Ausgabesteuerung für Belege |
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Ausgabesteuerung für Belege |
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Materialwirtschaft – Ausgabeeinstellungen in den Belegarten
Über die Ausgabeeinstellungen in den Belegarten können diverse Ausgaben für Belege gesteuert werden. Andere Steuerungen sind im Beleg selbst enthalten.
Zu unterscheiden sind zwei Ebenen der Einstellungen:
-Die Ablage des Beleges als Belegobjekt
-Die Ablage der Ausdrucke eines Beleges
Ablage des Beleges als Belegobjekt
Über die Einstellungen in der Belegart wird die Ablage des Beleges selbst, nicht der Ausdrucke zum Beleg, gesteuert. Die Einstellungen für die Belegablage finden sich auf dem Register Sonstiges unter Dokument-Ordner.
Für Projektbelege sind 3 Dokumentenordner zu spezifizieren:
•Adresse |
Ablage beim Lieferanten |
•Projekt |
Ablage beim Projekt (wenn im Beleg ein Projekt angegeben wurde) |
•Vorgang |
Ablage beim Vorgang (wenn im Beleg ein Vorgang angegeben wurde) |
Für Nicht-Projektbelege sind 2 Dokumentenordner zu spezifizieren:
•Adresse |
Ablage beim Lieferanten |
•Vorgang |
Ablage beim Vorgang (wenn im Beleg ein Vorgang angegeben wurde) |
Diese Einstellungen steuern die Ablage der Belege bei Lieferant/Projekt/Vorgang:
Ablage beim Lieferant:
Ablage im Projekt:
Ablage der Ausdrucke eines Beleges
Die Ablage der Ausdrucke eines Beleges kann auf zwei Ebenen definiert werden:
•Auf Mandantenebene |
dieses ist die höchste Ebene und wird immer dann verwendet, wenn in der Belegart keine anderweitige Einstellung getroffen ist. |
•Auf Belegebene |
Mandant
Die globale Einstellung im Mandanten findet sich hier:
Warenwirtschaft > Grundeinstellungen > Mandant > Belegausgabe
Belege
Die Einstellung in den Belegarten des Mandanten findet sich hier:
Warenwirtschaft > Grundeinstellungen > Mandant > Belegarten und Nummernkreise > Belegarten
Hier muss die Ausgabeeinstellung jetzt für jede Belegart separat erstellt werden! Die Einstellung in der Belegart findet sich auf dem Register Belegausgabe. Maßgeblich dafür ist die Einstellung einer „Ausgabekonfiguration“ in Verbindung mit der Standard-Ausgabeeinstellung:
Die Auswahl einer Ausgabekonfiguration ermöglicht es, auf eine Standard-Ausgabeeinstellung zuzugreifen.
Die Ausgabekonfiguration legt zudem den Bereich (hier Belegart) und den Mandanten (nicht änderbar) fest, für den diese Konfiguration gilt. Bereich und Mandant ergeben sich aus der Belegart, innerhalb derer die Ausgabekonfiguration erstellt wurde.
Eine Ausgabekonfiguration wird auch hier an dieser Stelle über die *-Funktion erstellt. Der Name der Ausgabekonfiguration wird fest gesetzt, ebenso der Bereich und der Mandant. All diese Daten werden aus der Belegart abgeleitet, innerhalb derer die Ausgabekonfiguration erstellt wird. Variabel sind folgende Daten:
▪Kennung
▪Funktion
▪Bezeichnung
▪Standard-Ausgabeeinstellung
Neben der Angabe von Kennung, Funktion sowie der Bezeichnung kann hier eine der vordefinierten Standard-Ausgabe-Einstellungen zugeordnet werden, die die weiteren Einstellungen für die Belegausgabe und –steuerung beinhaltet.
Die Standard-Ausgabeeinstellungen finden sich auch im Menü unter
Warenwirtschaft > Grundeinstellungen > Ausgabeeinstellungen
Die Daten zu den Ausgabeeinstellungen (WWS-Ausgabeeinstellungen) sehen wie folgt aus:
Die Daten finden sich auf den einzelnen Registern des Dialoges:
•Formularauswahl |
Zuordnung des Druckformulares für die Druckausgabe, ggf. weiterer alternativer Formular |
•Druck |
Druckeinstellungen für die Ausgabe als Druckdokument (Papier) |
Einstellungen für den Versand des Beleges (seines Ausdruckes) per E-Mail |
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•Fax |
Einstellungen für den Versand des Beleges (seines Ausdruckes) per Fax Formular |
•Formular |
Einstellungen für die Ablage der Druckausgabe zum Beleg |
•Archivierung |
Einstellungen für die Ablage der Druckausgabe zum Beleg |
•Belegdruckeinstellungen |
Einstellungen für den Belegdruck (Ausgabeform im Beleg) |
•Zuordnungen |
irrelevant |
•Ausgabekonfigurationen |
Liste der Ausgabekonfigurationen, die die gewählte Ausgabeeinstellung verwenden |
•Druckeinstellungen |
irrelevant |
Auf den einzelnen Registern finden sich folgende relevante Daten:
Formularauswahl:
Hier wird das Druckformular und ggf. weitere alternative Formulare für die Ausgabe der Belegdaten ein gestellt. Unter „Formular“ findet sich das Standard-Formular, in der Liste „Formulare“ weitere mögliche Ausgabeformulare. Wenn in der Liste „Formulare“ Einträge enthalten sind, werden diese beim Druck zur Auswahl angeboten.
Druck:
Hier werden die zum Drucken des Beleges notwendigen Daten eingestellt:
hier kann eingestellt werden, ob es möglich sein soll, den Beleg zu drucken |
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Standard-Drucker verwenden |
hiermit wird festgelegt, dass der Ausdruck auf dem als Standard eingestellten Drucker ausgegeben wird |
Druckeinstellungen anzeigen |
hiermit wird die Anzeige des Dialoges zu den Druckeinstellungen dem Druck vorangestellt wird, d.h., dass der Anwender noch Druckereinstellungen vornehmen kann (je nach verwendetem Drucker) |
Anzahl Ausdrucke |
hier wird die Anzahl der Drucke angegeben |
Drucker |
hier kann ein fester Drucker hinterlegt werden, auf dem dann die Ausgabe erfolgt |
E-Mail:
Hier werden die zum Versand per E-Mail notwendigen Daten eingestellt:
•E-Mail ausgeben |
hier kann eingestellt werden, ob der Ausdruck zum Beleg als E-Mail erstellt und versendet werden soll |
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•E-Mail als MDI-anzeigen |
hier kann eingestellt werden, ob die E-Mail nach dem Erstellen erst angezeigt werden soll (MDI: als eigener Dialog) |
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•E-Mail-Vorlage |
hier kann eine E-Mail-Vorlage eingestellt werden, die zum Erstellen der E-Mail verwendet werden soll |
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•Archivierungspfade |
hier können die Ablagepfade für die erstellte E-Mail angegeben werden. Es stehen verschiedene Ablagepfade zur Verfügung (es werden nur Ablagen getätigt, die aufgrund der Zuordnungen im Beleg möglich sind): |
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•Adresse |
i.d.R. Lieferant |
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•Ansprechpartner |
nur, wenn als Adresse ein Ansprechpartner angegeben wurde |
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•Vorgang |
nur, wenn ein Vorgang im Belegkopf eingestellt wurde |
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•Projekt |
nur, wenn ein Projekt im Belegkopf eingestellt wurde |
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•Auftragsmappe |
nur, wenn eine Auftragsmappe im Belegkopf eingestellt wurde |
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Die Syntax für die Pfadangaben ist verbindlich einzuhalten, (z.B. \\«AdresseNr»\415 Aufträge\E-Mail). |
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Fax:
Hier werden die zum Versand per Fax notwendigen Daten eingestellt:
•Fax ausgeben |
hier kann eingestellt werden, ob der Ausdruck zum Beleg als Fax erstellt und versendet werden soll |
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•Deckblatt |
hier kann ein Deckblatt zugeordnet werden, das dann als Fax-Deckblatt verwendet wird |
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•Archivierungspfade |
hier können die Ablagepfade für das erstellte Fax angegeben werden. Es stehen verschiedene Ablagepfade zur Verfügung (es werden nur Ablagen getätigt, die aufgrund der Zuordnungen im Beleg möglich sind): |
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•Adresse |
i.d.R. Lieferant |
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•Ansprechpartner |
nur, wenn als Adresse ein Ansprechpartner angegeben wurde |
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•Vorgang |
nur, wenn ein Vorgang im Belegkopf eingestellt wurde |
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•Projekt |
nur, wenn ein Projekt im Belegkopf eingestellt wurde |
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•Auftragsmappe |
nur, wenn eine Auftragsmappe im Belegkopf eingestellt wurde |
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Die Syntax für die Pfadangaben ist verbindlich einzuhalten, (z.B. \\«AdresseNr»\415 Aufträge\E-Mail). |
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Formular:
Hier finden sich die Einstellungen für die Erstellung und Ablage eines Belegdrucks:
•Formular ausgeben |
hier kann eingestellt werden, ob der Ausdruck zum Beleg als Dokument abgelegt werden soll |
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•Ausgabeformat |
hier kann das Ausgabeformat für das Dokument ausgewählt werden. Folgende Formate sind unterstützt:
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•Archivierungspfade |
hier können die Ablagepfade für das erstellte Formular angegeben werden. Es stehen verschiedene Ablagepfade zur Verfügung (es werden nur Ablagen getätigt, die aufgrund der Zuordnungen im Beleg möglich sind): |
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•Adresse |
i.d.R. Lieferant |
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•Ansprechpartner |
nur, wenn als Adresse ein Ansprechpartner angegeben wurde |
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•Vorgang |
nur, wenn ein Vorgang im Belegkopf eingestellt wurde |
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•Projekt |
nur, wenn ein Projekt im Belegkopf eingestellt wurde |
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•Auftragsmappe |
nur, wenn eine Auftragsmappe im Belegkopf eingestellt wurde |
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Die Syntax für die Pfadangaben ist verbindlich einzuhalten, (z.B. \\«AdresseNr»\415 Aufträge\E-Mail). |
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Den Ablagepfaden entsprechend wird das Dokument im gewählten Format abgelegt:
Beispiel Projektablage:
Archivierung:
Hier finden sich die Einstellungen für die Erstellung und Ablage eines Belegdrucks als Archiv-Druck. Im Gegensatz zur Ablage der Dokumente über die Einstellungen auf dem Register Formular ist die Archivierung nur im PDF-Format möglich und erfolgt erst, wenn der Beleg den Status gedruckt erhält. Das PDF-Format ist als solches gleich (PFDA).
Folgendes ist hier einstellbar:
•Archivieren |
hier kann eingestellt werden, ob der Ausdruck zum Beleg als Archiv-Dokument abgelegt werden soll. Ausgabeformat ist immer PDF |
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•Archivierungspfade |
hier können die Ablagepfade für den erstellten Beleg angegeben werden. Es stehen verschiedene Ablagepfade zur Verfügung (es werden nur Ablagen getätigt, die aufgrund der Zuordnungen im Beleg möglich sind): |
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•Adresse |
i.d.R. Lieferant |
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•Ansprechpartner |
nur, wenn als Adresse ein Ansprechpartner angegeben wurde |
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•Vorgang |
nur, wenn ein Vorgang im Belegkopf eingestellt wurde |
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•Projekt |
nur, wenn ein Projekt im Belegkopf eingestellt wurde |
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•Auftragsmappe |
nur, wenn eine Auftragsmappe im Belegkopf eingestellt wurde |
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Die Syntax für die Pfadangaben ist verbindlich einzuhalten, (z.B. \\«AdresseNr»\415 Aufträge\E-Mail). |
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Den Ablagepfaden entsprechend wird das Dokument im gewählten Format abgelegt:
Beispiel Projektablage:
Belegdruck
Auf diesem Register werden Einstellungen für dier Erstellung des Drucks und dessen Versand getätigt:
•Ohne Unterpositionen |
Unterpositionen werden unterdrückt |
•Unterpositionen ohne Preis |
Unterpositionen werden – wenn überhaupt – ohne Preis ausgedruckt |
•Adressfeld E-Mail |
hier wird festgelegt, welche der möglichen E-Mail-Adresse für den Empfänger der Druck-E-Mail verwendet werden soll (E-Mail-Adresse/ E-Mail-Adresse 2/ E-Mail-Adresse 3) |
•Adressfeld Fax |
hier wird festgelegt, welche der möglichen Fax-Nummer für den Empfänger des Fax verwendet werden soll (Fax/ Fax 2) |
•ZUGPFeRD Exporttyp |
hier kann festgelegt werden, ob bei der Erstellung von PDF-Rechnungen aus dem Beleg auch ZUGPFeRD-Daten und deren Format generiert werden sollen. Unterstützte Formate: ZUGPFeRD 1.0/ZUGPFeRD 2.0/X-Rechnung |
Ausgabekonfigurationen:
In dieser Referenzliste wird angezeigt, in welchen Ausgabekonfigurationen die markierte Ausgabeeinstellung vorkommt.
