funktion „Neues Dokument => E-Mail“ bzw. „Neues Dokument => Word-Dokument/Fax“ aus einem Projekt die Vorlagen für E-Mail bzw. Word-Texte ermittelt, aus denen dann die jeweiligen Vorlagen angezeigt werden. Damit können Vorlagen soweit eingeschränkt werden, dass nur solche Vorlagen angezeigt werden, die für Dokumente mit Projektbezug sinnvoll sind.

 

 

 

2.4 Bezeichnungen - Inhalt Vorgangsbeschreibungen

 

Für die Anzeige von Vorgängen in Dokumentenlisten ist eine Projektinformation im Beschreibungsfeld des Vorganges hilfreich. Diese Beschreibung, die bei der Erstellung der Projekt-Bauzeitenpläne aus dem Masterbauzeitenplan im Rahmen des Projektimportes erzeugt wird, kann hier festgelegt werden. Es stehen verschiedene Kombinationen aus den Feldern Projektnummer und Projektname zur Auswahl.

 

HINWEIS: diese Einstellung definiert dann auch, wie in der Sortierung nach der Beschreibung sortiert wird, nach Projektnummer oder –name.

 

 

 

2.5 Drucktext Bauzeitenplan

 

Für den Kopf des Bauzeitenplandrucks können hier Festlegungen getroffen werden.

 

 

 

Das RTF-Formular kann wie folgt aufgerufen werden: Einstellungen > Oberfläche > Rich-Menüs. Dort findet sich ein Eintrag VIframeKopftextDruckBauzeitenplan.

 

Ausschnitt aus einem RTF-Formular:

 

                                                                                                                                                                                                                 

 

 

3. Seite „Anzeige (2)“

 

Auf dieser Seite der Konfiguration finden sich weitere Anzeige-Einstellungen.

 

 

 

3.1 Anzeige im Projekt-Dialog

 

Hier werden Anzeigeoptionen für den Dialog der Projekte gesteuert:

 

•Dialogdatenanzeige aus Vi Kalk: Die ersten 3 Check-Boxen blenden zusätzliche Daten aus dem Import aus Vi Kalk an. Die Daten sind aber in keiner Weise in Vi Projekt integriert.

 

Das Ganze sieht dann so aus:

 

 

 

•Startseite: Hier wird festgelegt, welches die erste Seite sein soll, die beim Öffnen der Projekte angezeigt werden soll. Einzutragen ist hier der Seitenname, der sich wie folgt zusammensetzt: Viframe<Seitenname>

Folgende Seitennamen (die wichtigsten) sind verfügbar:

oViframeKunde

oViframeBauvorhaben

oViframeDaten

oViframeDokumente

oViframeVertragssummen

oViframeBZP

oViframeTerminübersicht

oViframeBeteiligte

oViframeAV

oViframeVergaben

oViframe…..

 

•Anzeigegröße Projekt-Workflow-Grid: diese Einstellung steuert die Darstellung der Workflow-Übersicht

 

 

Der Aufruf erfolgt aus dem Dialog der Master-Bauzeitenpläne:

 

 

 

 

3.2 Firmenlogos für Druckausgaben

 

Hier werden die Logos für die Kopf- und Fußzeilen von Vi Projekt-Ausgaben und deren Ausrichtung gesteuert, ausgenommen sind die Warenwirtschaftsbelege. Für das Kopf-Logo kann zwischen einem Logo für die erste und einem weiteren für die Folgeseiten unterschieden werden. Verwendung finden die Logos z. B. bei den Vergaben, bei den Lieferanten-Preisvereinbarungen, bei Handwerkerlisten, Mangelschreiben etc.

 

 

 

4. Seite „Rechte“

 

Auf dieser Seite werden die Empfänger für Systemnachrichten eingestellt:

 

 

Es gibt zwei Gruppen von Systemnachrichten:

 

•Ereignisprotokollmeldungen: Hierunter fallen alle Meldungen, die bei der Verarbeitung von Hintergrundprozessen erstellt werden. Ein Beispiel sind z. B. Meldungen aus Workflows oder dem Projektimport, beides Prozesse, die nicht im Dialog laufen und daher keine Dialog-Meldungen absetzen können.

•Projektmeldungen: diese Meldungen sind heute überflüssig, da Workflows heute eine gezieltere Information über Vorbehalts- und Statusänderungen liefern können. Die Einstellungen sind aus Konsistenzgründen für Bestandkunden noch verwendbar, eine Verwendung der Workflows ist aber vorzuziehen.

 

Es können jeweils ein Benutzer oder – wenn mehrere Personen gleichzeitig benachrichtigt werden sollen – auch jeweils eine Benutzergruppe zugeordnet werden.

 

 

 

5. Seite „Texte“

 

Auf dieser Dialogseite werden Texte und Texteinstellungen verwaltet.

 

 

 

5.1 Preisvereinbarungen

 

Hier werden alle Einstellungen für Preisanfragen und Preisvereinbarungen mit Lieferanten verwaltet.

 

Konfiguriert werden dabei die Ausgabeeinstellungen für die Preise und Mengen sowie Texte Vor‑/Nachtexte sowie Unterschriften.

 

Über die Ausgabeeinstellungen kann gesteuert werden, wie das Format für die angefragten/vereinbarten Positionen aussehen soll. Über die Texte können ergänzende Texte und Unterschriftsvorlagen in den Druck übernommen werden.

 

 

 

5.2 Vergaben

 

Im Bereich der Vergaben kann, wenn erforderlich, ein Unterschriftentext spezifiziert werden. Wenn keine Unterschrift erfolgen soll, kann dort eine Formulierung zur maschinellen Erstellung der Beauftragung eingetragen werden.

 

 

 

5.3 Titel „01“

 

Hier kann spezifiziert werden, unter welchem Titeltext der Erstimport aus der Kalkulation in den Vertragssummen ausgewiesen wird.

 

 

 

5.4 Kontoauszug

 

Hier finden sich alle Einstellungen zur textlichen Gestaltung des Kontoauszuges.

 

 

 

6. Seite „Wartung“

 

Auf der Seite Wartung finden Sie eine Systemfunktion zur Durchführung von Datenkorrekturen oder-einstellungen.

 

 

 

Wenn Wartungen erforderlich werden, wird dies in den Auslieferungsinformationen bekanntgegeben. Insofern ist diese Seite der Konfiguration aktuell für die Einstellungen von Vi Projekt nicht relevant.

 

ACHTUNG: das Ausführen von Wartungsfunktionen kann zu Datenänderungen führen und sollte nur durchgeführt werden, wenn dies in den Auslieferungsinformationen zu neuen Vi Projekt-Versionen ausdrücklich gefordert ist.

 

 

 

 

7. System

 

Hier finden sich allgemeine Systemeinstellungen.

 

 

7.1 Import

 

Mit diesem Schalter kann gesteuert werden, wie der erste Import der Daten aus der Kalkulation zu bewerten sein soll.

•Wenn der erste Import VOR Vertragsbestätigung erfolgen soll, so muss diese Checkbox angehakt werden. Dann wird der erste Import nur genutzt, um ein Projekt mit Projektbeteiligten, Bauzeitenplan etc., aber OHNE einen Vertragssummensatz anzulegen. Inhaltlich werden die Projektdaten dann vor Festlegung der angenommenen Vertragssumme angelegt, um über Workflows bereits der Prozess der Vertragsbestätigung steuern zu können. Der zweite Import NACH Vertragsbestätigung bringt dann die Vertragssumme mit.

•Ist die Checkbox nicht angehakt, wird die im Import übergebene Kalkulationssumme als Vertragssumme übernommen.

 

 

 

7.2 Arbeitsvorbereitung

 

Hier kann entschieden werden, ob Materialmengen und Zeiten verdichtet, d.h. positionsweise zusammengefasst gespeichert werden sollen oder nicht. In der feineren Speicherung werden jede Zeit und jedes Material nach Positionen getrennt mit der jeweiligen Teilmenge gespeichert, d.h. die Materialien stehen je nach Herkunft mehrfach im System.

 

 

 

7.3 Drucker

 

Uniform Naming Convention (auch Universal Naming Convention, kurz UNC) hilft, den UNC-Pfad für das Standard-Fax einzugeben. Dies kann z. B. ein Netzwerkdrucker sein. (UNC i.d.R. im Format \\Servername\Freigabename\Pfad bzw. \\IP-Adresse\Freigabename\Pfad.

 

 

 

 

8. Workflows

 

Hier finden sich alle Einstellungen für die Workflows.

 

 

 

Auf der Seite Listausgaben können Terminfelder definiert werden, die für die Ausgabe von eigenen Listen (Daten > Stammdaten > Listenkonfiguration) verwendet werden können.

 

Die hier in der Konfiguration definierten Termine werden direkt beim Projekt gespeichert und ändern sich mit jeder Änderung am Bauzeitenplan automatisch.

 

Die Definition eines Termins erfolgt:

 

•mit einem Namen für den Termin

•der Angabe eines Bezugsvorganges (damit diese Definition für mehrere Bauzeitenpläne gilt, wird hier nur der NAME des Vorgangs gespeichert)

•dem Typ (Start oder Ende des Vorgangs)

•der Ausgabeart

 

 

 

Die Ausgabeart unterscheidet darüber, wie der Termin in der Datenbank gespeichert wird:

 

 

 

Werden für verschiedene Listen verschiedene Ausgabeformen für einen Termin benötigt, können hier mehrere Definitionen für den gleichen Vorgang getroffen werden.

 

 

 

9. Baustellenportal: Dokumentenverarbeitung

 

Dokumente aus dem Baustellenportal werden per BDE-Meldung übergeben. Dabei gibt es verschiedene Verarbeitungen für Dokumente, die über das Baustellenportal an Vi Projekt übergeben werden:

 

-Bilder aus der Fotodokumentation: dafür greifen die Einstellung der Konfiguration für Baustellenfotos

-Bearbeitete Dokumente aus der PDV-Vorlagenkonfiguration, die per Teilen-Funktion wieder ins Vi Projekt zurückkommen: dafür greifen dann die Verarbeitungsinformationen der PDF-Vorlagenkonfiguration.

-Alle anderen Dokumente, die durch die Teilen-Funktion wieder ins Vi Projekt zurückkommen: Für diese wurde eine weitere Einstellmöglichkeit in der Konfiguration geschaffen:

 

Daten > Konfiguration > Baustellenportal

 

 

Hier kann ein Projekt-Ordner angegeben werden, wo diese Dokumente abgelegt werden sollen. Dies ist auch mit einer chronologischen, nach dem Datum automatisch erzeugten Unterstruktur möglich. Zusätzlich kann eine Vorgangsablage eingestellt werden, wenn zu einem Dokument ein Vorgang übergeben wird.

 

Für die Ablage beim Benutzer kann auch ein Ordner angegeben werden. In diesem Ordner findet der Benutzer dann seine bearbeiteten sonstigen Dokumente aus dem Baustellenportal.