Globaler Leitfaden Vi Projekt/Vi Projekt-Start Navigation:  Vi Projekt > Einrichtung/Konfiguration/Funktionsweise >

 

Gehe zu Dokumentenzuordnungsvorlagen

 

 

1.Einrichtung Vi Projekt

 

Die Einrichtung von Vi Projekt erfolgt in mehreren Schritten:

 

oImport der Stammdaten aus der Vi Kalkulation

oEinrichtung der Mitarbeiter/Benutzer/Benutzerrechte

oEinrichtung der Lieferanten

oEinrichtung der Rollen/Beteiligten

oEinrichtung der Dokumentenordnerstrukturen

oKonfiguration der sichtbaren Registerseiten für Projekte und Vorgänge

oEinrichtung der E-Mail- und Word-Vorlagen incl. der notwendigen Druckmakros

oTestprojekt

 

 

 

2.Zugangsdaten zu Vi Projekt

 

Für den Zugang zu Vi Projekt ist ein Benutzer viadmin eingerichtet. Das Passwort für den viadmin ist im Einrichtungszustand der Datenbank leer und muss beim ersten Login gesetzt werden. Bitte sorgen Sie für ein sicheres Password und speichern Sie dieses in geeigneter Art und Weise. Dieser Benutzer hat Administratoren-Rechte!

 

Falls mehrere Personen gleichzeitig Vi Projekt einrichten, teilen Sie uns bitte die jeweiligen Benutzer mit und wir werden weitere Benutzer zur Einrichtung von Vi Projekt anlegen.

 

In der Einrichtungsphase stehen Ihnen bis zu vier Lizenzen zur Verfügung.

 

 

 

3.Import der Stammdaten aus Vi Kalk

 

Help-Link: Stammdatenexport und Stammdatenimport

 

Stammdaten aus Vi Kalk sind die Basis für viele Funktionen in Vi Projekt. Mit dem Stammdatenimport werden eine Vielzahl von Vi Kalk-Stammdaten nach Vi Projekt übertragen.

 

Der Stammdatenimport selbst ist unter dem obigen Help-Link im Einzelnen beschrieben. Bitte folgen Sie den Instruktionen.

 

Der Stammdatenimport kann nach dem Initial-Import jederzeit wiederholt haben, wenn sich in der Kalkulation Stammdaten geändert haben. Ein erneuter Import ist aber nicht bei jeder Stammdatenänderung notwendig, denn die Projektimporte enthalten alle notwendigen, ggfs. im Kalkulationsprojekt angepassten Stammdaten ebenfalls und sind quasi Stammdaten-autark.

 

Lediglich bei NEUEN Preislisten in Vi Kalk ist ein erneuter Stammdatenimport notwendig, ein Projektimport ist nur möglich, wenn die Preislisten (und deren Preise) zuvor über einen Stammdatenimport importiert wurden.

 

Die übertragenen Stammdaten befinden sich nach dem Import in einem eigenen Menü von Vi Projekt:

 

Daten > Stammdaten > Vi

 

 

 

Die Stammdaten aus Vi Kalk in Vi Projekt sind NICHT zu bearbeiten, die Bearbeitung muss konsistent in Vi Kalk erfolgen!

 

 

 

4.Einrichtung der Mitarbeiter/Benutzer/Benutzerrechte

 

Help-Link: Mitarbeiter

 

Ihre unternehmenseigenen Mitarbeiter müssen in einer festgelegten Struktur in Vi Projekt angelegt werden:

 

oAls Mitarbeiter in den Adressen der Adressklasse Mitarbeiter:
hier stehen die PERSÖNLICHEN Daten ihrer Mitarbeiter. Hier werden nur berechtigte Personen Zugriff bekommen. Intern arbeitet Vi Projekt mit einer „abgeleiteten“, automatisch gepflegten Adressklasse für Mitarbeiter: VIframe-Mitarbeiter. Diese Adressklasse kennt nur die Anrede, Vor- und Nachnamen. Sie brauchen in dieser Adressklasse VIframe-Mitarbeiter keine Daten zu pflegen, sie leitet sich automatisch von der Adressklasse Mitarbeiter ab.
=> Mitarbeiter müssen also als Stammdaten definiert und erfasst werden.
 

oAls Mitarbeiter-Ansprechpartner:
hier stehen die „dienstlichen“ Daten Ihrer Mitarbeiter. Ein Mitarbeiter-Ansprechpartner ist ein spezieller Adressdatensatz in der Adressklasse der Ansprechpartner. Es gibt in der Auslieferungsdatenbank einen Lieferanten Ihr Unternehmen, dieses ist ihr Unternehmen. Die Unternehmensdaten sind hier zu erfassen und anschließend sind alle Mitarbeiter dort als Ansprechpartner zu hinterlegen.
=> Mitarbeiter-Ansprechpartner müssen also als Stammdaten definiert und erfasst werden. Die Mitarbeiter-Ansprechpartner müssen anschließend den Mitarbeitern zugeordnet werden.
 

oAls Benutzer:
Über die Benutzer erfolgt der Zugriff auf Vi Projekt. Am Benutzer hängen dann die Zugriffsrechte, E-Mail-Konten etc.
=> Benutzer sollten Sie nach einer entsprechenden Administratoren-Schulung anlegen. Eine Anlage der Benutzer sollte immer in Abstimmung mit dem betreuenden Partner erfolgen. In Vi Projekt sind z.B. Ordnerstrukturen ausgeliefert, die auf Zugriffe auf Abteilungsebene erfordern. Der Benutzer viadmin (und die evtl. notwendigen Benutzer zur Systemeinrichtung mit dem viadmin gleichen Rechten sollten in Abstimmung mit Ihren betreuenden Partner angelegt werden.

 

Das Anlegen der Adressdaten ist unter dem obigen Help-Link im Einzelnen beschrieben. Bitte folgen Sie den Instruktionen.

 

 

5.Einrichtung der Lieferanten

 

Help-Link: Lieferanten

 

Lieferanten müssen in diesem Einrichtungsschritt erst einmal nur mit Adressdaten erfasst werden. Um Lieferanten zu importieren, können diese in Excel vorerfasst werden und können dann nach Vi Projekt importiert werden.

 

Die Vorlagedatei im Excel-Format findet sich hier:

 

Help-Link: 

Bitte momentan bei Bedarf anfordern!

 

 

Wichtig ist die Einhaltung der folgenden Struktur:

 

oLieferant: Firmenadresse

oAnsprechpartner zum Lieferanten: Mitarbeiter der Firma

 

Bitte auch für Lieferanten mit nur einer Person eine Firma und einen zugehörigen Ansprechpartner anlegen.

 

Wir verwenden für Dritte (Nicht-Mitarbeiter) ausschließlich die Adressklasse Lieferant. Dazu gehören dann alle:

 

oLieferanten

oSubunternehmer

oBehörden

oArchitekten/Statiker/Ingenieure/Gutachter etc.

oRechtsanwälte/Notare

oSonstige Dienstleister

o….

 

Die Datenaufbereitung und der Import sind unter dem obigen Help-Link im Einzelnen beschrieben. Die Excel-Vorlage ist verbindlich zu verwenden. Bitte folgen Sie den Instruktionen.

 

 

 

 

6.Einrichtung der Rollen/Beteiligten

 

Help-Link: Rollen/Beteiligte

 

Rollen und Beteiligte sind einer der zentralen Punkte für die Automatisierung in Vi Projekt. Alle Stammdatendefinitionen seien es Vorlagen für E-Mail und Word® oder die Workflows: Alle in einem Projekt adressbezogenen Aktionen sind über Rollen gesteuert.

 

Eine Rolle wird folglich in der Automatisierung angesprochen. E-Mail an den Bauleiter (Bauleiter=Rolle) heißt in einem Projekt mit der Zuweisung einer Adresse (Bauleiter=Herbert Müller) eben dann E-Mail an Herbert Müller.

 

Die Definition der Rollen erfolgt NIE personenbezogen, sondern IMMER funktionsbezogen. Nur weil bei Ihnen ihr Mitarbeiter Jonas Kühn Werkplaner UND Arbeitsvorbereiter in einer Person ist, wird es dennoch zwei Rollen Werkplaner und Arbeitsvorbereiter geben, die in einem Projekt dann eben mit der gleichen Adresse Jonas Kühn besetzt werden (Werkplaner=Jonas Kühn und Arbeitsvorbereitung= Jonas Kühn). Wir erhalten uns damit aber die Möglichkeit, diese Funktionen bei der Adresszuordnung getrennt zu belegen (Werkplaner=Jonas Kühn und Arbeitsvorbereitung=Sylvia Meixner), wenn Sie dann eine neue Mitarbeiterin für die Arbeitsvorbereitung einstellen.

 

Im Auslieferungsstandard sind die „üblichen“ Rollen bereits in den Stammdaten enthalten, müssen nach Ihrem Prozessmodell aber ggfs. ergänzt werden.

 

Das Einrichten der Rollen ist unter dem obigen Help-Link im Einzelnen beschrieben. Bitte folgen Sie den Instruktionen.

 

Bitte beachten: bestehende Rollen können beliebig in den Feldern Name/Beschreibung geändert werden, die Nummer sollte nur mit Bedacht geändert werden, denn es gibt Daten, die auf diese Nummern verweisen (z.B. Druckmakros, Vorlagen etc.), auch im Auslieferungszustand!

 

 

 

7.Einrichtung der Dokumentenordnerstrukturen

 

Help-Link: Dokumentenstruktur

 

Dokumentenordner in Vi Projekt dienen der strukturierten Ablage von Dokumenten.

 

Vi Projekt arbeitet mit der Ablage von Dokumenten auf drei Ebenen:

 

•Projekt

•Adresse (z.B. Kunde/Lieferant)

•Vorgang

 

Die Ablage von Dokumenten im Projekt erfolgt manuell (z.B. aus dem Posteingang für Dokumente, die von extern eingehen) oder automatisch bei allen Dokumenten, die durch Vi Projekt erzeugt werden (z.B. Kundenrechnungen, E-Mails und Word®-Dokumente, Bestellungen usw.).

 

Um Dokumente strukturiert ablegen zu können, müssen die Dokumentenordnerstrukturen erstellt werden. Wir liefern auf allen Ebenen eine Dokumentenordnerstruktur aus, die auch bereits mit den verschiedenen Funktionen wie der Rechnungserstellung oder der Vergabe verlinkt ist. Anpassungen an der Struktur der Dokumentenordner erfordern also ggf. auch Anpassungen bei der Verwendung der Dokumentenordnerstrukturen (z.B. in der Konfiguration, den Vergabelosen, den Belegarten etc.).

 

 

Projekt

 

Die für die Projektabwicklung wichtigste Struktur ist die Dokumentenstruktur der Projekte. Die ausgelieferte Struktur ist im o.g. Link dokumentiert.

 

Eine Anpassung der Dokumentenordner-Struktur erfolgt aus dem Dialog Dokumente im folgenden Menü:

 

Ordner > Grundstruktur > bearbeiten

 

Die Ordner-Grundstruktur für Projekte wird direkt auf der Ebene Projekt bearbeitet:

 

 

Die Bearbeitung selbst erfolgt dann im Dialog Dokumentenordnerstruktur bearbeiten:

 

 

Die Struktur kann n-stufig aufgebaut werden, empfehlenswert sind aber max. 3-4 Stufen, alles darüber hinaus wird in der Arbeit mit Vi Projekt unpraktikabel.

 

 

Die Bearbeitung der Struktur ist selbsterklärend:

 

•Mausklick in einen Dokumentenordner im Baum öffnet die Bezeichnung des Ordners zur Änderung der Bezeichnung.
Achtung: Die Umbenennung kann kritisch sein, wenn es Einstellungen (z.B. Druckmakros, Listenkonfigurationen, Vergabeeinstellungen etc.) gibt, die auf Ordner mit genau dieser Bezeichnung referenzieren! Auch im Auslieferungszustand gibt es bereits Verwendungen für Ordner!

 

 

 

Auch das Thema der Zugriffsrechte auf die Ordner lassen sich hier steuern.

 

 

 

 

 

 

Hinweis: Rechte und Sicherheiten sollten im ersten Einrichtungsschritt möglichst offen gehalten werden. Es empfiehlt sich, Rechte und Sicherheiten nur in Abstimmung mit den betreuenden Partner oder nach einer entsprechenden Administrator-Schulung anzupassen.

 

 

Adresse

 

Die Ordnergrundstruktur von Adressen wird prinzipiell in gleicher Art und Weise vergeben. Die Struktur erfolgt aber getrennt mach Adressklassen:

 

 

Damit können für Kunden andere Dokumentenordnerstrukturen als z.B. für Lieferanten geschaffen werden. Die Ablagestrukturen für die Adressklassen Kunde und Lieferant sind hier bitte einzustellen, die Vorgehensweise ist identisch wie zuvor beschrieben.

 

Im Auslieferungszustand hat die Adressklasse Lieferant folgende Struktur, die ein Auszug aus der Projekt-Dokumentenstruktur ist:

 

 

Die Dokumentenstruktur für Kunden ist leer.

 

 

Hinweis: es ist nicht erforderlich, ALLE Dokumentenordner vorab anzulegen. Immer dann, wenn ein Ordner aus einer automatisierten Funktion angesprochen wird, um Dokumente abzulegen und der Ordner existiert nicht, dann wird er angelegt.

Ordner, aus denen im Sinne der Automatisierung Dokumente ausgelesen werden sollen, müssen existieren, anderenfalls kann das Auslesen keine Dokumente finden.

 

 

Vorgänge

 

Auch Vorgänge haben Dokumentenordnerstrukturen. Vorgänge und Untervorgänge in Vi Projekt sind die einzelnen (Teil-)Prozesse, die sich a) zu einem Bauzeitenplan zusammensetzen und b) zur Steuerung der Abläufe im Unternehmen verwendet werden.

 

Intern verwendet Vi Projekt (Unter-)Vorgänge z.B., um diese intern zu versenden und damit Arbeitsaufgaben zu verteilen. (Unter-)Vorgänge kann man sich wie kleine Projektmappen vorstellen (Vertragsprüfungsmappe, Bemusterungsmappe, Abnahmemappe, …), die u.a. eben auch Dokumente enthalten. Und für eben diese Dokumentenablage erhalten die Vorgänge Projektordnerstrukturen.

 

Achtung, ALLE von Vi Projekt verwendeten Vorgänge sind aus der Klasse VI-Projektvorgang

 

 

Die Anpassung/Erstellung der bestehenden Struktur ist identisch zur bereits beschriebenen Verfahrensweise.

 

Die ausgelieferte Struktur ist so aufgebaut:

 

 

Hinweis: diese Struktur muss ALLE verschiedenen Vorgänge von der Vertragsprüfung bis zur Übergabe/Abnahme abbilden. Aus diesem Grund ist die Struktur umfassend, wird in den einzelnen Vorgängen aber jeweils nur partiell verwendet.

 

 

 

8.Konfiguration der sichtbaren Registerseiten für Projekte und Vorgänge

 

Help-Link: Berechtigungsgruppen

 

Projekte und Vorgänge haben eine Vielzahl von Registerseiten. Die nicht benötigten Registerseiten können ohne besondere Kenntnisse der Rechte-/Sicherheitenlogik ausgeblendet werden.

 

Die Systematik ist wie folgt: Sobald eine Benutzergruppe mit einem festgelegten Namen existiert, wird die zugehörige Registerseite nur noch für die Benutzer sichtbar, die dieser Benutzergruppe zugeordnet sind. Diese Benutzergruppe müssen einen festgelegten Namen haben, die Nomenklatur finden Sie im obigen Link.

 

Die Benutzergruppen selber werden in der erweiterten Benutzerverwaltung angelegt:

 

Datenbank > Benutzerverwaltung

 

Danach erfolgt – je nach Berechtigung – die Abfrage zur Benutzerverwaltung:

 

 

In der Erweiterten Benutzerverwaltung können dann Benutzergruppen nach der vorgegebenen Namenskonvention eingerichtet werden.

 

 

Hinzufügen einer Benutzergruppe:

 

Beispiel:

Die Seite AB/SR im Projekt wird über eine Benutzergruppe Projekt_ABSR ausgeblendet. Die Seite ist nur für Benutzer sichtbar, die dieser Benutzergruppe zugeordnet sind.

 

 

 

 

9.Einrichtung der E-Mail- und Word-Vorlagen incl. der notwendigen Druckmakros

 

Help-Link: Vorlagen + Vorlagenkonfigurationen

 

Das Arbeiten mit Dokumenten ist tägliches Geschäft im Rahmen der Projektabwicklung. Dabei gibt es eine Vielzahl von Prozessen, die Routine sind und immer wieder ablaufen. Diese Art von Prozessen sollte man (teil-)automatisieren, um gerade diese wiederkehrenden Arbeitsprozesse so optimal wie möglich, am besten vollautomatisiert ablaufen zu lassen.

 

Es empfiehlt sich, Prozesse die später automatisiert ablaufen sollen, zunächst so aufzubauen, dass sie manuell angestoßen werden können. So könnte ein Prozess Versand eines Kunden-Bauzeitenplanes zunächst ein manueller Prozess sein (-> die notwendige E-Mail wird manuell erstellt und versendet), später könnte dann ein Workflow ereignisgesteuert diesen E-Mail-Versand automatisch übernehmen. Die Aktion – das Erstellen und Versenden der E-Mail an den Kunden – ist identisch, die E-Mail auch, nur der Auslöser ist anders.

 

Daher gehört das Erstellen der diversen Vorlagen eine Schlüssel-Aufgabe bei der Einrichtung von Vi Projekt dar.

 

Wir unterscheiden dabei drei Arten von Dokumenten:

 

•E-Mails

•Word®-Dokumente

•PDF-Dokumente

 

 

E-Mail

 

Die häufigste Kommunikationsform nach Außen ist selbstverständlich die E-Mail. Um alle Prozesse der Erstellung, des Versandes und der Ablage von E-Mail steuern zu können, arbeitet Vi Projekt mit E-Mail-Vorlagen und zugehörigen E-Mail-Vorlagen-Konfigurationen.

 

Die E-Mail-Vorlage definiert den Inhalt der E-Mail, die Vorlagenkonfiguration die Automatisierung zu dieser E-Mail.

 

Das Erstellen von E-Mail-Vorlagen ist hier dokumentiert:

 

Help-Link: E-Mail-Vorlagen und E-Mail-Vorlagenkonfiguration

 

 

Um die E-Mails in Vi Projekt weiter automatisieren zu können, werden E-Mail-Vorlagen-Konfigurationen eingerichtet, die mehrere Dinge steuern:

 

•Adressaten-Rollen für AN/CC/BCC

•Dokumentenpfade für automatische Anhänge

•Dokumentenpfade für automatische Ablage der entstehenden E-Mail

 

 

 

Word-Dokument

 

Folgt….

 

 

PDF-Dokumente

 

PDF-Dokumenten können in Vi Projekt unter Zugriff auf Vi Projekt-Daten erstellt werden, auch als ausfüllbare PDF-Dokumente.

 

Help-Link: Automatische PDF-Dokumente

 

 

Um die PDF-Dokumente aus Vi Projekt weiter automatisieren zu können, werden PDF-Vorlagen-Konfigurationen eingerichtet, die mehrere Dinge steuern:

 

oDokumentenpfade für automatische Ablage der leeren PDF-Dokumente (nicht ausgefüllt)

oDokumentenpfade für automatische Ablage der ausgefüllten PDF-Dokumente

 

 

Das Einrichten der PDF-Vorlagenkonfigurationen ist hier dokumentiert.