Zahlungseingang |
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Zahlungseingänge auf Rechnungen können auf verschiedene Art und Weise verbucht werden:
▪Eintrag in den Rechnungsbeleg
▪Meldung des Zahlungseinganges in der OP-Verwaltung der Warenwirtschaft
▪Per Schnittstelle
Eintragung in den Rechnungsbeleg
Zahlungseingänge können in den Rechnungsbeleg direkt eingetragen werden. Die Daten zum Zahlungseingang finden sich im Beleg auf dem Register Zahlungsplan Teil-Schlussrechnung:
Der obere Teil Zahlungsplan ist für Kundenrechnungen nicht relevant, da mit dem Kunden für eine Abschlags-/Schlussrechnung kein Zahlungsplan vereinbart ist. Eingehende Zahlungen durch den Kunden werden folglich in die Liste Abschlagsrechnungen/Abschlagszahlungen eingetragen.
Mit der Funktion Abschlagszahlung erstellen 
wird ein Zahlungseingang erfasst.
Zunächst erfolgt eine Abfrage:
Mit Ja erfolgt dann der Aufruf des Erfassungsdialoges. Die Erfassung erfolgt in mehreren Abfragen.
•Erfassung des Zahlbetrages, vorgeblendet wird die Rechnungssumme, die natürlich auf den tatsächlichen Zahlbetrag angepasst werden kann:
•Erfassung des Zahlungseingangsdatums, vorbelegt mit dem aktuellen Tagesdatum und aktueller Uhrzeit:
•Erfassung einer Bemerkung, vorbelegt mit dem Text Abschlagszahlung:
Werden alle Eingaben jeweils mit OK bestätigt, ist die Abschlagszahlung anschließend eingetragen und auch der offene Betrag ist berechnet:
Selbstverständlich können auf diese Art und Weise auch mehrere (Teil-)Zahlungen mit der entsprechenden Fortschreibung des offenen Betrages eingetragen werden:
Mit der Funktion Abschlagszahlung entfernen 
kann eine eingetragene Zahlung auch wieder entfernt werden. Der „offene Betrag“ errechnet sich dann natürlich neu.
Wenn in den Rechnungsbeleg Zahlungen eingetragen wurden, so ist dies im Zahlungsplan des Projektes zu sehen.
Der Staus wechselt auf Zahlung eingegangen bzw. Teilzahlung eingegangen und Zahlbetrag und Offener Posten werden fortgeschrieben:
Meldung des Zahlungseinganges in der OP-Verwaltung der Warenwirtschaft
Die OP-Verwaltung der Warenwirtschaft findet sich unter: Warenwirtschaft > OP-Verwaltung > offene Posten
Hier werden Rechnungsbelege angezeigt, zu denen es noch offene Posten gibt bzw. die noch keinen Bezahlt-Status haben:
Um die Rechnungsbelege anzuzeigen ist eine der Anzeigefunktionen zu verwenden:
Um sich die offenen, nicht als bezahlt gekennzeichneten Rechnungsbelege anzeigen zu lassen, ist die Schaltfläche nur offene die Richtige. Im oberen Dialogteil werden dann die Belege als Liste angezeigt.
Angezeigt werden hier auch Belege, bei denen die Zahlungseingänge im Beleg erfasst wurden und deren offene Posten sogar auf 0 gegangen sind. Dies ist bewusst so gemacht worden: der endgültige Zahlungsstatus soll ausschließlich über die OP-Verwaltung erfolgen (Beispiel siehe vorletzte Zeile in der obigen Darstellung). Auch solche Rechnungsbelege müssen über die OP-Verwaltung der Verwaltung ausgebucht – als Bezahlt gesetzt – werden.
Hinweis: In der OP-Verwaltung sind nur Belege sichtbar, die den Status Gedruckt aufweisen.
Im unteren Teil des Dialoges finden sich die Daten und Verarbeitungsfunktionen für den in der Liste der Belege aktivierten Beleg.
Um einen Zahlungseingang zu setzen, ist die Funktion Zahlungsstatus setzen 
zu verwenden. Es erfolgt dann noch eine Sicherheitsabfrage:
Wird diese mit Ja beantwortet, erfolgt noch eine Abfrage des Zahlungseingangsdatums, Tagesdatum und Uhrzeit sind vorgeblendet:
Nach der Bestätigung mit OK ist die Rechnung als bezahlt gekennzeichnet, der offene Posten ist auf 0 gesetzt. Der offene Posten wird bei dieser Aktion auch dann auf 0 gesetzt, wenn noch Kleinbeträge offen sind.
In der OP-Liste ist der Rechnungsbeleg dann als bezahlt markiert und grau/kursiv dargestellt:
Im Zahlungsplan des Projektes sind anschließend die Daten fortgeschrieben. Status, Zahlbetrag und Offener Posten sind gesetzt:
Meldung des Zahlungseinganges per Schnittstelle
Selbstverständlich ist es auch möglich, individuelle Schnittstellen zur Übernahme von Zahlungseingängen zu realisieren, falls dies gewünscht ist. Dies ist aber jeweils eine individuelle Lösung.
=> weiter zum Thema: Schlussrechnungserstellung