Materialanforderungskonfigurationen |
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Materialanforderungskonfigurationen |
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1.Materialwirtschaft - Materialbestellungen
Neben den Standardfunktionen der Warenwirtschaft verfügt Vi Projekt eigene Funktionen zur Erstellung von Materialbestellungen. Gegenüber der Standard-Warenwirtschaft weisen die Vi Projekt-Funktionen einen höheren Automatisierungsgrad auf und fassen z.B. mehrere Teilschritte der Bestellung in einen Prozess zusammen.
Vi Projekt unterstützt mit seinen Bestellfunktionen Materialbestellungen als nicht-projektbezogenes (Lager-)Material wie auch projektbezogene Materialbestellungen.
Basis der Vi Projekt-Materialbestellungen sind vorkonfigurierte „Vorlagen“ für Materialbestellungen, die sogenannten „Materialanforderungskonfigurationen“. Diese steuern z.B.
-bei welchem Lieferanten bestellt werden soll,
-welcher Artikel bestellbar sein sollen,
-ob es sich um Lager- oder Projektbestellungen handeln soll,
-welche Art von Belegen erstellbar sein sollen (Anfrage/Bestellungen/….),
-wer die Berechtigungen hat, einzelne Bestellungen auslösen zu können,
-wohin die Anlieferung erfolgen soll etc.
Dadurch, dass nicht zwingend alle Parameter vorgegeben sein müssen, lassen sich auch freie Bestellungen beliebiger Artikel bei beliebigen Lieferanten über diese Materialanforderungskonfigurationen abwickeln.
2.Materialanforderungskonfigurationen
Die Materialanforderungskonfigurationen sind quasi die Vorlagen für die Materialbestellungen. Die zugehörigen Stammdaten finden sich unter:
Daten > Stammdaten > Vorlagen / Konfigurationen > Materialanforderungs-Konfigurationen
In der Konfiguration werden die einzelnen Materialanforderungen definiert:
Dabei können grob mehrere Konstellationen abgebildet werden:
-[1] Artikel eines festen Lieferanten („Es soll Material von Schwanmeier bestellt werden“)
-[2] Bestimmte Artikel ohne festen Lieferanten („Es sollen Farben bestellt werden“)
-[3] Beliebige Artikel ohne festen Lieferanten
[1] Artikel eines festen Lieferanten
Diese Konstellation erfordert die Festlegung auf einen Lieferanten, aber keine Einschränkung der Artikel:
Beispiel:
Mit einer solchen Konfiguration werden alle Artikel bestellbar, die dem festgelegten Lieferanten zugeordnet sind. Voraussetzung hier ist die Lieferantenzuordnung als Haupt- oder Zusatzlieferant für Artikel.
Die Lieferantenzuordnungen finden sich im Artikelstamm auf dem Register Einkauf:
[2] Festgelegte Artikel ohne Definition eines Lieferanten
Diese Konstellation erfordert die Festlegung auf Warengruppen bzw. Artikelnummernbereiche, aber keine Einschränkung auf einen Lieferanten:
Beispiel:
Mit einer solchen Konfiguration werden alle Artikel der angegebenen Warengruppen/Artikelnummernbereiche bei einem auszuwählenden Lieferanten bestellbar.
[1] und [2] sind selbstverständlich auch kombinierbar (Bestimmte Artikel bei einem bestimmten Lieferanten)
[3] Beliebige Artikel ohne festen Lieferanten
Mit einer solchen Konfiguration kann ich jeden Artikel bei jedem Lieferanten bestellen.
Neben den Lieferanten und Warengruppen/Artikelnummernbereichen müssen weitere Daten für die Ausführung einer Bestellung nach einer Materialanforderungskonfiguration erfasst werden:
•Nummer
•Name
•Lieferant (auch optional)
•Bestelltyp
•Kennzeichen „Projektbezug“
•Kennzeichen „Mandantenauswahl“
•Ggf. ein fester Mandant
•Kennzeichen „Anlieferung“
•Liste Belegarten
•Liste Benutzer
Der Bestelltyp steuert – bei Einsatz des Vi Projekt-Rechnungseingangsworkflows – nach welchem Rechnungsprüfungsworkflow eine eingehende Rechnung geprüft werden muss. Danach werden unterschiedliche Personen zur Rechnungsprüfung und -freigabe aufgefordert.
Das Kennzeichen Projektbezug steuert, ob bei der Belegerstellung ein Projekt abgefragt wird und folglich ein Projektbeleg erstellt wird oder nicht. Anhand dieses Kennzeichens wird auch festgelegt, welche Materialanforderungskonfigurationen aus einem Projekt heraus für die Bestellung verwendet werden können.
Das Kennzeichen Mandantenauswahl steuert, wie der Mandant für die Bestellung ermittelt werden soll. Das ist natürlich nur relevant für Unternehmen, die mit mehreren Mandanten arbeiten. Ist das Kennzeichen auf „eingestellten Mandant“ gesetzt, dann ist der Mandant hinterlegbar und Bestellungen werden immer in diesem Mandanten angelegt.
Mit dem Kennzeichen Anlieferung kann die Lieferadresse gesteuert werden. Dabei wird unterschieden:
-Lagerbestellungen (ohne Projektbezug): immer „Werk“
-Projektbestellungen: wählbar zwischen „Werk“ und „Baustelle“
Bei der Einstellung „Werk“ kann dann bei der Bestellung aus den Lieferantenadressen des Unternehmens gewählt werden, z.B. wenn es mehrere Wareneingangsstellen gibt. Bei der Einstellung „Baustelle“ wird der Bauort aus dem Projekt verwendet, daher ist die Einstellung „Baustelle“ auch nur für Materialanforderungskonfigurationen mit der Einstellung „Baustelle“ verfügbar.
Die Liste der Belegarten ermöglicht es, Belegarten vorzudefinieren, die für die jeweilige Bestellung verfügbar sein können. Damit kann z.B. gesteuert werden, ob neben der Bestellung auch Anfragen möglich sein sollen.
Hinweis:
In die Liste der Benutzer sind die Benutzer oder bevorzugt Benutzergruppen einzutragen, die berechtigt sein sollen, solche Belege zu erstellen. Damit ist eine Steuerung möglich, wer welches Material bestellen können soll.
Es ist empfohlen, Benutzergruppen zu definieren, denn das erleichtert die Datenpflege, weil dann nur Benutzergruppen gepflegt werden müssen und nicht die Materialanforderungskonfigurationen selbst!