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Arbeiten mit Planungsaufträgen |
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Arbeiten mit Planungsaufträgen |
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Für die Abwicklung von Planungsaufträgen gibt es Funktionen in Vi Projekt.
Planungsauftragsdatum/Eingang Planungsauftrag
Auf der Seite Kunden können zwei Datumsfelder für den Planungsauftrag erfasst werden:
•Planungsauftragsdatum
•Eingang Planungsauftrag
Projektstatus 1
Es gibt zwei Projekt-Status für den Planungsauftrag:
•PA: Planungsauftrag
•XP: Absage nach Planungsauftrag
Diese neuen Status können auf der Seite Daten im Projekt manuell gesetzt werden oder aber durch einen Workflow z. B. in Abhängigkeit von den Daten in Planungsauftragsdatum oder Eingang Planungsauftrag automatisch gesetzt werden.
Die Aktion „Setze Projektstatus“ im Workflow wurde entsprechend ergänzt:
Konfigurationsergänzung um Belegarten für den Planungsauftrag
Vi Projekt unterscheidet bei den Planungsaufträgen zwischen zwei verschiedenen Abrechnungsarten:
•Planungsauftrag: Diese Planungsaufträge werden separat beauftragt und separat abgerechnet. Sie werden also NICHT mit dem Hausprojekt verrechnet. Planungsleistungen sind also nicht Bestandteil des Hausprojektes. Die Vertragssumme ändert sich durch den Planungsauftrag NICHT.
•Planungsauftrag (mit Verrechnung): Diese Planungsaufträge werde separat beauftragt und separat abgerechnet, sind aber Bestandteil des Hausprojektes und werden mit dem Hausprojekt verrechnet. Planungsleistungen sind also Bestandteil des Hausprojektes. Die Vertragssumme des Hausprojektes wird um den Betrag des Planungsauftrages vermindert und dann wie gewohnt über den Zahlungsplan abgerechnet.
Für die beiden dafür notwendigen Belegarten gibt es eine Einstellung in der Konfiguration auf der Seite Belegarten.
Zusätzlich muss in der Konfiguration eine Warengruppe eingestellt werden, aus der der Artikel für die Belegposition des Planungsauftrages ausgewählt wird.
In der hier eingestellten Warengruppe müssen dann auch Artikel angelegt werden, die für die Planungsaufträge verwendet werden.
Anzeige der Planungsauftragsbelege auf der Seite Vertragssummen im Projekt
Auf der Seite Vertragssummen im Projekt gibt es eine Liste der Planungsaufträge.
Neben der Liste gibt es eine Schaltfläche, um einen neuen Planungsauftragsbeleg erstellen zu können sowie eine Schaltfläche, um einen bestehenden Beleg zu öffnen.
Die übrigen Listen werden entsprechend neu angeordnet.
Verarbeitung
Wenn mit dem Kunden ein Planungsauftrag geschlossen wurde, so muss ein entsprechender Beleg erstellt werden. Am einfachsten geht das über die Schaltfläche für einen neuen Planungsauftragsbeleg neben der Liste der Planungsaufträge (s.o.).
Je nachdem, wie in der Konfiguration die Belegarten für die beiden Planungsauftragsarten (mit/ohne Verrechnung) gesetzt sind, wird beim Erstellen evtl. die Belegart abgefragt (wenn beide Belegarten in der Konfiguration gesetzt sind), sonst wird die eingetragene Belegart verwendet oder – wenn gar keine Belegart in der Konfiguration gesetzt ist – eine Meldung ausgegeben, dass kein Beleg erstellt werden kann.
Im weiteren Verlauf der Belegerstellung wird dann ein Artikel für die Belegposition abgefragt. Die möglichen Artikel werden über eine Warengruppe ermittelt, die in der Konfiguration auf der Seite „Warenwirtschaft“ eingestellt ist (s.o.). Wenn keine Warengruppe eingestellt ist oder kein Artikel in der Warengruppe enthalten ist, kann kein Artikel gewählt werden und die Belegerstellung wird abgebrochen.
Die Erstellung des Planungsauftrages kann auch über die Warenwirtschaft erfolgen. Die gesamten Belegdaten müssen dann aber eingegeben werden.
Es sind nach der Erstellung der Planungsaufträge zwei Fälle in der weiteren Verarbeitung zu unterscheiden.
Ein Planungsauftrag (ohne Verrechnung) ist ein Planungsauftrag, der komplett separat und vollkommen unabhängig vom Hausbauvertrag abgewickelt wird. Er wird als Planungsauftrag auf der Seite Vertragssummen angezeigt, hat aber sonst keine weitere Relevanz.
Ein Planungsauftrag MIT Verrechnung ist ein Planungsvertrag, dessen Betrag mit dem Hausbauvertrag verrechnet wird. Der Kunde kauft also Planungsleistungen MIT dem Hausbauvertrag, die aber vorab separat abgerechnet wurden. Die vorab gekauften Leistungen werden separat abgerechnet und dann mit dem Hausbauvertrag verrechnet. Diese Verrechnung erfolgt in Vi Projekt über einen Nachtrag (mit negativer Summe des Planungsvertrages). Das reduziert die Vertragssumme des Hausbauvertrages und damit die über den Zahlungsplan abzurechnende Summe. Da es sich bei dem Nachtrag um einen „normalen“ Nachtrag handelt, wie er auch aus Nachtragsbelegen erstellt wird, ist die Berücksichtigung in den Abschlags- und Schlussrechnungen automatisch gegeben.
Die Erstellung der Nachträge zu den Planungsaufträgen mit Verrechnung erfolgt zu unterschiedlichen Zeitpunkten, abhängig davon, ob bereits ein Projektimport erfolgt ist.
•Wenn zum Zeitpunkt der Planungsauftragserstellung (mit Verrechnung) bereits ein Import erfolgt ist, dann wird der Nachtrag in den Vertragssummen direkt erstellt.
•Wenn zum Zeitpunkt der Planungsauftragserstellung (mit Verrechnung) KEIN Import erfolgt ist, dann wird der Nachtrag in den Vertragssummen erstellt, wenn der erste Import erfolgt ist.